Deufol : Informationen zum Datenschutz Deufol SE Hauptversammlung

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und

Aktionärsvertreter

Die Deufol SE (die "Gesellschaft") möchte Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Deufol SE

Johannes- Gutenberg- Str. 3-5

D-65719 Hofheim am Taunus (Wallau)

Tel.: [phone]

Fax: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Webseite: https://www.deufol.com

Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie wie folgt:

Deufol SE

Datenschutzbeauftragter

Johannes- Gutenberg- Str. 3-5

D-65719 Hofheim am Taunus (Wallau)

Tel.: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Die Deufol SE verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Aktiengesetz (AktG), dem Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-,Genossenschafts-,Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie(COVID-19- Gesetz) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Die Hauptversammlungen der Deufol SE im Jahr 2022 wird als virtuelle Hauptversammlung durchgeführt, an der Aktionäre und deren Vertreter per elektronischer Zuschaltung über das Aktionärsportal teilnehmen können.

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten des Aktionärs oder seines Vertreters wie:

• persönliche Daten (Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum);
• Kontaktdaten (z.B. postalische Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Informationen zu Aktien (z.B. Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Stimmrechte, sowie gegebenenfalls den Namen und die Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters);
• Verwaltungsdaten (z.B. Aktionärsnummer, die Registrierungsnummer, Anmeldebestätigung, Anmeldedaten Aktionärsportal)
• hauptversammlungsbezogene Daten (z.B. eingereichten Fragen und Stellungnahmen, Anträge, Ausübung von Stimmrechten und sonstigen Rechten),
• Nutzerdaten Aktionärsportal und elektronische Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung (automatisch über Ihren Browser übermittelte Daten wie z.B. anonyme Cookie-ID, genutztes Betriebssystem und Web-Browser, Bildschirmauflösung, Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs,

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besuchte Website, IP-Adresse Ihres Endgerätes, erteilte Einwilligungen, Anmeldedaten Aktionärsportal)

zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, einschließlich der Kommunikation mit Ihnen als Aktionär, der Bereitstellung des Aktionärsportals, der digitalen Zuschaltung zur Hauptversammlung und der Ausübung Ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung nach dem Aktiengesetz und dem COVID-19-Gesetz.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den für die Deufol SE geltenden aktienrechtlichen Verpflichtungen.

Die Verarbeitung erfolgt in diesem Zusammenhang:

• zur Überprüfung der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung,
• zum Versand von Anmeldebestätigungen und Zugangsdaten;
• technischen Bereitstellung und Betrieb der virtuellen Hauptversammlung;
• Schutz und Sicherheit der verwendet Informations- und Kommunikationstechnik;
• Abstimmung der Tagesordnungspunkte und Einreichung von Fragen;
• zur Erstellung und Pflege des Teilnehmerverzeichnisses;
• zur Erfassung von Vollmachten und Weisungen und deren Widerruf;
• zur Erfassung des Abstimmverhaltens sowie möglicher Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung;
• zu Dokumentationszwecken der ordnungsgemäßen Durchführung der Hauptversammlung.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Aktionär oder dessen Vertreters im Zusammenhang mit der (virtuellen) Hauptversammlung erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (insbesondere gem. §§ 67c Abs. 3, 118, 123 Abs. 2, 129 Abs. 1 Satz 2, 130 Abs. 6 Aktiengesetz, § 1 Abs. 1, 2 Nr. 2 und 4 COVID-19-Gesetz erforderlich.

Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung stützen sich zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) i.V.m. § 1 COVID-19-Gesetz.

Wenn Sie das Deufol SE Aktionärsportal besuchen bzw. per elektronischer Zuschaltung an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen, werden Nutzerdaten über Zugriffe verarbeitet und temporäre in Webserver Protokolldateien und Cookies gespeichert.

Die Informationen werden benötigt um Ihnen das Aktionärsportal und seine Funktionen einschließlich elektronischer Zuschaltung technisch zu Verfügung zu stellen sowie zur Missbrauchserkennung, Abwehr von Cyberattacken, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung.

Die Verarbeitung von Nutzerdaten beruht auf dem überwiegenden berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO, Ihnen die Möglichkeit zu geben die virtuelle Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung zu verfolgen und Ihrer Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise wahrzunehmen.

