Infas : Bericht des Aufsichtsrats 2023

Bericht

Bericht des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat im abgelaufenen Geschäftsjahr 2023 die ihm nach Gesetz, Verwaltungsvorschriften, Satzung sowie jeweiliger Geschäftsordnung obliegen- den Aufgaben wahrgenommen. Der Aufsichtsrat hat in enger und vertrauensvol- ler Zusammenarbeit mit dem Vorstand diesen beraten und dessen Geschäftsfüh- rung überwacht. Er wurde vom Vorstand dazu anhand schriftlicher und mündli- cher Berichte zeitnah, umfassend und regelmäßig über die wirtschaftliche Situation der Gesellschaft, deren Strategie und Planung sowie über die beabsichtigte Geschäftspolitik, Nachhaltigkeitsaspekte, die Risikolage, das Risikomanagement, das interne Kontrollsystem und die Compliance sowie wichtige Personalfragen in- formiert. Darüber hinaus führten der Aufsichtsratsvorsitzende und der Vorstand regelmäßige Informations- und Beratungsgespräche. Alle zur Beurteilung dieser Themen erforderlichen Auskünfte wurden vom Vorstand umfassend erteilt und zugehörige Unterlagen vorgelegt. Berichte und Anlagen wurden vom Aufsichtsrat umfassend geprüft und erörtert. Der Aufsichtsrat war damit in alle wesentlichen Entscheidungen der Gesellschaft eingebunden. Er hatte zu keinem Zeitpunkt An- lass, die Leitung der Geschäfte durch den Vorstand zu beanstanden.

Der Aufsichtsrat beschäftigte sich im Geschäftsjahr 2023 eingehend mit der Lage und Entwicklung der Gesellschaft sowie deren strategischer Ausrichtung. Auch im Geschäftsjahr 2023 erbrachten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der infas Holding Aktiengesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften in einem herausfordern- den Umfeld eine außerordentliche Leistung. Das zeigt sich vor allem darin, dass die infas Institut für angewandte Sozialwissenschaft GmbH weiterhin über einen sehr hohen Auftragsbestand und ein starkes Umsatzwachstum verfügt. Allerdings muss festgestellt werden, dass das Institut an seine Kapazitätsgrenzen stößt. So konnte trotz eines herausragenden Auftragsbestandes nicht das prognostizierte Ergebnis (EBIT) nach IFRS erreicht werden. Grund hierfür ist ein erheblicher An- stieg insbesondere bei den Materialkosten/Fremdleistungen. Dies ist zum einen auf Volumeneffekte durch das Wachstum zurückzuführen. Zum anderen mussten aber auch Einmalaufwendungen getätigt werden, um die Abarbeitung weitestge- hend zu ermöglichen.

Da sich auch die weiteren Tochtergesellschaften (infas quo, infas 360 und infas LT) nicht entsprechend den ursprünglichen Planungen entwickelten, konzentrierte sich der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023 insbesondere auf die strategische Wei- terentwicklung des Konzerns. In sämtlichen Sitzungen und zusätzlichen Informa- tionsveranstaltungen beschäftigte sich der Aufsichtsrat eingehend mit den Verän- derungen in der Branche der Markt-, Meinungs- und Sozialforschung und den hie- raus zu ziehenden Schlussfolgerungen. Mit dem Vorstand wurden Markt und Trends, Ziele und Prioritäten der Geschäfte sowie die strategische Ausrichtung der jeweiligen operativen Gesellschaften intensiv diskutiert.

Kurt-Schumacher-Straße 24 53113 Bonn

T [phone]

F [phone]

[e-mail]

Sitz der Gesellschaft: 53113 Bonn

Vorstand der Gesellschaft: Dipl.-Soz. Menno Smid (CEO)

Dr. Isabell Nehmeyer-Srocke (CFO) Vorsitzender des Aufsichtsrats: Dr. Oliver Krauß

Amtsgericht Bonn HRB 17379

USt.-Ident.-Nr. DE 155601174 St.Nr. 205/5725/1339

ISIN: DE0006097108

WKN: 609710

Notiert: Geregelter Markt (General Standard) in Frankfurt am Main

Bericht

Die Berichte des Vorstands zur geschäftlichen Entwicklung wurden ebenfalls aus- führlich geprüft und diskutiert. Die Prüfung des Aufsichtsrats erstreckte sich hier- bei neben der Ergebnisentwicklung insbesondere auf die Liquiditätssituation, die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage, die Risikolage sowie sonstige organisatori- sche Maßnahmen der Gesellschaft.

