SAP : SV Group stellt auf SAP S/4HANA um

Die im Gastronomie- und Hotelmanagement tätige SV Group mit über 8.500 Mitarbeitern in der Schweiz, Deutschland und Österreich, hat ihre SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA gehoben. Mit Hilfe der von der Swisscom entwickelten Methodik 'Transformation Factory', gelang die Umstellung vom SAP-R/3-System auf SAP S/4HANA reibungslos.

Seit Anfang Oktober 2018 arbeitet die SV Group mit SAP S/4HANA - und ist damit das erste Unternehmen in der Schweiz, das für die Umstellung ihrer klassischen SAP R/3-Umgebung den Weg der Systemkonversion gewählt hat. Mit Hilfe des SAP-Partners Swisscom, der als IT-Dienstleister den Systemwechsel geplant und realisiert hat und auch die SAP-Umgebung für die SV-Group betreibt, gelang der Wechsel problemlos und mit nur kurzer, minutiös kalkulierter Betriebsunterbrechung.

'Es gibt drei unterschiedliche Wege, wie man nach SAP S/4HANA kommt', erklärt Jörg Knaus, SAP Chief Solution Architect bei der Swisscom. Den 'Greenfield Approach', bei dem SAP S/4HANA komplett neu eingeführt wird ('New Implementation'); zweitens eine System Conversion, bei der das vorhandene R/3- auf ein S/4-System konvertiert wird, auch 'Brownfield-Ansatz' genannt. Für den dritten Weg, bei dem die Daten aus dem R/3-System ausgelesen und direkt in die SAP-S/4HANA-Datenbank geschrieben werden (Selective Data Transition) hat Swisscom den Begriff 'Bluefield'-Ansatz geprägt.

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Dabei bietet sich eine Systemumstellung am ehesten an, wenn weder die Applikationslandschaft noch die im vorhandenen SAP-System implementierten Prozesse bei der Migration erheblich verändert werden müssen. Mithin: je klarer strukturiert, je enger am Standard, desto einfacher gelingt die Konversion auf das neue SAP-S/4HANA-System. Dafür bot die SV Group fast optimale Bedingungen: 'Wir haben unsere Hausaufgaben eigentlich schon 2012 gemacht', blickt Heinz Giezendanner, Leiter Shared Services bei der SV Group AG, zurück.

Konsolidiertes R/3-System erleichterte die Umstellung

Damals hatte das Unternehmen seine SAP-Landschaft komplett neu aufgestellt, Altsysteme abgebaut, das neue Hauptbuch implementiert und den Betrieb an die Swisscom ausgelagert. Mit dem Redesign hatte das Unternehmen sein SAP-System konzeptionell bereits auf einen relativ neuen Systemstand gehoben. 'Prozessänderungen waren deshalb nicht nötig, denn unsere Prozesse entsprachen bereits dem, was wir wollten', sagt Giezendanner. 'Für uns war der Fall daher klar, und wir entschieden uns für die Systemkonversion.'

Dafür, dass er sich trotz einer gut laufenden und konsolidierten R3-Systemlandschaft für eine Migration auf SAP S/4HANA entschieden hat, nennt Giezendanner mehrere Gründe. Zum einen war ihm klar, dass langfristig ein Wechsel unumgänglich sein würde. Denn die Pläne von SAP sehen vor, den Support für R/3-Systeme bis zum Jahre 2025 auslaufen zu lassen, so dass Anwender bis dahin auf SAP S/4HANA migrieren sollten.

Wichtiger aber noch: Es gab keinen vernünftigen Grund, den zukünftig ohnehin anstehenden Wechsel hinauszuzögern - und bis dahin auf die gewaltigen Vorteile von SAP S/4HANA zu verzichten: 'Wir haben mit dem neuen System eine herausragende technologische Basis für alle weiteren Digitalisierungsvorhaben in der SAP-Umgebung und die Integration von weiteren IT-Applikationen geschaffen', resümiert Giezendanner.

