ElringKlinger : Notes on data security

Datenschutzhinweise für Aktionär:innen der ElringKlinger AG

Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die ElringKlinger AG (ElringKlinger) im Rahmen Ihres Aktienerwerbs und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Einführung

Der Schutz personenbezogener Daten ist ElringKlinger ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeitet ElringKlinger Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) und den weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ElringKlinger AG

Max-Eyth-Straße 2

72581 Dettingen/Erms Fon [phone] Fax [phone]

Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten:

entweder postalisch unter der oben angegebenen Adresse mit dem Zusatz "An den Datenschutzbeauftragten" oder per E-Mail an [e-mail].

2. Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien sowie Rechtsgrundlage der Verarbeitung ElringKlinger-Aktiensind Namensaktien. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer ElringKlinger-Namensaktienmitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben an uns weiter. Dies sind die nach § 67 AktG notwendigen Angaben wie Name, Geburtsdatum und Adresse sowie zusätzlich die Staatsangehörigkeit des:der Aktionärs:Aktionärin. Die Datenweiterleitung erfolgt über das Unternehmen Clearstream Banking Frankfurt (CBF), das als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über Clearstream Banking gemeldet.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere (i) die Führung des Aktienregisters, (ii) die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär:in und die

1. Abwicklung von Hauptversammlungen. Möchten Sie zum Beispiel - was Ihnen freisteht - an unserer Hauptversammlung teilnehmen, benötigen wir Ihren Namen und die Anzahl Ihrer Aktien, um Ihnen die erforderlichen Abstimmungsunterlagen zukommen zu lassen.

Diese Daten erscheinen später auch in dem von uns kraft Gesetzes zu führenden Teilnehmerverzeichnis. Auch wenn Sie einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen oder Gegenanträge oder Wahlvorschläge machen wollen, müssen wir Ihren Namen unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlichen.

Daneben verwenden wir Ihre Daten nur zu Zwecken, die mit den vorgenannten Zwecken (i) - (iii) vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen, oder für Übersichten der größten Aktionär:innen).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist der Fall, wenn wir z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionär:innen aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften solcher außereuropäischen Länder einzuhalten.

Falls Sie uns Ihre E-Mail-Adresse für den elektronischen Versand der Hauptversammlungsunterlagen zur Verfügung gestellt haben, verarbeiten wir diese mit Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Absatz 1 a) DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit auch ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Bestellen Sie für einen von Ihnen Bevollmächtigten Eintrittskarten zur Hauptversammlung, haben Sie die von Ihnen benannte Person auf die Datenerhebung bei ElringKlinger hinzuweisen. ElringKlinger erhebt die Daten des:der Bevollmächtigten nur zum Zwecke des Versands der Eintrittskarten sowie der Durchführung der Teilnahme dieser Person an der Hauptversammlung einschließlich der Ausübung der damit zusammenhängenden Rechte, insbesondere des Stimmrechts.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen hier nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

3. Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten a) Externe Dienstleister

Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice- Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister. Das ElringKlinger-InvestorPortal wird im Auftrag der ElringKlinger AG von der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München ("Computershare") bereitgestellt und betrieben. Ihre personenbezogenen Daten werden in der Anwendung ausschließlich im Rahmen einer zwischen der ElringKlinger AG und Computershare vertraglich geregelten Auftragsverarbeitung erhoben, verarbeitet und genutzt. Eine Nutzung der personenbezogenen Daten durch Computershare zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

b) Weitere Empfänger

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere ElringKlinger-Aktionär:innen nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen). Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter der unter Punkt 1 genannten Adresse anfordern.

4. Speicherfristen

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

5. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

6. Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit

Sie können unter der unter Punkt 1 genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person bei ElringKlinger AG gespeicherten Daten verlangen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden). Schließlich haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

7. Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich bei Fragen und Beschwerden an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 1) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für ElringKlinger AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragter für Datenschutz

und Informationssicherheit Baden-Württemberg Königstraße 10a

70173 Stuttgart

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