Der Aufsichtsrat der infas Holding Aktiengesellschaft bestellt, überwacht und be- rät den Vorstand und ist in Entscheidungen, die von grundlegender Bedeutung für die Gesellschaft sind, unmittelbar eingebunden. Er arbeitet mit dem Vorstand ver- trauensvoll und zum Wohle des Unternehmens eng zusammen. Basis für die Erör- terungen zwischen Aufsichtsrat und Vorstand war dabei auch das dem Aufsichts- rat übermittelte regelmäßige Berichtswesen in schriftlicher Form. Der Aufsichts- rat hat in die ihm vorgelegten wesentlichen Planungs- und Abschlussunterlagen Einsicht genommen und sich von deren Richtigkeit und Angemessenheit über- zeugt. Er prüfte und erörterte alle ihm unterbreiteten Berichte und Unterlagen im gebotenen Maß. Darüber hinaus war eine Einsicht in die Bücher und Schriften der Gesellschaft durch den Aufsichtsrat im Berichtsjahr nicht erforderlich.

Zusammensetzung des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der infas Holding Aktiengesellschaft umfasst drei Mitglieder. Er ist gemäß dem deutschen Aktiengesetz ausschließlich mit Aktionärsvertretern be- setzt. Die als Vertreter unserer Aktionärinnen und Aktionäre fungierenden Mit- glieder Dr. Oliver Krauß, Hans-Joachim Riesenbeck und Dr. Veronika Jäckle-Mitt- nacht wurden in der ordentlichen Hauptversammlung am 20. Juni 2023 gewählt. In der sich unmittelbar anschließenden konstituierenden Sitzung des Aufsichts- rats wurde Herr Dr. Oliver Krauß erneut zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats und Herr Hans-Joachim Riesenbeck zum stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden bestimmt. Die Amtszeit der amtierenden Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ab- lauf der ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Ge- schäftsjahr 2027 beschließt.

Aufsichtsratssitzungen: Wesentliche vom Aufsichtsrat behandelte Themen

Insgesamt fanden im Berichtszeitraum sieben Sitzungen des Aufsichtsrats statt, davon vier im ersten und drei im zweiten Kalenderhalbjahr. Darüber hinaus erör- terte der Aufsichtsrat anlässlich von Telefonkonferenzen die Angelegenheiten der Gesellschaft und traf weitere Entscheidungen im schriftlichen Umlaufverfahren.

Gegenstand der Aufsichtsratssitzung am 22. Februar 2023 war der Strategiepro- zess, der - zunächst - für die erste Jahreshälfte 2023 angesetzt war. Hierzu refe- rierte der externe Strategieberater, der anhand einer Präsentation den aktuellen Stand sowie die weiteren geplanten Schritte erläuterte. Im Weiteren berichtete der Vorstand über die geschäftliche Entwicklung des Konzerns und die vorläufigen Zahlen zum 31. Dezember 2022 sowie über die Unternehmensplanung für das Ge- schäftsjahr 2023. Darüber hinaus stellte der Vorstand das aktualisierte Risikoma- nagementsystem (RMS) vor. Durch das RMS sollen bestandsgefährdende Risiken so rechtzeitig erkannt werden, dass sie durch geeignete Gegensteuerungsmaß- nahmen abgewendet werden können (Risikofrüherkennung). Dabei ist die Pflege der internen Risikokultur von zentraler Bedeutung. Der Vorstand beschrieb im Ein- zelnen den Prozess des RMS, die Risikostruktur und das Risikomonitoring.

Seite 2

Bericht

Gegenstand der Aufsichtsratssitzung am 21. März 2023 waren erneut die aktuali- sierten Zahlen zum 31. Dezember 2022 sowie die Planung die Jahre 2023 fortfol- gende.

In der Sitzung am 23. März 2023 erörterte der Aufsichtsrat den vorläufigen Bericht des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses der infas Holding AG zum 31. Dezember 2022.