Migration auf SAP S/4HANA ist mehr als ein 'Upgrade und etwas Kosmetik'

Dass die Umstellung auf das neue System so reibungslos verlief, war indes nicht nur Folge der guten Ausgangslage auf Seiten der SV Group. 'Eine solche Migration ist immer eine komplexe Aufgabe, die nicht einfach schnell nebenbei erledigt werden kann', sagt Swisscom-Experte Knaus. Schließlich handele sich dabei ja nicht nur um ein Upgrade und ein bisschen Kosmetik, sondern um ein komplett neues Datenmodell. 'Der Kunde will am Freitag R/3 abschalten und am Montag mit S/4 loslegen. Da liegt es auf der Hand, dass es nicht nur einer akribischen Vorbereitung, sondern vor allem Methodenwissen und erprobter Verfahren bedarf.'

Die Swisscom als namhafter SAP-Partner mit einer Vielzahl erfolgreicher SAP-S/4HANA-Projekte hat lange vor der Migration bei der SV Group ihre Systemkenntnisse, Erfahrungen, Methoden- und Verfahrenswissen in einer integrierten Systematik gebündelt. Die 'SAP S/4HANA Transformation Factory' fasst in einem ganzheitlichen Portfolio alle Schritte zusammen, um bestehende SAP R/3-Systeme effizient und risikominimiert in die SAP-S/4HANA-Prozesswelt zu überführen. Dabei orientieren sich die Services der Transformation Factory an den sechs Phasen der 'SAP Activate Methodik' und unterstützen sowohl den Greenfield-Ansatz als auch die Systemkonversion.

Genau um diese Erfahrungen und tiefgreifenden Kenntnisse seines Implementations-Partners ging es dem Management der SV Group: 'Wir hatten intern kein eigenes SAP-S/4HANA-Know-how, daher war für uns das Wissen von Swisscom extrem wertvoll', sagt Giezendanner. Das Projekt konnte dann komplett im geplanten Zeit- und Kostenrahmen abgewickelt werden. Die technische Infrastruktur ist in zwei Rechenzentren in der Schweiz installiert und wird von der Swisscom betrieben. Als Alternative stand auch eine SaaS-Lösung aus der SAP Cloud zur Debatte. Obwohl Giezendanner einer solchen Lösung durchaus etwas abgewinnen konnte, hat er diese Variante letztlich verworfen. Dabei ging es aber nicht in erster Linie um Sicherheits- oder Datenschutzbedenken, die oft gegen SaaS-Lösungen ins Feld geführt werden.

Ausschlaggebend für ihn war das Argument, dass die regelmäßigen automatischen Updates einer Cloud-basierten SaaS-Lösung sich weniger für ein ERP-System mit einer Vielzahl von unternehmensspezifischen Anpassungen und über Schnittstellen angebundene Systeme eignen. Das bestätigt auch der Solution Architect Knaus von der Swisscom: 'Solche Systeme bieten sich in erster Linie für Neukunden ohne komplexe Legacy-Umgebungen an.'

Die SV Group ist eine Gastronomie- und Hotelmanagement-Gruppe mit über 8500 Mitarbeitern. Sie betreibt Mitarbeiterrestaurants und Mensen in der Schweiz, Deutschland und Österreich und ist darüber hinaus im Bereich der Spital- und Heimgastronomie, im Eventcatering, der öffentlichen Gastronomie und im Hotelmanagement tätig.

An die SAP-Systeme der SV Group sind alle rund 600 Betriebe der Unternehmensgruppe in D-A-CH angebunden. Den Kern der Applikationslandschaft bilden die SAP-Module FI (Finance), CO (Controlling) und HR (Human Resources). Weitere - teilweise selbst entwickelte - Applikationen sind über rund 40 Schnittstellen angeschlossen. 'Wir setzen jetzt ein hoch verfügbares und performantes ERP-System ein, das uns bei der täglichen Arbeit effizient unterstützt. Unsere Mitarbeiter profitieren an allen Standorten davon', freut sich Giezendanner.

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