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OTI Greentech AG
Berlin
-WKN A2TSL2-
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft hiermit zu der am Freitag, dem 13. September 2019, um 11:30 Uhr im Hotel ARCOTEL
John F Berlin, Werderscher Markt 11, 10117 Berlin, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichtes für das Geschäftsjahr
2018 sowie des Berichtes des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2018 | | 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen. | | 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen. | | 4. |
Beschlussfassung über die Wahl eines Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft & Steuerberatungsgesellschaft Mazars GmbH & Co. KG, Domstraße
15, 20095 Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2019 zu wählen.
| | 5. |
Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen: | 1. | Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält eine feste jährliche Vergütung von EUR 17.000,00. Der Aufsichtsratsvorsitzende erhält
eine feste jährliche Vergütung von EUR 25.000,00.
| | 2. | Die Vergütung des Aufsichtsrats ist in vier gleichen Raten, jeweils nach Ablauf eines Kalendervierteljahres zur Zahlung fällig. | | 3. | Aufsichtsratsmitglieder, die dem Aufsichtsrat nicht während eines vollen Geschäftsjahres angehört oder den Vorsitz des Aufsichtsrats
nicht während eines vollen Geschäftsjahres innegehabt haben, erhalten für jeden angefangenen Kalendermonat ihrer Tätigkeit
die Vergütung zeitanteilig.
| | 4. | Die vorstehende Vergütungsregelung wird mit Wirkung zum Geschäftsjahr 2020 und auch für die Folgejahre beschlossen, soweit
in einer neuen Hauptversammlung keine abweichende Beschlussfassung erfolgt.
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Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Teilnahme an der Hauptversammlung Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist eine Anmeldung der Aktionäre erforderlich. Die
Anmeldung muss der Gesellschaft unter der Adresse:
| | OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de
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bis spätestens am
6. September 2019 (24:00 Uhr)
in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zugehen.
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist darüber hinaus der Nachweis des Anteilsbesitzes
durch eine von dem depotführenden Institut in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bestätigung
erforderlich. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen
(sogenannter Nachweisstichtag), also auf den
23. August 2019 (0:00 Uhr),
und muss der Gesellschaft spätestens am
6. September 2019 (24:00 Uhr)
unter der vorstehend für die Anmeldung benannten Adresse zugehen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär
nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen
oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang
und die Ausübung des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb
von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär
werden, sind nicht teilnahme- oder stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten
für die Hauptversammlung zugeschickt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre,
frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft unter der vorgenannten
Adresse Sorge zu tragen.
Stimmrechtsausübung Aktionäre, die ihre Aktien fristgerecht angemeldet haben, können ihr(e) Stimmrecht(e) und ihre weiteren Aktionärsrechte in
der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder
eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis
des Anteilsbesitzes erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft haben in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen. Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine
andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, richtet sich das Formerfordernis
nach den aktienrechtlichen Vorschriften des § 135 AktG. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden
Institutionen oder Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht
nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine
andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen oder
Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab. Die OTI Greentech AG bietet ihren Aktionären an, einen von der Gesellschaft
benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft
benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht aber für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung.
Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen wollen, müssen sich ebenfalls
fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbringen. Vollmachten an den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter können schriftlich, per Telefax oder per E-Mail übermittelt werden. Soweit der von der Gesellschaft
benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts
erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß
abzustimmen. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft unterliegt bei Ausübung der Stimmrechte keinerlei Weisungen der OTI
Greentech AG. Ordnungsgemäß erteilte Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen zusammen
mit einer Kopie der Eintrittskarte zur Hauptversammlung bis 12. September 2018, 12:00 Uhr bei der Gesellschaft eingegangen
sein, andernfalls können sie nicht berücksichtigt werden. Diese Vollmachten und Weisungen für den von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter sind bis zum 12. September 2019 (12:00 Uhr) an die folgende Anschrift zu senden:
| | OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de
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Alternativ ist eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft während der Hauptversammlung durch dort anwesende
Aktionäre oder Aktionärsvertreter möglich. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft steht den Aktionären unter der Internetadresse
http://www.oti.ag
unter der Rubrik Investor Relations zur Verfügung.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, können - müssen aber nicht - zur Erteilung der Vollmacht das Formular
verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Mit der Eintrittskarte wird den Aktionären dieses Vollmachtsformular
übersandt. Das Vollmachtsformular ist außerdem im Internet unter der Internetadresse
http://www.oti.ag
unter der Rubrik Investor Relations abrufbar.
Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgewiesen werden
oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft an folgende Adresse erfolgen:
| | OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de
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Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft
jedoch berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen,
können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jeder Gegenstand
bedarf einer Begründung oder einer Beschlussvorlage. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten
und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2019, 24.00 Uhr, unter nachfolgender Adresse zugegangen
sein:
| | OTI Greentech AG
Der Vorstand
Friedrichstra?e 79
10117 Berlin
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Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären Gegenanträge von Aktionären mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt
gemäß § 126 AktG oder ggfls. Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern oder Aufsichtsräten gemäß § 127 AktG
sind ausschließlich an folgende Adresse im Original, per Telefax oder per E-Mail zu übersenden:
| | OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de
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Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens
zum Ablauf des 29. August 2019 (24:00 Uhr), unter der vorstehend angegebenen Adresse eingehen, werden einschließlich einer
etwaigen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären im Internet unter
http://www.oti.ag
unter der Rubrik Investor Relations unverzüglich zugänglich gemacht, sofern die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht zur
Veröffentlichung gemäß § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind, insbesondere sofern ein Nachweis der Aktionärseigenschaft erfolgt.
Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären bleiben unberücksichtigt.
Auskunftsrecht nach § 131 AktG In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft
verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Pflicht
zur Auskunft erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen
Unternehmen. Die Auskunftspflicht des Vorstands eines Mutterunternehmens (§ 290 Abs. 1, 2 des Handelsgesetzbuchs) in der Hauptversammlung,
der der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich auch auf die Lage des Konzerns und der
in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im
Rahmen der Aussprache zu stellen. Der Vorstand darf die Auskunft unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen verweigern.
Unterlagen zur Hauptversammlung Vom Tag der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung an sind die nachfolgenden Unterlagen über die Internetseite
der Gesellschaft unter
http://www.oti.ag
unter der Rubrik Investor Relations zugänglich: | - | Der festgestellte Jahresabschluss sowie testierte Konzernabschluss und der Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2018 sowie | | - | Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018. |
Die vorgenannten Unterlagen werden ferner vom Tag der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen
der Gesellschaft ausliegen und werden auf Verlangen jedem Aktionär übersandt. Die Unterlagen werden ferner in der Hauptversammlung
ebenfalls zugänglich sein. Die Unterlagen können unter folgender Adresse angefordert werden:
| | OTI Greentech AG
Friedrichstra?e 79
10117 Berlin
Telefax: +49 30 690 884 88
E-Mail: info@oti.ag
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Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter Die OTI Greentech AG möchte Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht
zustehenden Rechte informieren.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung ist:
OTI Greentech AG
Potsdamer Platz 1
10785 Berlin
Den Datenschutzbeauftragten der OTI Greentech AG erreichen Sie wie folgt:
OTI Greentech AG
Datenschutzbeauftragter
Friedrichstra?e 79
10117 Berlin
Telefax: +49 30 690 884 88
E-Mail: datenschutzbeauftragter@oti.ag
Die OTI Greentech AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der jeweils gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz,
insbesondere nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Aktiengesetz (AktG).
Die OTI Greentech AG verarbeitetet personenbezogene Daten (wie Name, Anschrift, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der
Aktien und Nummer der Eintrittskarte sowie gegebenenfalls den Namen und die Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten
Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme
und die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
ist zum Zwecke der Vorbereitung und Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG zwingend erforderlich.
Zudem werden die personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet.
Die personenbezogenen Daten werden der OTI Greentech AG von Dritten übermittelt, die in den Anmeldevorgang zur Hauptversammlung
eingebunden sind (z. B. Depot führende Bank) oder von Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung angegeben.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Die Daten werden nicht
länger gespeichert als gesetzlich zulässig (z. B. aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten) und für die genannten Zwecke
erforderlich.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die OTI Greentech AG Dienstleister. Die Dienstleister der OTI Greentech
AG, welche zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der OTI Greentech
AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten
die Daten ausschließlich nach Weisung der OTI Greentech AG.
Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO.
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu.
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Gesellschaft zu finden
www.oti.ag/datenschutzrichtlinie/
Berlin, im August 2019 OTI Greentech AG Der Vorstand | 
OTI GREENTECH AG 
