KROMI Logistik : Data protection information for the shareholders of KROMI Logistik AG

Information über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Aktionäre und ggf. deren Bevollmächtigter im Zusammenhang mit der Hauptversammlung

Die KROMI Logistik AG ("KROMI", "wir") legt großen Wert auf die Privatsphäre bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Aktionäre bzw. ihrer Bevollmächtigten.

Hiermit informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach dem anwendbaren Datenschutzrecht in diesem Zusammenhang zustehen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
   Für das Datenschutzrecht verantwortlich ist die:
   KROMI Logistik AG Tarpenring 7-11
   22419 Hamburg
   Telefon: [phone]
   Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter oben angegebener Adresse oder unter: [e-mail].
2. Welche Datenkategorien werden genutzt? KROMI verarbeitet unter anderem folgende Daten:
3. • Ihre im Aktienregister hinterlegten Kontaktdaten wie Name, Anschrift und aktienbezogene Daten (z.B. Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien), sofern Sie von uns als Aktionär zur Hauptversammlung eingeladen werden;
   • personenbezogenen Daten wie Name, Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail- Adresse), bevollmächtigungs- und hauptversammlungsbezogene Daten (z.B. Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte, Abstimmungsverhalten, Fragen und sonstige Redebeiträge), sofern Sie sich als Teilnehmer (z.B. Aktionär, Aktionärsvertreter oder Gast) zu unserer Hauptversammlung anmelden, eine Stimmrechtsvollmacht erteilen und an der Hauptversammlung teilnehmen.
4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?
   KROMI verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Datenschutz- Grundverordnung ("DSGVO"), des Bundesdatenschutzgesetzes ("BDSG"), der

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einschlägigen Vorschriften des Aktiengesetzes ("AktG") und weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften.

3.1 Prüfung der Teilnahmeberechtigung

Zweck: Voraussetzung für den Zugang zu der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts ist gemäß § 15 Satz 1 der Satzung eine vorherige Anmeldung zur Hauptversammlung. Mit der Anmeldung sind Name, Vorname, Wohnort des Aktionärs bzw. ggf. auch des Bevollmächtigten und Anzahl der Aktien anzugeben und der Nachweis des Aktienbesitzes zu erbringen. Der Nachweis kann auch in Form einer Bescheinigung des depotführenden Instituts erfolgen.

Gemäß § 135 Abs. 5 Satz 2 AktG können Sie ein Kreditinstitut oder diesem gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Aktionärsvereinigungen oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, bevollmächtigen, Sie in der Hauptversammlung zu vertreten und Ihr Stimmrecht im Namen dessen, den es angeht, ausüben lassen. In diesem Fall kann auch die Anmeldung durch den Bevollmächtigten im Namen dessen, den es angeht, erfolgen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung

Zweck 1: Ihre personenbezogenen Daten, welche wir im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung oder aufgrund besonderer gesetzlicher Mitteilungspflichten erheben, verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dazu gehören die Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation. Dies umfasst insbesondere die Erstellung einer Niederschrift gem. § 130 AktG sowie die Aufbewahrung von Stimmrechtsvollmachten gem. § 134 Abs. 3 S. 5 AktG für einen etwaigen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.

Sofern Sie sich per E-Mail zur Hauptversammlung anmelden, erheben wir ggf. auch Anschlusskennungen, E-Mail-Adresse und den Betreff sowie den Inhalt Ihrer Nachricht an uns. Zum Versand der Eintrittskarten, deren Erhalt keine Teilnahmevoraussetzung ist, aber uns die Organisation der Hauptversammlung und ihnen die Bevollmächtigung eines Dritten erleichtert, erbitten wir um Angabe Ihrer Anschrift.

Rechtsgrundlage 1: Art. 6 Abs. 1 lit. c sowie im Falle der Anmeldung per E-Mail

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Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck 2: Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken, die mit den vorstehend genannten Zwecken vereinbar sind. Dies umfasst insbesondere die Erstellung statistischer Auswertungen im Zusammenhang mit der Aktionärsstruktur.

