Effecten Spiegel : Datenschutzhinweise Hauptversammlung 2024

Datenschutzerklärung

für die ordentliche Hauptversammlung der Effecten-Spiegel AG 2024

I. Allgemeines

Die Effecten-Spiegel AG, Düsseldorf (nachfolgend auch kurz "ES AG"), respektiert die Privatsphäre jeder Person. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre und deren Bevollmächtigte sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch ES AG und die Ihnen als Aktionär oder dessen Bevollmächtigter nach dem Datenschutzrecht, insbesondere nach der EU-Datenschutz- Grundverordnung, zustehenden Rechte.

II. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Effecten-Spiegel AG

Tiergartenstraße 17 40235 Düsseldorf

Telefon: [phone], Fax: [phone], E-Mail:[e-mail]

III. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG), des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-,Insolvenz-und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (BGBl. I S. 569) ("COVID-Folgenabmilderungsgesetz") sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Sämtliche Aktien der ES AG - Stamm- und Vorzugsaktien - sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die Effecten-Spiegel AG insoweit kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, aus dem sich der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien ergeben könnten.

Wenn Sie sich für eine Teilnahme an er Hauptversammlung anmelden, verarbeiten wir personenbezogene Daten (wie Name, Anschrift, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte), um den Aktionären die Teilnahme an und die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Sollten Sie sich bei der Hauptversammlung vertreten lassen, verarbeiten wir auch Name und Adresse Ihrer Vertreter. In diesem Fall haben Sie Ihre Vertreter über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren.

Im Falle eines Antrags auf Ergänzung der Tagesordnung, bei Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen müssen wir einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlichen. Im Übrigen werden weitere personenbezogene Daten von Aktionären und deren Bevollmächtigten erhoben und verarbeitet, die Erklärungen abgeben, Fragen einreichen, Anträge stellen oder Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz1 lit. f) DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 67 e, 118 ff. AktG sowie i.V.m. Art. 1 § 1 COVMG.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-,wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Effecten-Spiegel AG zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und 3 Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Neben der Verarbeitung auf Basis gesetzlicher Vorschriften verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO:

• Wir haben ein berechtigtes Interesse, die Durchführung sowie den geordneten Ablauf der Hauptversammlung sicherzustellen.
• Ein berechtigtes Interesse besteht außerdem hinsichtlich der Einhaltung außereuropäischer Wertpapiervorschriften, z.B. wenn wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um entsprechende Vorschriften einzuhalten.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

IV. Empfänger Ihrer Daten

• - Innerhalb der Effecten-Spiegel AG erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber benötigen.
• - Außerdem bedienen wir uns zur Vorbereitung und Abwicklung der Hauptversammlungen zum Teil externer Dienstleister (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der gesetzlich vorgeschriebenen Aktionärsmitteilungen). Die Dienstleister der Effecten-Spiegel AG, welche zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Effecten-Spiegel AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Effecten- Spiegel AG. Wenn solche Dienstleister mit persönlichen Daten unserer Aktionäre in Berührung kommen, erfolgt dies im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung, die gesetzlich ausdrücklich gestattet ist (Art. 28 DSGVO).
• - Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionäre nach § 129 Abs.1 Satz2 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis die dort zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.
• - Außerdem übermitteln wir Ihre Daten - soweit erforderlich und zulässig - an weitere Empfänger, die in eigener Verantwortung Daten von Ihnen verarbeiten. Dies sind z.B. Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten (etwa beim Überschreiten gesetzlich vorgeschriebener Stimmrechtsschwellen).
  V. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahre. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen das Unternehmen geltend gemacht werden.

VI. Ihre Rechte als Betroffener

Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung und Berichtigung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden).

Sie können jederzeit Ihr Recht auf Auskunft ausüben. Darüber hinaus haben Sie bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte:

• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Beschwerde bei der jeweils zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde:
  Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
  Telefon: [phone], Fax: [phone],E-Mail:[e-mail]
• Im Falle der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses von der ES AG durchgeführt wird, haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Die Effecten-Spiegel AG wird die Verarbeitung einstellen, es sei denn, die Effecten- Spiegel AG kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren

Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Stand April 2024