Formycon : Informationen zum Datenschutz

INFORMATION FÜR AKTIONÄRE DER FORMYCON AG ZUM DATENSCHUTZ

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie aus diesem Grund über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Formycon AG und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zustehenden Rechte.

Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2021 als präsenzlose Versammlung unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln (virtuelle Hauptversammlung) mit der Möglichkeit zur Teilnahme im Wege der elektronischen Zuschaltung (Zuschaltung) durch. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung über unser HV-Portal verfolgen, über das auch die elektronische Zuschaltung erfolgt. Das HV-Portal wird durch unseren Dienstleister Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10, 80637 München ausschließ- lich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben. Es ist abrufbar unter der Internetadresse https://www.formycon.com/investoren/hauptversammlung/.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist: Formycon AG, Fraunhoferstraße 15, 82152 Martinsried/Planegg.

Den verantwortlichen Datenschutzbeauftragten der Formycon AG erreichen Sie bei Fragen zu diesen Datenschutzinformationen per Post unter dieser Adresse

Formycon AG, Datenschutzbeauftragter, Fraunhoferstraße 15, 82152 Martinsried/Planegg, oder per E-Mail:[e-mail].

Zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung verarbeitet die Gesellschaft als verantwortliche Stelle unter Beachtung der Vor- schriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften personenbezo- gene Daten der Aktionäre (insbesondere Name, Anschrift, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimm- rechtskarte). Diese Verarbeitung ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) sowie für die Ausübung Ihrer Rechte in der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) erforderlich. Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflich- ten (z.B. Verpflichtung zum nachprüfbaren Festhalten und der 3-jährigen zugriffsgeschützten Aufbewahrung der Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung der von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter). Rechtsgrundlage hierfür ist jeweils Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Bei unseren Aktien handelt es sich um Inhaberaktien.

Wir sind darüber hinaus dazu berechtigt, Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu verarbeiten. Bevor wir Ihre Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen ver- arbeiten, werden wir in jedem Einzelfall prüfen, ob unsere Interessen im Rahmen einer Abwägung gegenüber Ihren Interessen über- wiegen. Sie können nähere Informationen zu einer solchen Interessenabwägung bei unserem Datenschutzbeauftragen unter der oben aufgeführten Adresse erhalten.

Sollten wir weitere personenbezogenen Daten erheben oder erhobene personenbezogene Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber vorab im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.

Zur Ausrichtung der Hauptversammlung werden regelmäßig Dienstleister beauftragt. Der Dienstleister der Formycon AG - Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10, 80637 München - welcher zum Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung be- auftragt wird, erhält von Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Formycon AG. Auf die Einhaltung der datenschutzrechtli- chen Vorschriften und die fristgemäße Löschung personenbezogener Daten wird gesondert verpflichtet.

Im Übrigen werden Aktionären und Aktionärsvertretern personenbezogene Daten der anderen Aktionäre im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung gestellt und bekannt, namentlich über das Teil- nehmerverzeichnis (Einsichtnahme ggf. bis zu zwei Jahre danach) oder sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser HV-Portal Fragen einzureichen, und Ihre Fragen in der virtuellen Hauptver- sammlung behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Diese personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Na- mens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten.

Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Darüber hinaus bewahren wir Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch un- sere Gesellschaft geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen.

Durch getroffene, angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen schützen wir Ihre personenbezogenen Da- ten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen jederzeit Auskunfts-,Berichtigungs-,Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrechte im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf deren Übertragung an eine andere Stelle. Die vorab genannten Rechte können Sie unter der oben aufgeführten Adresse des Datenschutzbeauftragten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich auch jederzeit kostenfrei über die folgende Adresse: Formycon AG, Fraunhoferstraße 15, 82152 Martinsried/Planegg,

an uns wenden.

Überdies steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Aktionärsdaten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.

Für unsere Gesellschaft ist die folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Stand der Informationen: August 2021