ElringKlinger : Erläuternder Bericht des Vorstands der ElringKlinger AG nach § 176 Absatz 1 AktG § 289 Abs. 4 HGB

Erläuternder Bericht des Vorstands der ElringKlinger AG nach § 176 Abs. 1 AktG, § 289 Abs. 4 HGB

Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf die Rechnungslegung

Hinsichtlich der Rechnungslegung bzw. der externen Finanzberichterstattung im Konzern lässt sich das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem anhand der folgenden wesentlichen Merkmale beschrei- ben: Das System ist auf Identifikation, Analyse, Bewertung und Steuerung von Risiken sowie die Überwa- chung dieser Aktivitäten ausgerichtet. Die Ausgestaltung dieses Systems nach den spezifischen Anforde- rungen des Unternehmens fällt in den Verantwortungsbereich von Vorstand und Aufsichtsrat.

Gemäß der Aufgabenverteilung gehört der für die Rechnungslegung zuständige Bereich Finanzen zum Ressort des Vorstandsvorsitzenden. Dieser Bereich, zu dem auch die Abteilungen Financial Reporting und Controlling gehören, steuert die Rechnungslegung innerhalb des Konzerns und der ElringKlinger AG und führt die Informationen zur Aufstellung des Konzernabschlusses und des Jahresabschlusses der Elring- Klinger AG zusammen. Die Abteilung Financial Reporting gibt dabei die konzerninternen Standards vor und beschreibt die Prozesse, während die Abteilung Controlling Planungs-, Steuerungs- und Kontrollauf- gaben übernimmt. Unterstützt werden die Konzerngesellschaften vom für die jeweilige Region zuständi- gen Regional Finance Manager. Die Konzerngesellschaften berichten an das für sie zuständige Vorstands- mitglied.

Wesentliche Risiken für den Rechnungslegungsprozess ergeben sich aus der Anforderung, richtige und vollständige Informationen in der vorgegebenen Zeit zu übermitteln. Dies setzt voraus, dass die Anforde- rungen klar kommuniziert und die verantwortlichen Bereiche in die Lage versetzt werden, diese zu erfül- len. ElringKlinger hat, basierend auf den IFRS-Rechnungslegungsstandards, ein Bilanzierungshandbuch erstellt. Alle Konzerngesellschaften müssen die im Handbuch beschriebenen Standards beim Rechnungs- legungsprozess zugrunde legen. Wesentliche Bewertungsmaßstäbe, wie zum Beispiel für die Vorratsbe- wertung, die Bewertung von Werkzeugen und die Forderungsbewertung nach IFRS, sind in dem Hand- buch verbindlich definiert. Darüber hinaus bestehen im Konzern verbindliche Kontierungsrichtlinien, damit die einheitliche Behandlung gleicher Sachverhalte konzernweit gewährleistet ist.

Für die Aufstellung des Konzernabschlusses gilt ein für alle Gesellschaften verbindlicher Terminplan. Die Jahresabschlüsse aller Konzerngesellschaften werden von diesen nach den maßgeblichen lokalen Rech- nungslegungsvorschriften und die Reporting-Packages nach IFRS sowie dem ElringKlinger- Bilanzierungshandbuch aufgestellt. Die Berichterstattung aller Konzerngesellschaften erfolgt über ein Konzernberichterstattungssystem. Konzerninterne Verrechnungskonten werden über Saldenbestätigun- gen und das Konzernberichterstattungssystem abgeglichen. Dieses enthält neben den Finanzdaten auch Angaben, die insbesondere für den Konzernanhang und den zusammengefassten Lagebericht des Elring- Klinger-Konzerns und der ElringKlinger AG bedeutsam sind. Die Daten und Angaben werden vor Abgabe und Konsolidierung im Bereich Finanzen überprüft.

Die deutschen und der überwiegende Teil der ausländischen Gesellschaften des ElringKlinger-Konzerns nutzen SAP. Bei den übrigen Gesellschaften sind unterschiedliche IT-Systeme im Einsatz. Kurz- bis mittel- fristig wird SAP bei weiteren wesentlichen Konzerngesellschaften eingeführt. Alle eingesetzten Systeme sehen hierarchisch gegliederte Zugriffssysteme vor. Freigaben werden im System dokumentiert. Zugriffs- berechtigungen werden bei Gesellschaften, die SAP nutzen, zentral entsprechend den Vergaberegelungen und Rollenprofilen eingeräumt. Die Freigabeentscheidung obliegt dem Vorstandsvorsitzenden. Bei denje- nigen Gesellschaften, die andere Systeme nutzen, entscheidet die lokale Geschäftsführung über die Zu- griffsberechtigungen.

Risiken, die sich auf den Rechnungslegungsprozess auswirken können, ergeben sich zum Beispiel aus der zu späten oder fehlerhaften Erfassung von Geschäftsvorfällen oder der Nichtbeachtung des Bilanzie- rungshandbuchs und von Kontierungsregeln. Um Fehler zu vermeiden, basiert der Rechnungslegungspro- zess auf der Trennung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sowie auf der Automatisierung von Abläufen und Plausibilitätsprüfungen im Rahmen der Berichterstattung. Kalkulationen werden kontinu- ierlich überwacht. Vor den Abschlussterminen sind umfangreiche und detaillierte Checklisten abzuarbei- ten.

Der Rechnungslegungsprozess ist im Übrigen in das Risikomanagementsystem des ElringKlinger- Konzerns einbezogen, um rechnungslegungsrelevante Risiken frühzeitig zu erkennen und damit rechtzei- tig Maßnahmen zur Risikovorsorge und -abwehr einleiten zu können. Der Rechnungslegungsprozess ist wie die anderen Konzernbereiche und -funktionen Gegenstand von Untersuchungen der internen Revisi- on.

Dettingen/Erms, den 26. März 2024

Thomas Jessulat

Reiner Drews

Dirk Willers