MeVis Medical Solutions AG
Bremen
ISIN DE000A0LBFE4
WKN A0LBFE
Einberufung zur ordentlichen Hauptversammlung 2022
Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,
hiermit laden wir Sie herzlich ein zur ordentlichen Hauptversammlung der MeVis Medical Solutions AG, Bremen, die am Mittwoch,
den 23. März 2022, um 10:00 Uhr MEZ als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
stattfindet.
Die Hauptversammlung wird für angemeldete Aktionäre live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt
ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Caroline-Herschel-Str. 1, 28359 Bremen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 30. September 2021 sowie des Lageberichtes für die MeVis Medical Solutions
AG für das Geschäftsjahr 2020/2021 mit dem erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben nach § 289a HGB sowie des Berichts
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/2021 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz
1 des Aktiengesetzes (AktG) festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher.
Die Unterlagen zu Punkt 1 der Tagesordnung können ab dem Zeitpunkt der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
| www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung |
eingesehen werden. Darüber hinaus werden die Unterlagen den Aktionären während der Hauptversammlung unter der oben genannten
Internetseite zugänglich gemacht und erläutert.
| | 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020/2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2020/2021 (1. Oktober 2020 bis 30. September 2021) amtierenden
Mitglied des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
| | 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020/2021 (1. Oktober 2020 bis 30. September 2021) amtierenden
Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
| | 4. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021/2022 Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021/2022 (1. Oktober 2021 bis 30. September 2022) zu wählen.
Der Prüfungsausschuss hat gemäß Art. 16 Absatz 2 Unterabsatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments
und des Rates vom 16. April 2014 (EU-Abschlussprüferverordnung) erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme
durch Dritte ist und ihm keine Klausel der in Artikel 16 Absatz 6 der EU-Abschlussprüferverordnung genannten Art auferlegt
wurde.
|
Information zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung Angesichts der weiterhin bestehenden Pandemie-Situation und ihrer ungewissen Entwicklung hat der Vorstand mit Zustimmung des
Aufsichtsrats beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Artikel 2 des Gesetzes
zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, Bundesgesetzblatt
I 2020 Nr. 14, S. 569), zuletzt geändert durch Artikel 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens 'Aufbauhilfe 2021'
und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur
Änderung weiterer Gesetze (Aufbauhilfegesetz 2021 - AufbhG 2021) vom 10. September 2021, Bundesgesetzblatt I 2021 Nr. 63,
S. 4147 (nachfolgend 'COVID-19-Gesetz'), erneut als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.
Die Hauptversammlung wird für angemeldete Aktionäre am 23. März 2022 ab 10:00 Uhr MEZ live im Internet unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen. Diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung
im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG.
Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen sich zur Hauptversammlung anmelden (siehe unten
unter 'Teilnahmebedingungen'). Für die Ausübung ihrer Aktionärsrechte steht den Aktionären im Internet unter der Internetadresse
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
ein passwortgeschützter Internetservice zur Verfügung. Hierüber können sich die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte)
gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren und den nachfolgenden Bestimmungen unter anderem zur Hauptversammlung anmelden, ihr
Stimmrecht per elektronischer Briefwahl ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.
Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Einzelheiten
hierzu finden sich unten im Abschnitt 'Teilnahmebedingungen".
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch
Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.
Fragen der angemeldeten Aktionäre sind bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis spätestens zum 21. März 2022,
24:00 Uhr MEZ, im Wege elektronischer Kommunikation in deutscher Sprache über den passwortgeschützten Internetservice unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
einzureichen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Während der Hauptversammlung können keine Fragen
gestellt werden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung können von Aktionären, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der
virtuellen Hauptversammlung am 23. März 2022 bis zum Ende der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation über den passwortgeschützten
Internetservice unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
zu Protokoll des Notars erklärt werden. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Teilnahmebedingungen Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre zugelassen, die am Tage der
Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und die sich bei der Gesellschaft nicht
später als am 16. März 2022, 24:00 Uhr MEZ, angemeldet haben.
Die Anmeldung kann elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice oder in Textform erfolgen. Anmeldung bei der Gesellschaft unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice Aktionäre können sich bei der Gesellschaft elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung
unter der Internetadresse
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren anmelden.
Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Aktionären,
die spätestens am 2. März 2022, 00.00 Uhr MEZ, im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, werden die individuellen
Zugangsdaten (Zugangskennung und Passwort) zusammen mit der Einladung zur virtuellen Hauptversammlung zugesandt.
