DATAGROUP SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 10.03.2022 in Pliezhausen mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

DGAP-News: DATAGROUP SE / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung DATAGROUP SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 10.03.2022 in Pliezhausen mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG 27.01.2022 / 15:05 Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP - ein Service der EQS Group AG. Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich. DATAGROUP SE Pliezhausen International Security Identification Number (ISIN): DE000A0JC8S7 Wertpapierkennnummer (WKN): A0JC8S Einladung zur ordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft ein zur ordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung am Donnerstag, 10. März 2022, um 11.00 Uhr (MEZ) Die ordentliche Hauptversammlung unserer Gesellschaft findet am Donnerstag, 10. März 2022, 11.00 Uhr (MEZ), als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Firmensitz der DATAGROUP SE, Wilhelm-Schickard-Straße 7, 72124 Pliezhausen. Für die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur physischen Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten in Bild und Ton im Aktionärsportal, zugänglich unter https://datagroup2022.hv-anmeldung.de   übertragen. Die Stimmrechtsausübung erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Die Aktionäre werden gebeten, insbesondere den Abschnitt 'Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und weiterer Aktionärsrechte' (Abschnitt B) zu beachten. A. Tagesordnung der Hauptversammlung Die für Aktiengesellschaften mit Sitz in Deutschland maßgeblichen Vorschriften, insbesondere des Handelsgesetzbuches (HGB) und des Aktiengesetzes (AktG), finden auf die DATAGROUP SE aufgrund der Verweisungsnormen der Art. 5, Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii), Art. 53 sowie Art. 61 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 08. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE-Verordnung) Anwendung, soweit sich nicht aus spezielleren Vorschriften der SE-Verordnung oder des SE-Ausführungsgesetzes (SEAG) etwas anderes ergibt. 1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 01.10.2020 bis 30.09.2021 Hinweis: Die vorgenannten Unterlagen sind im Internet unter http://www.datagroup.de/hauptversammlung zugänglich. Die Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung unter o.g. Link zugänglich sein und näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zum Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. 2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr vom 01.10.2020 bis 30.09.2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr vom 01.10.2020 bis 30.09.2021 erzielten Bilanzgewinn der DATAGROUP SE in Höhe von EUR 37.784.756,84 wie folgt zu verwenden: * Ausschüttung einer Dividende von EUR 1,00 je dividendenberechtigter Stückaktie, für 8.331.459 Stückaktien somit insgesamt EUR 8.331.459,00 * Gewinnvortrag des verbleibenden Gewinns auf neue Rechnung EUR 29.453.297,84 Von der Gesellschaft gehaltene eigene Aktien sind gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt. Der vorstehende Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger unmittelbar oder mittelbar gehaltenen 17.541 eigenen Aktien. Sollte sich die Zahl der von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien bis zum Zeitpunkt der Hauptversammlung verändern, wird bei unveränderter Höhe der Dividende je dividendenberechtigter Aktie ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig. 3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands der DATAGROUP SE für das Geschäftsjahr vom 01.10.2020 bis 30.09.2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die nachfolgend unter lit. a) bis d) genannten Mitglieder des Vorstands für das am 30.09.2021 beendete Geschäftsjahr zu entlasten: a) Hans-Hermann Schaber b) Dirk Peters c) Andreas Baresel d) Peter Schneck Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands entscheiden zu lassen. 4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats der DATAGROUP SE für das Geschäftsjahr vom 01.10.2020 bis 30.09.2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die nachfolgend unter lit. a) bis c) genannten Mitglieder des Aufsichtsrats für das am 30.09.2021 beendete Geschäftsjahr zu entlasten: a) Heinz Hilgert b) Hubert Deutsch c) Dr. Carola Wittig Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats entscheiden zu lassen. 5. Beschlussfassung über die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 10. März 2022 enden die Aufsichtsratsmandate von Herrn Heinz Hilgert und Frau Dr. Carola Wittig. Herr Hubert Deutsch wurde auf der Hauptversammlung 2021 neu bestellt. Es ist deshalb eine Neuwahl von zwei Aufsichtsratsmitgliedern erforderlich. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß Art. 40 Abs. 2, Abs. 3 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 8. