Wenn Sie an Produktivität denken, was fällt Ihnen dann ein?

Wahrscheinlich das Bild von jemandem, der gestresst ist, herumhetzt und jede Minute des Tages verplant.

Falsch!

Diese Person mag tatsächlich sehr beschäftigt sein, aber sie ist wahrscheinlich nicht besonders produktiv. Und sie sind wahrscheinlich auf dem Weg zum Burnout.

Wahre Produktivität erfordert einen anderen Ansatz, so Laura Mae Martin, die interne Produktivitätsexpertin von Google, die gerade ein Buch zu diesem Thema veröffentlicht hat: "Uptime: Ein praktischer Leitfaden für persönliche Produktivität und Wohlbefinden".

Sie müssen sich viel mehr Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Tage gestalten: Was Sie tun, wann Sie es tun, wo Sie es tun und wie Sie es gut tun.

Zum Beispiel: Könnte es als "produktiv" gelten, auf der Couch zu faulenzen und Ihre Lieblingssendung im Fernsehen zu schauen?

Nach Martins Ansicht ja. Wenn Sie sich eine Auszeit gegönnt haben, einen Nachmittag abseits der Arbeit genießen und neue Energie für die kommende Woche tanken wollen, dann wird diese Zeit genau so genutzt, wie sie gedacht ist.

Wie können Menschen also die Kontrolle über ihre Zeit zurückgewinnen und nachhaltige Zeitpläne erstellen, um das Beste aus jedem Tag herauszuholen?

Hier sind ein paar Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

WAS ZU TUN

Sie können nicht alles schaffen, was Sie in diesem Leben erreichen möchten - die Zeit reicht einfach nicht aus. Sie müssen sich entscheiden.

Das bedeutet, dass Sie sich auf eine Handvoll Prioritäten konzentrieren müssen, die Ihnen am wichtigsten sind - sagen wir, drei davon.

"Behalten Sie Ihr 'zukünftiges Ich' im Auge", sagt Martin. "Was sind die Dinge, über die Sie froh sein werden, dass Sie sich darauf konzentriert und Prioritäten gesetzt haben? Erstellen Sie eine To-Do-Liste, die das widerspiegelt. Und dann lernen Sie, zu anderen Dingen nein zu sagen.

WANN SIE ES TUN SOLLTEN

Nicht alle Zeitblöcke sind gleich. Einige werden produktiv sein, andere nicht. Das hängt von Ihnen ab und davon, wie Sie verdrahtet sind.

Wenn Sie z.B. ein Morgenmensch sind, kommen Sie vielleicht schon früh am Tag in einen Hochleistungsfluss, z.B. um 9 oder 10 Uhr - und sehen dann, wie Ihre Produktivität um 16 oder 17 Uhr nachlässt.

Planen Sie Ihre anspruchsvollste Arbeit dann, wenn Sie am leistungsfähigsten sind, und weniger anstrengende Aufgaben dann, wenn Sie es nicht sind. Wenn Sie das Gegenteil tun, können Sie sich nur Ärger einhandeln.

"Dies ist vielleicht der wichtigste Abschnitt des Buches, denn die größte Falle für die Produktivität ist, alle Zeitfenster gleich zu behandeln", sagt Martin. "Was sind Ihre 'Power Hours', in denen Sie konzentriert und konzentriert arbeiten können? Schützen Sie diese Zeiten für sich."

WO SIE ES TUN

Diese Frage ist in der Ära der Pandemie in den Vordergrund gerückt, da so viele Arbeitsplätze in die Ferne verlagert wurden. Wenn Sie herausgefunden haben, wo Sie am produktivsten arbeiten, wo ist dann der beste Ort dafür?

Auch hier ist die Antwort eine sehr persönliche: Abhängig von Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Job verbringen Sie Ihre Power Hours am besten in Ruhe zu Hause oder in einem offenen, gemeinschaftlichen Büroarbeitsbereich.

Um diese Anstrengung zu maximieren, sagt Martin, helfen Sie Ihrem Gehirn mit dem, was man "Zustandsabhängigkeit" nennt: Die Tendenz, bestimmte Umgebungen mit bestimmten Aufgaben zu assoziieren.

"Nutzen Sie das zu Ihrem Vorteil", sagt sie. "Vielleicht sitzen Sie immer am Schreibtisch, um Ihre Anrufe und Meetings zu erledigen, und dann auf einem Stuhl auf der anderen Seite des Raumes, um Ihre E-Mails zu bearbeiten. Auf diese Weise geben Sie Ihrem Gehirn eine einfache Möglichkeit zu wissen, was als nächstes zu tun ist."

WIE MAN ES GUT MACHT

Hier ist eine Aufgabe, die jeder erledigen muss: E-Mails auf dem Laufenden zu halten. Es gibt einen Weg, dies mit Bedacht zu tun, und einen Weg, es planlos zu tun, der völlig ineffizient ist.

"Stellen Sie sich das vor wie Wäsche waschen", sagt Martin, die es geschafft hat, ihren Posteingang trotz ihres hochrangigen Jobs auf Null zu reduzieren. "Sie würden nicht 20 Mal am Tag Ihren Trockner öffnen, ein Hemd falten, es weglegen und dann den ganzen Tag über immer wieder dasselbe tun. Aber das ist die Art und Weise, wie die Leute mit E-Mails umgehen.

Legen Sie stattdessen bestimmte Zeiten am Tag fest, in denen Sie all diese E-Mails in verschiedene Eimer packen können, z. B. zum Lesen, zur Überprüfung oder zum Beantworten.

Dasselbe gilt für Ihr Smartphone: Es ist natürlich ein nützliches Werkzeug, aber scheuen Sie sich nicht, sich selbst Schutzmechanismen aufzuerlegen, wie z.B. das Sperren von Apps nach einer bestimmten Tageszeit oder dass Sie Ihr Telefon nachts in einen anderen Raum legen (wie Martin es tut).

"Lassen Sie es für Sie arbeiten, anstatt gegen Sie", sagt Martin.