sich nachfolgend unter Ziffer 4. 3. Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts
Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 15.1 Satz 1 der
Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung ordnungsgemäß bei der
Gesellschaft angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des
Stimmrechts ordnungsgemäß nachgewiesen haben. Da in der virtuellen Hauptversammlung eine physische
Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten nicht möglich ist, ist vorliegend die Teilnahme an der
Hauptversammlung im aktienrechtlichen Sinne für die Aktionäre nur insoweit möglich, als sie sich vor Ort
durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vertreten lassen können.
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist nach § 15.2
der Satzung durch einen durch den Letztintermediär in Textform in deutscher oder englischer Sprache
ausgestellten Nachweis des Anteilsbesitzes nachzuweisen. Ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß § 67c
a) Abs. 3 AktG reicht aus. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der
Hauptversammlung, das ist der 11. November 2021, 0:00 Uhr (MEZ), zu beziehen (nachfolgend
'Nachweisstichtag').
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft gemäß § 15.1 Satz 2 und 3 der
Satzung jeweils spätestens bis zum 26. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse zugehen:
KWS SAAT SE & Co. KGaA
c/o C-HV AG, Gewerbepark 10, 92289 Ursensollen
oder per Telefax an: +49 96 28 92 99 871
oder per E-Mail an: hauptversammlung@kws.com Bedeutung des Nachweisstichtags
Gemäß § 123 Abs. 4 Satz 5 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft für die Teilnahme an der
Hauptversammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den vorgenannten Nachweis
erbracht hat. Um die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung (die vorliegend für die Aktionäre
nur wie unter Ziffer 3 Buchstabe a) beschrieben möglich ist) und zur Ausübung des Stimmrechts zu
erlangen, ist es mithin erforderlich, dass die Aktien zum Nachweisstichtag gehalten werden. Aktionäre, b) die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, sind im Verhältnis zur Gesellschaft nicht
berechtigt, als Aktionär an der Hauptversammlung teilzunehmen und als solcher das Stimmrecht auszuüben.
Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht
haben, sind im Verhältnis zur Gesellschaft auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung (die
vorliegend für die Aktionäre nur wie unter Ziffer 3 Buchstabe a) beschrieben möglich ist) und zur
Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußert haben. Der
Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine Dividendenberechtigung. Die Anmeldung zur Hauptversammlung
hindert die Aktionäre nicht an der freien Verfügung über ihre Aktien.
Ausstellung des Nachweises des Anteilsbesitzes
Gemäß § 67c Abs. 3 AktG hat der Letztintermediär dem Aktionär für die Ausübung seiner Rechte in der c) Hauptversammlung auf Verlangen über dessen Anteilsbesitz unverzüglich einen Nachweis in Textform gemäß
den Anforderungen nach Art. 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 auszustellen oder diesen nach §
67c Abs. 1 AktG der Gesellschaft zu übermitteln. 'Letztintermediär' ist gemäß § 67a Abs. 5 Satz 2 AktG,
wer als Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG für einen Aktionär Aktien einer Gesellschaft verwahrt.
Ausstellung von Zugangskarten
Nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Erbringung des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären d) bzw. den von ihnen benannten Bevollmächtigten Zugangskarten für die Hauptversammlung übersandt. Die
Zugangskarten sind reine Organisationsmittel. Sie enthalten allerdings insbesondere die Zugangsdaten, die
für die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals benötigt werden. Um den rechtzeitigen Erhalt der
Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig für die ordnungsgemäße
Anmeldung und Erbringung des Nachweises des Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.
Zugangsberechtigung zum HV-Portal
Das HV-Portal ist unter der Internetadresse
www.kws.de/hauptversammlung 4. zugänglich. Es ist passwortgeschützt. Die Nutzung des HV-Portals setzt deshalb den vorherigen Erhalt
der Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Internet-Zugangscode) voraus. Diese finden sich auf den
vorstehend unter Ziffer 3 Buchstabe d) beschriebenen Zugangskarten.
Die Nutzung des HV-Portals durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass dieser zuvor die
erforderlichen Zugangsdaten erhält. Dies erfolgt entweder, indem bereits die Zugangskarte auf den Namen
des Bevollmächtigten ausgestellt wird, oder indem der Vollmachtgeber dem Bevollmächtigten die
Zugangsdaten weiterleitet.
Verfahren der Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre haben, sofern die oben unter Ziffer 3 Buchstabe a) beschrieben Voraussetzungen erfüllt sind,
die Möglichkeit, ihre Stimmen, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege der elektronischen
Briefwahl abzugeben.
Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl hat über das unter der Internetadresse
www.kws.de/hauptversammlung zugängliche HV-Portal gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren zu erfolgen. Auf diesem Weg können
Briefwahlstimmen auch noch am Tag der Hauptversammlung, und zwar bis zum Beginn der Abstimmung,
abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Die Abgabe von Stimmen durch elektronische Briefwahl ist ausschließlich zu Abstimmungen über vor der
Hauptversammlung seitens der Gesellschaft bekanntgemachte Beschlussvorschläge der persönlich haftenden
Gesellschafterin und/oder des Aufsichtsrats bzw. Wahlvorschläge des Aufsichtsrats sowie zu Abstimmungen
über vor der Hauptversammlung seitens der Gesellschaft aufgrund eines Verlangens einer Minderheit nach §
122 Abs. 2 AktG, als Gegenantrag nach § 126 Abs. 1 AktG oder als Wahlvorschlag nach § 127 AktG
bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Aktionären möglich. 6. Verfahren der Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Möglichkeit der Bevollmächtigung
Aktionäre können die ihnen im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zustehenden Rechte,
insbesondere ihr Stimmrecht, auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, eine
Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG oder
a) durch eine andere Person ihrer Wahl, wahrnehmen lassen. Auch in diesem Fall müssen die oben unter Ziffer
3 Buchstabe a) beschrieben Voraussetzungen erfüllt sein. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als
auch während der Hauptversammlung zulässig und kann sowohl gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch
gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Auch die Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können Stimmen ausschließlich im Wege der elektronischen
Briefwahl wie vorstehend unter Ziffer 5 beschrieben abgeben.
Formulare
Bei der Vollmachts- und gegebenenfalls Weisungserteilung über das HV-Portal ist die Nutzung der darin
enthaltenen Dialogführung und Bildschirmformulare erforderlich. Im Übrigen wird weder vom Gesetz noch von
der Satzung noch sonst seitens der Gesellschaft für die Erteilung der Vollmacht die Nutzung bestimmter
Formulare verlangt. Jedoch bitten wir im Interesse einer reibungslosen Abwicklung, bei
Vollmachtserteilungen, die durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen, stets die
bereitgestellten Formulare zu verwenden. Formulare, die zur Erteilung einer Vollmacht verwendet werden
können, werden den Aktionären zusammen mit der Zugangskarte übersandt. Sie können auch unter der
Internetadresse
b) www.kws.de/hauptversammlung (MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
October 26, 2021 09:05 ET (13:05 GMT)