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE) (SE-VO), § 17 SE-Ausführungsgesetz (SEAG), § 21 Abs. 3 SE-Beteiligungsgesetz (SEBG), § 9 der Vereinbarung über die Beteiligung der Arbeitnehmer (SE-Vereinbarung) und § 9 Abs. 1 der Satzung aus drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Nach § 9 Absatz 3 der Satzung werden die Aufsichtsratsmitglieder bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung bestellt, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Aufsichtsratsmitglieder an Wahlvorschläge nicht gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, a) Herrn Heinz Hilgert, Geschäftsführer der TransVise GmbH, Frankfurt, sowie b) Herrn Hans-Hermann Schaber, Geschäftsführer der HHS Verwaltungs GmbH, Vorstand der DATAGROUP SE bis zu seiner Amtsniederlegung, Pliezhausen, bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025/2026 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen. Es ist beabsichtigt, die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrates im Wege der Einzelabstimmung durchzuführen. Der Aufsichtsrat beabsichtigt, im Fall der Wahl der vorgeschlagenen Personen Herrn Hilgert zu seinem Vorsitzenden zu wählen. Nähere Angaben zum Werdegang von Herrn Hilgert und Herrn Schaber sind auf der Internetseite der DATAGROUP SE unter http://www.datagroup.de/hauptversammlung abrufbar. 6. Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats der DATAGROUP SE Den Mitgliedern des Aufsichtsrats kann gemäß § 113 Abs. 1 AktG eine Vergütung für ihre Tätigkeit gewährt werden, die gemäß § 14 der Satzung von der Hauptversammlung festgesetzt wird. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor zu beschließen: * Für seine jeweilige Tätigkeit erhält jedes Aufsichtsratsmitglied eine jährliche Vergütung von EUR 30.000,00. Der stellvertretende Aufsichtsratsvorsitzende erhält das Eineinhalbfache, der Aufsichtsratsvorsitzende erhält das Dreifache der jährlichen Vergütung, jeweils zuzüglich eventueller Umsatzsteuer. * Ferner erhält jedes Mitglied des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse für jede Aufsichtsrats- und Ausschusssitzung, an der es als Mitglied teilgenommen hat, ein Sitzungsgeld in Höhe von EUR 2.500,00 zuzüglich eventueller Umsatzsteuer. Für mehrere Sitzungen des Aufsichtsrats und/oder seiner Ausschüsse an einem Kalendertag wird das Sitzungsgeld nur einmal gezahlt. * Die Vergütung wird am Ende eines jeden Geschäftsjahres ausgezahlt. Sofern im Verlauf des Geschäftsjahres ein Aufsichtsratsmitglied den Status eines Aufsichtsratsmitglieds erlangt hat, aus dem Aufsichtsrat ausgeschieden ist oder sich sein Status in einer die Vergütung beeinflussenden Weise verändert hat, fällt die Vergütung nach dem ersten Spiegelstrich nur zeitanteilig an. * Die vorstehenden Regelungen gelten erstmalig für die Tätigkeiten des Aufsichtsrats im Anschluss an diese Hauptversammlung. 7. Beschlussfassung zur Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021/2022 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die BANSBACH GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Gänsheidestr. 67 - 74, 70184 Stuttgart, * zum Abschlussprüfer der Gesellschaft und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2021/2022 zu bestellen und * zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte gemäß §§ 115 ff. WpHG im Geschäftsjahr 2021/2022 und 2022/2023 bis zur nächsten Hauptversammlung zu bestellen, sofern die vorstehenden Normen auf die Gesellschaft anwendbar sind. B. Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und weiterer Aktionärsrechte Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung in diesem Jahr aufgrund der andauernden COVID-19-Pandemie erneut gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in seiner aktuellen Fassung ('COVID-19-Gesetz') ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Entscheidung wurde vor allem vor dem Hintergrund der aktuellen Entwicklungen der Pandemie, sowohl bundesweit als auch in Baden-Württemberg, und deren starken Anstieg insbesondere auch durch die Omikron-Variante getroffen. Aufgrund der dadurch geltenden Einschränkungen durch die behördlichen Corona-Maßnahmen auch für betriebliche Veranstaltungen, die in den nächsten Wochen auch noch verschärft werden können, ist es wahrscheinlich, dass die geltenden Corona-Regelungen in dieser oder ähnlicher Form weiterhin gelten werden und eine Präsenz-Hauptversammlung im März 2022 nicht oder nur eingeschränkt stattfinden darf. Insoweit hat sich der Vorstand nach intensiver Abwägung für die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung entschieden. Die Hauptversammlung findet zumindest unter Anwesenheit des Versammlungsleiters, des Vorstandsvorsitzenden und des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft in den Räumen der DATAGROUP SE, Wilhelm-Schickard-Straße 7, 72124 Pliezhausen, statt. Damit ergeben sich auch in diesem Jahr nachfolgend beschriebene Abweichungen zu früheren Präsenzversammlungen. Die Hauptversammlung wird am 10. März 2022 ab 11:00 Uhr (MEZ) in Bild und Ton im HV-Portal der Gesellschaft unter https://datagroup2022.hv-anmeldung.de   übertragen. Aktionäre, die sich an der Hauptversammlung virtuell beteiligen wollen, müssen sich zuvor anmelden (siehe nachfolgend unter Ziff. 2.). Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (siehe nachfolgend unter Ziff. 4.). Den Aktionären wird ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation bis Dienstag, den 08. März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), vor der Versammlung eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich. Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten. Im Hinblick auf die Transparenz der DATAGROUP SE und als Service für die Aktionäre der Gesellschaft werden nachfolgend nicht nur die gesetzlich zwingenden Angaben, sondern auch weitergehende Informationen in Anlehnung an die Anforderungen für börsennotierte Gesellschaften gegeben. 1. Grundkapital und Stimmrechte Das Grundkapital der Gesellschaft ist am Tag der Einberufung dieser Hauptversammlung eingeteilt in 8.349.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien, von denen jede Aktie eine Stimme gewährt. Zum Zeitpunkt der Einberufung hält die Gesellschaft 17.541 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft keine Rechte, inklusive des Stimmrechts, zustehen. Die Gesamtzahl der ausübbaren Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung beläuft sich damit auf 8.331.459 Stimmrechte. 2. Teilnahme an der Hauptversammlung Gemäß § 17 Abs. 1 bis 3 der Satzung sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich hierzu fristgerecht anmelden und als Nachweis ihrer Berechtigung der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse einen durch das depotführende Institut in Textform erstellten besonderen Nachweis ihres Anteilsbesitzes übermitteln: DATAGROUP SE c/o Art-of-Conference Martina Zawadzki Postfach 11 06 71117 Grafenau E-Mail: [e-mail] Fax: [phone] Nach Eingang der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises wird den Aktionären ein HV-Ticket (mit Zugangsnummer und PIN-Code) für das HV-Portal übersandt. Wir bitten darum, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises zu sorgen, um den rechtzeitigen Erhalt des HV-Tickets nicht zu gefährden; wir empfehlen, alsbald das depotführende Institut zu kontaktieren. HV-Tickets werden auf dem Postweg zugesandt. Falls das HV-Ticket auf dem Postweg verlorengehen sollte, können sich die Aktionäre, unter Angabe ihres Vor- und Nachnamens, ihrer vollständigen Adresse und der Anzahl ihrer Aktien, per E-Mail an die Adresse [e-mail] oder telefonisch unter 07127 970-015 an uns wenden. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, den 17. Februar 2022, 00:00 Uhr (MEZ), beziehen und der Gesellschaft, ebenso wie die Anmeldung, unter der vorgenannten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung, wobei der Tag der Versammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind, also spätestens bis zum 03. März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen. Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kreditinstitut aus. Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären die HV-Tickets für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der HV-Tickets sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. 3. Erläuterung zur Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date): Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, können somit nicht mit diesen Aktien im eigenen Namen an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung. 4. Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl oder mittels Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft und Weisungserteilung Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können ihre Stimmen im Wege elektronischer Kommunikation abgeben (Briefwahl) oder ihr Stimmrecht im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung auch durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben lassen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, darüber hinaus jedoch nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich wie vorstehend beschrieben fristgemäß zur Hauptversammlung anmelden sowie fristgemäß den Berechtigungsnachweis erbringen. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu vor der Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat, einschließlich eines etwaigen von Vorstand und Aufsichtsrat entsprechend der Bekanntmachung angepassten Gewinnverwendungsvorschlags, oder zu - mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß Art. 56 Satz 2 und 3 SE-Verordnung, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2 AktG - bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären sowie zu etwaigen vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Dem Stimmrechtsvertreter steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessensspielraum zu. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die Bevollmächtigung und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter kann entweder mithilfe des entsprechenden Formulars, das unter http://www.datagroup.de/hauptversammlung zum Download bereit steht, oder durch Nutzung des HV-Portals unter https://datagroup2022.hv-anmeldung.de erfolgen. Vollmachten an den Stimmrechtsvertreter samt Weisungserteilung, ihre Änderung oder der Widerruf einer solchen Vollmachtserteilung müssen der Gesellschaft - sofern nicht das HV-Portal genutzt wird - per Post, Telefax oder E-Mail spätestens bis Dienstag, den 08. März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), unter den nachfolgenden Kontaktdaten zugehen: DATAGROUP SE Team Hauptversammlung Wilhelm-Schickard-Straße 7 72124 Pliezhausen Fax: [phone] E-Mail: [e-mail] Über das HV-Portal ist die Bevollmächtigung und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das HV-Portal auch etwaige zuvor auf anderem Wege (in Textform oder schriftlich) abgegebene Weisungen widerrufen oder geändert werden. Briefwahlstimmen können ab dem 17. Februar 2022 unter Nutzung des auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://datagroup2022.hv-anmeldung.de zugänglichen passwortgeschützten HV-Portals gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden die über das HV-Portal abgegebenen Erklärungen berücksichtigt. Die Abgabe von Stimmen durch elektronische Briefwahl ist auf die Abstimmung über die vor der Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat, einschließlich eines etwaigen von Vorstand und Aufsichtsrat entsprechend der Bekanntmachung angepassten Gewinnverwendungsvorschlags, und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß Art. 56 Satz 2 und 3 SE-Verordnung, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt. Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern gemäß § 134a AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, können sich der elektronischen Briefwahl und der Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bedienen. 5. Stimmrechtsvertretung durch Dritte Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können das Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch einen Intermediär, eine Vereinigung von Aktionären oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Der Bevollmächtigte kann jedoch ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen, und darf die Rechte des Aktionärs ebenfalls nur wie in diesen Teilnahmebedingungen angegeben, ausüben. Dementsprechend kann der Bevollmächtigte das Stimmrecht für von ihm vertretene Aktionäre gleichfalls nur im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung einer Vollmacht (auch an den Stimmrechtsvertreter) ausüben. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG grundsätzlich der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Die Erteilung und der Nachweis einer Vollmacht können unter Nutzung des auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbaren Vollmachtsformulars erfolgen. Ein Vollmachtsformular befindet sich auch auf der Rückseite des übersandten HV-Tickets, welches den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die nachfolgend genannten Kontaktdaten der Gesellschaft per Briefversand, Telefax oder E-Mail bis spätestens zum 08. März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), übermittelt, geändert oder widerrufen werden: DATAGROUP SE Team Hauptversammlung Wilhelm-Schickard-Straße 7 72124 Pliezhausen Fax: [phone] E-Mail: [e-mail] Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Die Erteilung, Änderung oder der Widerruf einer solchen Vollmacht ist über das HV-Portal nicht möglich. Bitte beachten Sie daher die vorstehend angegebene Frist für den Nachweis der Bevollmächtigung. Bitte beachten Sie außerdem, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen. Die Nutzung des HV-Portals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit dem HV-Ticket zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält. 6. Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß Art. 56 Satz 2 und Satz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 08. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE-Verordnung) und § 50 Abs. 2 SE-Ausführungsgesetz (SEAG), § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Entsprechende Tagesordnungsergänzungsverlangen sind schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis zum 13. Februar 2022, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an: DATAGROUP SE Vorstand Wilhelm-Schickard-Straße 7 72124 Pliezhausen Fax: [phone] 7. Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG, § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 Satz 1 AktG sowie Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers sowie zur Wahl des Aufsichtsrats gemäß § 127 AktG übersenden. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft zum Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen. Anträge nebst einer etwaigen Begründung und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an: DATAGROUP SE Team Hauptversammlung Wilhelm-Schickard-Straße 7 72124 Pliezhausen Fax: [phone] E-Mail: [e-mail] Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge bleiben unberücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die bis zum 23. Februar 2022, 24:00 Uhr (MEZ), eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG unter der Internetadresse http://www.datagroup.de/hauptversammlung zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung. Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Über die vorgenannten Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. Aufsichtsratsmitglieds enthält. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz gelten Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die gemäß § 126 AktG oder gemäß § 127 AktG zugänglich zu machen sind, also insbesondere bis zu dem vorstehend genannten Zeitpunkt gestellt bzw. unterbreitet wurden, als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. Ein gesondertes Stellen der Anträge oder Unterbreiten der Wahlvorschläge in der Hauptversammlung ist nicht möglich, aber auch nicht erforderlich. 8. Fragerecht der Aktionäre Gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Die Ausübung des Fragerechts setzt die vorherige ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung voraus (siehe vorstehend unter Ziff. 2.). Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Der Vorstand kann dabei Antworten zusammenfassen. Der Vorstand hat vorgegeben, dass zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten ihre Fragen bis spätestens zum 08. März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), der Gesellschaft ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte HV-Portal unter https://datagroup2022.hv-anmeldung.de übermitteln können. Fragen, die nach dem vorstehend genannten Zeitpunkt bei der Gesellschaft eingehen, werden nicht mehr berücksichtigt. Über das Fragerecht in der vorstehend erläuterten Form hinaus besteht aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre in diesem Jahr kein Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG. Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird die Gesellschaft die Namen der Fragesteller nur dann offenlegen, wenn diese bei Übersendung ihrer Fragen ausdrücklich darum bitten. 9. Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 10. März 2022 unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte HV-Portal unter https://datagroup2022.hv-anmeldung.de gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erklärt werden. 10. Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, einschließlich der erforderlichen Informationen in entsprechender und freiwilliger Anwendung von § 124a AktG, Anträge von Aktionären sowie weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 08. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE-Verordnung) und § 50 Abs. 2 SE-Ausführungsgesetz (SEAG), §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1, § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz AktG sind alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter http://www.datagroup.de/hauptversammlung zugänglich. 11. Informationen zum Datenschutz Die DATAGROUP SE verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, ggf. Name, Adresse, E-Mail-Adresse einer bevollmächtigten Person), Informationen über Ihre Anteile (z.B. Aktienanzahl, Besitzart), Verwaltungsdaten (z.B. die Nummer des HV-Tickets) sowie die jeweilige Abstimmung zum jeweiligen Tagesordnungspunkt. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder Durchführung eines Vertrages erforderlich ist. Die DATAGROUP SE ist rechtlich sowie satzungsgemäß verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden. Im Rahmen der Beantwortung der Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers nur dann offengelegt, wenn der Fragesteller im Vorhinein ausdrücklich um eine Namensnennung gebeten und in die damit verbundene Verarbeitung eingewilligt hat. Die Einwilligung kann der Fragesteller bei Einreichung der Frage über den Internetservice erteilen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Danach können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Hierzu genügt eine E-Mail an [e-mail] Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten 'Logfiles' verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben. Für die Datenverarbeitung ist die DATAGROUP SE verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten: DATAGROUP SE Team Hauptversammlung Wilhelm-Schickard-Str. 7 72124 Pliezhausen E-Mail: [e-mail] Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der DATAGROUP SE zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Bei der Veröffentlichung von Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden Name und Wohnort des Antragstellers genannt. Im Rahmen der Hauptversammlung können Aktionäre und Aktionärsvertreter das Teilnehmerverzeichnis einsehen, soweit dieses zugänglich gemacht wird. Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich. Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie u.U. das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf 'Datenportabilität'). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: [e-mail] Zudem haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Den Datenschutzbeauftragten der DATAGROUP SE erreichen Sie unter folgender Adresse: datenschutz süd GmbH Wörthstr. 15 97082 Würzburg E-Mail: [e-mail]   Pliezhausen, im Januar 2022 DATAGROUP SE Der Vorstand 27.01.2022 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen. Medienarchiv unter http://www.dgap.de

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1273790  27.01.2022