Anmeldung in Textform Aktionäre können sich bei der Gesellschaft in Textform unter der folgenden Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse anmelden:
MeVis Medical Solutions AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 8896906-33
E-Mail: mevis@better-orange.de
Zur Erleichterung der Anmeldung in Textform wird den Aktionären, die spätestens am 2. März 2022, 00.00 Uhr MEZ, im Aktienregister
der Gesellschaft eingetragen sind, zusammen mit der Einladung zur virtuellen Hauptversammlung ein Anmeldeformular übersandt.
Dieses Anmeldeformular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
zum Download bereit. Es kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft z. B. per E-Mail unter
mevis@better-orange.de
angefordert werden.
Sofern für die Anmeldung nicht das von der Gesellschaft versandte Formular verwendet wird, ist durch eindeutige Angaben für
eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, zum Beispiel durch die Nennung des vollständigen
Namens bzw. der vollständigen Firma des Aktionärs, der Anschrift und der Aktionärsnummer. Die individuellen Zugangsdaten für
den passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung werden diesen Aktionären nach Eingang der Anmeldung bei der Gesellschaft
zugesandt.
Maßgeblich für das Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Aus abwicklungstechnischen
Gründen werden allerdings in der Zeit vom 17. März 2022, 0:00 Uhr MEZ, bis einschließlich zum Tag der Hauptversammlung am
23. März 2022, 24:00 Uhr MEZ, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Der für Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung
maßgebliche Aktienbestand entspricht somit Ihrem am 16. März 2022, 24:00 Uhr MEZ, im Aktienregister eingetragenen Aktienbestand.
Mit dem Umschreibungsstopp geht keine Sperre der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes einher.
Stimmrechtsvertretung Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und sich ordnungsgemäß angemeldet haben, können
ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung
oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine
oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.
Ist ein Intermediär im Aktienregister eingetragen, so kann er das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund
einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.
Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die
entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich
der Textform; § 135 AktG bleibt hiervon unberührt. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung
an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung von
dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung
verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der
Vollmacht abstimmen.
Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Ein Formular, das zur
Vollmachtserteilung verwendet werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Einladung zur virtuellen Hauptversammlung
übersandt. Entsprechende Formulare stehen ferner unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
zum Download bereit.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die Gesellschaft spätestens bis zum 22. März 2022, 24:00 Uhr MEZ, unter der folgenden
Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse
MeVis Medical Solutions AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 8896906-33
E-Mail: mevis@better-orange.de
übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Zudem kann der Nachweis der Bevollmächtigung auch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
bis zum Tag der virtuellen Hauptversammlung übermittelt, geändert oder widerrufen werden.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung selber können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung
der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung
erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten
Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen
vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht
und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, an die Weisungen der jeweiligen Aktionäre gebundene
Stimmrechtsvertreter bereits vor oder während der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
werden die Stimmrechte der Aktionäre nur entsprechend den ihnen von den Aktionären erteilten Weisungen ausüben; sie sind auch
bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Beschlussvorschlägen
vorliegt.
Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind in Textform zu übermitteln.
Ein Formular, das für die Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter verwendet
werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Einladung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt. Es steht auch auf der
Internetseite der Gesellschaft unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
zum Download bereit.
Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann postalisch, per
Telefax oder per E-Mail bis spätestens 22. März 2022, 24.00 Uhr MEZ, an die folgende Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse
erfolgen:
MeVis Medical Solutions AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 8896906-33
E-Mail: mevis@better-orange.de
Zudem können Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter elektronisch unter Nutzung
des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren erteilt werden. Diese Möglichkeit der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung
am 23. März 2022 zur Verfügung.
Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder die Änderung von
Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend.
Stimmrechtsausübung durch Briefwahl Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Stimmen per Briefwahl elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice
zur Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgeben. Diese Möglichkeit der Briefwahl steht bis zum Beginn der Abstimmungen in der
virtuellen Hauptversammlung am 23. März 2022 zur Verfügung. Entsprechendes gilt für einen Widerruf oder eine Änderung der
Stimmabgabe durch Briefwahl.