In der Bilanzsitzung am 20. April 2023 befasste sich der Aufsichtsrat unter Teil- nahme des Wirtschaftsprüfungsunternehmens schwerpunktmäßig mit dem Jah- res- und Konzernabschluss zum 31. Dezember 2022 (jeweils nebst zusammenge- fasstem Lage- und Konzernlagebericht). Er beschäftigte sich zudem intensiv mit der Vorbereitung der Hauptversammlung 2023. Ferner berichtete der Vorstand er- neut über den aktuellen Stand des Strategieprozesses.

In der Aufsichtsratssitzung am 19. September 2023 wurden u. a. die Zahlen zum 30. Juni 2023 besprochen sowie die Strategiediskussion intensiviert.

Gegenstand der Aufsichtsratssitzung am 12. Oktober 2023 waren insbesondere die gemeinsame Erklärung nach § 161 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex sowie eine Erklärung zur Unternehmensführung.

In der Aufsichtsratssitzung am 14. Dezember 2023 wurden die aktuellen Zahlen und der Forecast zum 31. Dezember 2023 besprochen.

An allen Sitzungen des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023 nahmen der Vorstand der Gesellschaft sowie alle Aufsichtsratsmitglieder physisch, per Videokonferenz oder per telefonischer Zuschaltung teil. Die Sitzungen fanden vorwiegend virtuell und nur in zwei Fällen als Präsenzsitzung statt. Damit nahm kein Mitglied des Auf- sichtsrats, das während des gesamten Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat ange- hörte, nur an der Hälfte (oder weniger) der Sitzungen des Aufsichtsrats im Be- richtszeitraum teil. Sofern erforderlich, fasste der Aufsichtsrat Beschlüsse auch te- lefonisch oder im Umlaufverfahren.

Jahres- und Konzernabschluss sowie Lage- und Konzernlagebericht

Die ordentliche Hauptversammlung der infas Holding Aktiengesellschaft hat am

20. Juni 2023 als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Im Zollhafen 24, 50678 Köln, gewählt. Der Prüfungsauftrag wurde im Anschluss vom Aufsichtsratsvorsitzenden im Namen aller Aufsichtsratsmitglieder erteilt.

Der Wirtschaftsprüfer hat den vom Vorstand auf Grundlage des HGB aufgestellten Jahresabschluss und den Lagebericht sowie den nach den Vorschriften der inter- nationalen Rechnungsstandards IFRS aufgestellten Konzernabschluss und den Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2023 geprüft und jeweils einen unein- geschränkten Bestätigungsvermerk erteilt. Die vorstehenden Unterlagen sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und die Prü- fungsberichte des Wirtschaftsprüfers wurden sämtlichen Aufsichtsratsmitglie- dern rechtzeitig zur Verfügung gestellt. In der vorläufigen Schlussbesprechung am

Seite 3

Bericht

26. März 2024 sowie in der Bilanzsitzung am 18. April 2024 berichtete der Ab- schlussprüfer dem Aufsichtsrat über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung und stand für weitere Fragen und Auskünfte zur Verfügung.

Nach umfassender eigener Prüfung und Diskussion des Jahres- und Konzernab- schlusses, des Lageberichts und des Konzernlageberichts stimmte der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Abschlussprüfung am 18. April 2024 zu und billigte den Jahres- und Konzernabschluss; der Jahresabschluss 2023 wurde damit gem. § 172 AktG festgestellt.

Der Aufsichtsrat prüfte auch den Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns und schloss sich diesem unter Berücksichtigung insbesondere des Jahresergebnisses, der Liquidität und der Finanzplanung der Gesellschaft an.

Corporate Governance

Vorstand und Aufsichtsrat gaben im März 2024 eine gemeinsame Erklärung nach

• 161 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex sowie eine Erklärung zur Unternehmensführung ab. Beide Erklärungen sind auf der Internetseite der Gesell- schaft dauerhaft zugänglich.

Der Aufsichtsrat bedankt sich bei Vorstand, Geschäftsführerinnen und Geschäfts- führern sowie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihr großes persönliches Engagement und ihre erfolgreiche Arbeit im Geschäftsjahr 2023 und spricht ihnen damit seine Anerkennung aus.

Bonn, im April 2024

Für den Aufsichtsrat:

Dr. Oliver Krauß

- Vorsitzender -

Seite 4