Wenn Sie sich am Aktionärsportal anmelden, werden Ihre Anmeldeinformationen und Zugangsdaten verarbeitet, um Ihre Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten überprüfen zu können. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung von aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Außerhalb der (virtuellen) Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. zu Zwecken, die mit den vorgenannten Zwecken in (mittelbarem) Zusammenhang stehen sowie zur Analyse und Berichterstattung über die Aktionärsstruktur der Gesellschaft (insbesondere zur Erstellung von

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Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, die Anzahl der Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre).

Zudem werden die personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet. wie z. B. aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, soweit diese anwendbar sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen ist dementsprechend jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Schließlich verarbeiten die Deufol SE ggf. Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft, wenn und soweit dies zur Ausübung und Verteidigung von Rechten der Gesellschaft erforderlich ist, z.B. zur Verteidigung gegen Aktionärsklagen und -forderungen. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und für die Ausübung von Aktionärsrechten ist die ordnungsgemäße Anmeldung gemäß Aktiengesetz, welches eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert.

Die Deufol SE erhält personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung entweder direkt über Sie (z.B. als Aktionär oder dessen Vertreter) oder indirekt von dem jeweiligen depotführenden Institut.

Abgeleitet aus den Daten, die während der Hauptversammlung entstehen, wird durch die Gesellschaft ein Teilnehmerverzeichnis geführt und Abstimmungsergebnisse dokumentiert.

Aktien der Deufol SE sind Namensaktien. Die Deufol SE ist nach § 67 AktG verpflichtet ein Aktienregister zu führen, welches Angaben zu persönlichen Daten (z.B. vollständiger Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit), Kontaktdaten (z.B. Postanschrift, elektronischen Adresse), Informationen über die Aktien (z.B. Stückzahl) und Verwaltungsdaten (z.B. Aktionärsnummer) umfasst. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer Deufol SE Namensaktien mitwirkenden Intermediäre / Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben an die Gesellschaft weiter.

Als Aktionär sind Sie grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.

Zum Zwecke der Ausrichtung der (virtuellen) Hauptversammlung sowie dem Führen des Aktienregister werden Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben:

• Die Deufol SE beauftragt anlässlich der (virtuellen) Hauptversammlung verschiedene externe Dienstleister mit der Organisation, der Abwicklung des Anmeldeprozesses, der Aktionärskommunikation und der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung einschließlich des Betriebs des Aktionärsportals und der notwendigen technischen Infrastruktur für die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung.
  Die Deufol SE beauftragt zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters externe Dienstleister.
  Die externen Dienstleister erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.
• Wenn Sie an der Hauptversammlung teilnehmen sind sie nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, sich, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienanzahl und der Besitzart, in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung einzutragen. Diese Daten können von Hauptversammlungsteilnehmern bzw. anderen Aktionären während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG).
• Die Bekanntmachung von Tagesordnungspunkten und Wahlvorschlägen und Gegenvorschlägen wird im Internet unter Nennung des einbringenden Aktionärs nach Maßgabe der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlicht.
  Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden (§ 122 Abs. 2 AktG), wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen

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der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlichen (§§ 126 Abs. 1, 127 AktG).

• Darüber hinaus kann die Deufol SE verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. bei Stimmrechtsmitteilungen).

Die Gesellschaft anonymisiert oder löscht Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenverordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Aktienregister gespeicherten Daten beträgt die Regelspeicherdauer 10 Jahre ab Veräußerung der Aktien.

Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten, beträgt die Speicherdauer regelmäßig 3 Jahre. Gesetzlich besteht die Verpflichtung zur Aufbewahrung nach Beendigung der Hauptversammlung für:

• Vollmachtserklärungen für Stimmrechtsvertreter nachprüfbar zu dokumentieren und für drei Jahre aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 Satz 5 AktG );
• eine Abstimmbestätigung für jeden Abstimmenden für vier Wochen aufzubewahren (§ 129 Abs. 5 AktG);
• ein Teilnehmerverzeichnis für zwei Jahre aufzubewahren (§ 129 Abs. 4 AktG )

Mit den genannten Datenverarbeitungen sind keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO verbunden.

Derzeit sind keine Datenübermittlungen in Drittländer außerhalb der EU / des EWR geplant.

Als Betroffene haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten Art. 16 DSGVO,
• Löschung personenbezogener Daten Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Datenverarbeitung Art. 18 DSGVO,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen die Datenverarbeitung Art. 21 DSGVO

Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Deufol SE unter der oben genannten Adresse.

Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten der Deufol SE oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Ihrer Daten gegen die DSGVO oder sonstiges Datenschutzrecht verstößt. Die für die Deufol SE zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden Telefon: [phone] https://datenschutz.hessen.de