Rechte der Aktionäre: Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Absatz 2 AktG) Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen,
können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine
Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft mindestens 30 Tage
vor der Versammlung, also bis zum 20. Februar 2022, 24:00 Uhr MEZ, unter folgender Adresse zugehen:
MeVis Medical Solutions AG
Vorstand
Caroline-Herschel-Straße 1
28359 Bremen
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens hinsichtlich
des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag
halten. Bei der Berechnung dieser 90 Tage bestehen nach § 70 AktG bestimmte Anrechnungsmöglichkeiten. Bekanntzumachende Ergänzungen
der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des
Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
bekanntgemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Anträge, die bis zum 20. Februar 2022, 24:00 Uhr MEZ, zu nach § 122 Absatz 2 AktG auf die Tagesordnung gesetzten oder zu setzenden
Gegenständen ordnungsgemäß zugehen, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung
gestellt worden.
Rechte der Aktionäre: Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge
(§§ 126 Absatz 1, 127 AktG, § 1 Absatz 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz) Darüber hinaus ist jeder Aktionär berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden.
Die Gesellschaft wird Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme
der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 8. März 2022, 24:00 Uhr MEZ, der
Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt
der Tagesordnung mit Begründung an nachfolgend genannte Adresse übersandt hat:
MeVis Medical Solutions AG
Vorstand
Caroline-Herschel-Straße 1
28359 Bremen
Telefax: +49 421 22495-999
E-Mail: HV@mevis.de
Diese Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von
Abschlussprüfern sinngemäß mit der Maßgabe, dass Wahlvorschläge nicht begründet werden müssen.
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Absatz
2 Satz 3 COVID-19-Gesetz als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende
Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Rechte der Aktionäre: Fragerecht (§ 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz) Fragen der Aktionäre sind bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis spätestens zum 21. März 2022, 24:00 Uhr MEZ,
wie oben im Abschnitt 'Information zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung' beschrieben im Wege elektronischer Kommunikation
über den passwortgeschützten Internetservice unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
einzureichen, § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen
gestellt werden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Er kann insbesondere
Fragen und deren Beantwortung zusammenfassen, wenn ihm dies sinnvoll erscheint. Ein weitergehendes Auskunftsrecht für Aktionäre
besteht nicht.
Anzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung Das Grundkapital der Gesellschaft ist eingeteilt in 1.820.000 auf den Namen lautende nennwertlose Aktien (Stückaktien) mit
ebenso vielen Stimmen.
Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft Die Informationen und Unterlagen nach § 124a AktG sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich. Information zum Datenschutz für Aktionäre Wir, die MeVis Medical Solutions AG, verarbeiten bei der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, der Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht
sowie im Rahmen der Nutzung des passwortgeschützten Internetservice und der Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung
als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) Ihre personenbezogenen Daten sowie gegebenenfalls
die personenbezogenen Daten Ihrer Vertreter (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart
der Aktien, Nummer der Anmeldebestätigung und Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice (Zugangskennung und Passwort)).
Unsere Aktien sind Namensaktien. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und
Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre sowie für die Verfolgung im Wege der
elektronischen Zuschaltung und die Führung des Aktienregisters rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 67, 118 ff. AktG sowie § 1 COVID-19 Gesetz. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen,
die für die Organisation der virtuellen Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen
erfolgen (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung
stellen, erhalten wir diese in der Regel von der Depotbank des Aktionärs. Wir übertragen die virtuelle Hauptversammlung (§
1 Absatz 2 Satz 1 COVID-19-Gesetz) im Internet.
Die von uns für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen
Daten der Aktionäre bzw. der Aktionärsvertreter ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung
der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der MeVis Medical Solutions AG und die Mitarbeiter der
beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder diese
verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären
bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter
einsehbar (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG). Entsprechendes gilt im Zusammenhang mit der Beantwortung von
Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (§ 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz).
Die Gesellschaft behält sich vor, Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung namentlich zu nennen.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn Ihre personenbezogenen
Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr für etwaige
Auseinandersetzungen über das Zustandekommen oder die Wirksamkeit von Beschlüssen der Hauptversammlung im Zusammenhang mit
etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die
Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Werden personenbezogene
Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter
den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu. Diese Rechte können Sie gegenüber der MeVis Medical Solutions
AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
MeVis Medical Solutions AG
Caroline-Herschel-Str. 1
28359 Bremen
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten
unter:
Peter Suhren
FIRST PRIVACY GmbH
ein Unternehmen der datenschutz nord Gruppe
Konsul-Smidt-Str. 88
28217 Bremen, Deutschland
Web: www.first-privacy.com
E-Mail: office@first-privacy.com
Tel.: +49 (0)421-69 66 32 80
Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie auf unserer Internetseite unter
www.mevis.de/datenschutzerklaerung/
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