Rechtsgrundlage 2: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

1. Teilnehmerverzeichnis; Bekanntmachungen
   Zweck: Wir weisen Sie darauf hin, dass KROMI gemäß § 129 AktG verpflichtet ist, ein Verzeichnis über die Teilnehmer der Hauptversammlung zu führen. Die dort aufgeführten personenbezogenen Daten können von den Teilnehmern der Hauptversammlung während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden.
   KROMI wird Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären und Bevollmächtigten bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG) unter Angabe des Namens des Aktionärs bzw. Bevollmächtigten auf der Internetseite von KROMI zugänglich machen.
   Tagesordnungsergänzungsverlangen werden darüber hinaus im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht und weiteren Medien zur Verbreitung in der Europäischen Union zugeleitet.
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
2. Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und Stimmrechtsmitteilungen
   Zweck: Ihre personenbezogenen Daten werden daneben auch zur Erfüllung von
   gesetzlichen Pflichten verarbeitet. Dies sind insbesondere Aufbewahrungspflichten, welche sich z.B. aus dem Aktienrecht, dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht ergeben. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden, oder bei der Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten an Behörden (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden). Diese Daten werden den entsprechenden Stellen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ggf.

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übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

1. 3.5 Weitere Datenverarbeitungsvorgänge

   Zweck: In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen von KROMI. Dazu gehören bspw. Rechtsstreitigkeiten in Zusammenhang mit der Hauptversammlung und deren Beschlüssen.

   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

   Sofern KROMI Ihre personenbezogenen für andere als die zuvor erläuterten Zwecke verarbeiten möchte, werden wir Sie grundsätzlich unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen vorab darüber informieren. Wir weisen darauf hin, dass wir dazu in bestimmten Fällen nicht in der Lage sind und deshalb eine Information ggf. gemäß Art. 11 DSGVO auch unterbleiben kann.

2. Datenempfänger
   KROMI wird Ihre persönlichen Daten generell nur im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze an Dienstleister, Geschäftspartner und andere Dritte weitergeben. Sofern in diesem Rahmen Dritte ausschließlich auf unsere Weisung hin Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, werden diese gemäß Art. 28 DSGVO durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet, wobei Ihnen gegenüber weiterhin KROMI für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich bleibt. Im Rahmen der Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation beauftragen wir folgende Kategorien von Beratern und sonstigen Dienstleistern bzw. Erfüllungsgehilfen: (Rechts-)berater und Dienstleister für IT und Vorbereitung und Durchführung sowie Dokumentation der Hauptversammlung.
3. Datenquellen
   Die Aktien von KROMI lauten gemäß § 5 Ziffer 3 der Satzung auf den Inhaber. Es wird daher kein Aktienregister geführt. Deshalb ist KROMI grundsätzlich nicht bekannt, wer und wenn ja mit welcher Stückzahl an Aktien Aktionärin oder Aktionär von KROMI ist, sofern nicht der Aktionär ihr gegenüber besonderen gesetzlichen Mitteilungspflichten unterliegt. Wir erhalten personenbezogene Daten der Aktionärinnen und Aktionäre regelmäßig im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung. Es handelt sich dabei um personenbezogene

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Daten, die der Gesellschaft von den Aktionärinnen und Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionärinnen und Aktionäre aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.

1. Wann löscht KROMI Ihre Daten?
   KROMI löscht Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und auch keine rechtlichen Nachweis- oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Entsprechende Aufbewahrungs- und Nachweispflichten ergeben sich unter anderem aus dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch oder dem Steuerrecht. Die Speicherung von personenbezogenen Daten, welche für die Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation verarbeitet werden, erfolgt, vorbehaltlich spezieller rechtlicher Anforderungen regelmäßig für die Dauer von drei Jahren. Soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten anwendbar sind, müssen die Daten regelmäßig zehn Jahre lang aufbewahrt werden (vgl. § 257 Abs. 5 HGB bzw. § 147 Abs. 3 und 4 AO). Sofern wir ihre personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit Ansprüchen von Ihnen gegen uns bzw. von KROMI gegen Sie verarbeiten, entspricht die Dauer der Speicherung dem Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren.
2. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?
   KROMI übermittelt derzeit keine personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.
   Sollte KROMI in Zukunft personenbezogene Daten an Berater und sonstige Dienstleister bzw. Erfüllungsgehilfen außerhalb der EU und des EWR übermitteln, erfolgt dies nur, soweit es gemäß den Art. 44 bis 50 DSGVO zulässig ist.
3. Welche Rechte haben Sie?
   Sie haben gegenüber KROMI das Recht,
   • Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten gem. Art. 15 DSGVO zu erhalten. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten

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