unterhält die Gesellschaft ab dem 05.05.2021 ein internetgestütztes Online-Portal (HV-Portal). Über
dieses können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr
Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um
das HV-Portal nutzen zu können, müssen Sie sich mit dem Zugangscode, den Sie mit Ihrer Stimmrechtskarte 3. erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen dann in Form
von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des HV-Portals.
Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre
zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter
www.fhw-neukoelln.de Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung. Bei Fragen
zur virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung des HV-Portals können Sie sich an unsere
Aktionärs-Hotline unter der Nummer +49 89 210 27 220 wenden.
Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts (mit
Nachweisstichtag nach § 123 Abs. 4 AktG und dessen Bedeutung) und die elektronische Zuschaltung sowie die
Live-Zuschaltung zur Hauptversammlung
Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, und zur elektronischen Zuschaltung
über das HV-Portal sowie zur Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung sind Aktionäre berechtigt,
die sich bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) unter der nachfolgend genannten Adresse anmelden
und ihren Aktienbesitz nachweisen, wobei für den Nachweis des Aktienbesitzes ein Nachweis gemäß § 67c
Abs. 3 AktG ausreicht (ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre):
Fernheizwerk Neukölln AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Der Nachweis des Aktienbesitzes muss sich auf den Beginn des 05.05.2021, 00.00 Uhr, - sogenannter
Nachweisstichtag - beziehen. Anmeldung und Nachweis müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des
19.05.2021 (24.00 Uhr) unter der oben genannten Adresse zugehen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte nur derjenige als Aktionär,
der sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen hat.
Die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich
ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem
Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der 4. vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die
Ausübung von Aktionärsrechten, die Möglichkeit zur elektronischen Zuschaltung und Live-Zuschaltung zur
Hauptversammlung über das HV-Portal und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des
Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, das heißt, Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag
haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung des Aktionärs und auf den Umfang des Stimmrechts.
Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum
Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen
gehaltenen Aktien nur berechtigt (insbesondere stimmberechtigt), soweit sie sich von dem bisherigen
Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.
Nach Eingang der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft
werden den Aktionären Stimmrechtskarten für die Ausübung der Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung
einschließlich der Zugangsdaten für das HV-Portal zum Zwecke der elektronischen Zuschaltung zur
Hauptversammlung zugesandt.
Zum Nachweisstichtag ist ergänzend auf folgendes hinzuweisen:
Die Informationen zur Einladung zur Hauptversammlung, die die Aktionäre von ihren Depotbanken
erhalten, weisen als Nachweisstichtag den Ablauf des 04.05.2021 auf. Dies ist darauf zurückzuführen, dass
die Datei, mit der die Gesellschaft Depotbanken die Informationen zur Einladung zur Hauptversammlung zur
Verfügung stellen muss, nur die Angabe eines Datums zulässt, nicht aber auch eine ergänzende
Konkretisierung i.S.v. 'Beginn des Tages' bzw. '00.00 Uhr'. Um zu vermeiden, dass die Banken die Angabe
des Datums 05.05.2021 ohne die genannten Konkretisierungen ggf. als Ende des 05.05.2021 verstehen, was
den aktienrechtlichen Regelungen nicht entsprechen würde, wird in den Informationen an die Depotbanken
das Datum 04.05.2021 angegeben, was die Banken entsprechend einer Empfehlung des Bankenverbands
(Bundesverband deutscher Banken) als Ende dieses Geschäftstages interpretieren werden. Der Aktienbesitz
am Ende des Geschäftstages 04.05.2021 entspricht dann zwangsläufig dem Aktienbesitz am Beginn des
Nachweisstichtages 05.05.2021.
Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die über die dafür erforderlichen technischen Einrichtungen
verfügen, haben die Möglichkeit einer Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung, um auf diese
Weise Wortmeldungen mit Bild und Ton abzugeben ('live zugeschaltete Aktionäre').
Stimmabgaben und Einlegung von Widersprüchen können aber nur in den in den folgenden Ziffern
wiedergegebenen Verfahren erfolgen.
Die Live-Zuschaltung erfolgt nach dem Prinzip einer Microsoft Teams-Sitzung oder vergleichbarer
Dienste (Zoom, Webex). Für Aktionäre, die eine Live-Zuschaltung für eine Wortmeldung wünschen, ist im
HV-Portal die Schaltfläche 'Wortmeldung' vorgesehen. Nach Eingabe der E-Mail-Adresse und der 5. Telefonnummer des Aktionärs erhält dieser in der Reihenfolge der Abarbeitung der
Live-Zuschaltung-Wortmeldungen per Email einen Link, mit dem der Zugang zur Live-Zuschaltung erfolgt.
Dieser Link kann mit einem aktuellen Webbrowser (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari) aufgerufen
werden. Es ist keine Installation einer weiteren Software nötig.
Interessierten Aktionären bietet die Gesellschaft Informationen über die Vorgehensweise bei der
Live-Zuschaltung und gegebenenfalls einen Testdurchlauf an.
Aus organisatorischen Gründen sind entsprechende Anfragen bis zum 21.05.2021 zu richten an:
hauptversammlungen@fhw-neukoelln.de Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Stimmen durch Briefwahl schriftlich oder im Wege
elektronischer Kommunikation abgeben (vgl. Art. 2 § 1 Abs. 1 C-19 AuswBekG).
Vor der Hauptversammlung steht Ihnen dafür zum einen das mit der Stimmrechtskarte übersandte
Briefwahlformular zur Verfügung. Das Briefwahlformular kann zudem postalisch unter der Adresse
Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft
- Vorstandsbüro -
Weigandufer 49
12059 Berlin
E-Mail: hauptversammlungen@fhw-neukoelln.de
angefordert werden. Darüber hinaus kann das Briefwahlformular auch auf der Internetseite der
Gesellschaft unter
www.fhw-neukoelln.de heruntergeladen werden. Wenn Sie das Briefwahlformular verwenden, ist dieses ausschließlich an die
oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse der Anmeldestelle
inhaberaktien@linkmarketservices.de 6. zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 19.05.2021, 24.00 Uhr, (Datum des Eingangs)
zugehen.
Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können,
werden nicht berücksichtigt.
Vor und auch während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der
(elektronischen) Briefwahl auch das unter der Internetadresse
www.fhw-neukoelln.de erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das HV-Portal
ist ab dem 05.05.2021 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im
HV-Portal die Schaltfläche 'Briefwahl' vorgesehen. Über das HV-Portal können Sie auch während der
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April 14, 2021 09:06 ET (13:06 GMT)
