Fraport : Datenschutzhinweise (DSGVO) HV 2024

Informationen für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Fraport AG im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke der Hauptversammlung

Die Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide (Fraport) misst dem Schutz Ihrer Da- ten und Ihrer Privatsphäre großen Wert bei. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten unserer Aktionäre und ihrer Bevollmächtig- ten wir im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der Verordnung EU 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung- DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen.

Unter der Internetadresse www.fraport.com/hauptversammlung unterhält die Gesellschaft ab dem 7. Mai 2024 ein internetbasiertes Online-Portal(HV-Portal). Über dieses können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen und Aktionäre (und ggf. deren Bevollmäch- tigte) die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung verfolgen und ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben sowie Vollmachten erteilen. Um das HV- Portal nutzen zu können, müssen Sie sich mit den Zugangsdaten, die Sie mit Ihrer Eintritts- karte erhalten, einloggen. Das HV-Portal wird durch unseren Dienstleister Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10 in 80637 München ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten und Datenschutz- beauftragter

Für die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten verantwortlich ist die

Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide 60547 Frankfurt am Main

Tel.: [phone]

Mail: [e-mail]

Für weitergehende Datenschutzfragen mit Bezug auf Fraport sowie für die Geltendmachung von Betroffenenrechten steht Ihnen auch unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung, den Sie per E-Mail unter: [e-mail] postalisch unter oben genannter Adresse erreichen.

2. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung folgende Daten von unseren Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten:

• Vor- und Nachname;
• Private oder dienstliche Kontaktdaten;
• Informationen zu Rechtsgeschäften;
• Informationen zum Aktienbesitz, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktienanzahl;

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• Informationen zur Art und Weise der Beteiligung des Aktionärs an der Hauptversamm- lung;
• Kommunikationsdaten und -inhalte;
• Zugangsdaten für das HV-Portal;
• Sonstige Daten, die im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversamm- lung anfallen (z.B. Vollmachtserteilungen, Auskunftsersuchen, Anträge, Wahlvor- schläge).

Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zu- sätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen An- liegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.

Wenn Sie unser HV-Portal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf das HV-Portal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert:

• Abgerufene bzw. angefragte Daten (einschließlich der abgerufenen URL);
• Datum und Uhrzeit des Abrufs;
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
• Typ des verwendeten Webbrowsers;
• Referrer-URL(die zuvor besuchte Seite), wenn Ihr Browser diese sendet;
• IP-Adresse;
• Port, über den der Zugriff erfolgt;
• Innerhalb des HV-Portals durchgeführte Aktionen;
• Individuelle Zugangsdaten und Session-ID; und
• Login und Logout mit jeweiligem Zeitstempel.

Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie das HV-Portal besuchen.

Außerdem nutzen wir sog. Web-Storage-Funktionen. Hierfür werden kleine Textdateien im lokalen Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt und dort gespeichert. Im Rah- men der Session-Storage-Technik erheben wir nach Ihrem Login Informationen über den je- weiligen Authentifizierungs-Token (d.h. Ihre Eintrittskarte) und Ihre Sitzungsdaten (sog. Session -Daten) einschließlich der Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen. Hierdurch werden Sie als Benutzer wiedererkannt, wenn Sie während einer aktiven Sitzung auf eine andere Seite des Portals wechseln, auf unsere Webseite zurückkehren oder die Seite neu laden müssen. Außerdem nutzen wir die sog. Local-Storage-Funktion, um den Zeitstempel Ihres Logins zu speichern, was aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout nach Ablauf einer festgelegten Zeitspanne ermöglicht. Mit Schließen des Browsers werden diese Daten automatisch gelöscht. In Ihrem Browsermenü finden Sie Informationen, wie Sie das Zulassen von Web-Storage-Objekten auf technischem Wege unterbinden kön- nen und mit welcher Einstellung Sie von Ihrem Browser über die Platzierung eines neuen Web-Storage-Objekts informiert werden. Beachten Sie bitte, dass möglicherweise einige Funktionen unserer Internetseite im Falle deaktivierter Web-Storage-Objekte nicht mehr zur Verfügung stehen.

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3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie weiterer einschlägiger Rechtsvor- schriften.

a) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten und um unsere in diesem Zusammenhang bestehenden gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen, insbe- sondere um

• die Anmeldung zur Hauptversammlung und Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevoll- mächtigten an der Hauptversammlung abzuwickeln (z.B. Identitätsprüfung, Prüfung der Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten, Erstellung des Teilnehmerverzeich- nisses und Bereithalten zur Einsichtnahme, Versand von Eintrittskarten) und
• den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen bzw. im Zusammenhang mit der Hauptversammlung (insbesondere die Ausübung des Stimm- rechts im Wege der elektronischen Briefwahl sowie die Erteilung und der Widerruf von Vollmachten und Weisungen in der jeweils in der Einladung zur Hauptversammlung be- schriebenen Weise) zu ermöglichen.

Ebenso verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bereitstellung von Unterneh- mensinformationen ("Bestellservice" auf unserer Webseite) und zur Kontaktpflege zu unse- ren Aktionären (Investor Relations).

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung erforderlich.

Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtli- chen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

1. Erfüllung gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten (insbesondere Stimm- rechtsmitteilungen) und weiterer gesetzlicher Pflichten, insbesondere Aufbewah- rungspflichten

Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten (insbesondere Stimmrechtsmitteilungen) verarbeitet. Außerdem erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen.

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c) Weitere Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erstellung von Analysen und Berichten über die Aktionärsstruktur. Dies dient unserem berechtigten Interesse, die Kapitalstruktur des Unternehmens als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen zu analysieren. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mit Mitteln zur automati- sierten Entscheidungsfindung und / oder zum Profiling.

4. Cookies und Ähnliches

Für unser HV-Portal verwenden wir technisch unbedingt erforderliche Cookies, Geräteinfor- mationen in Webserver-Log-Files sowie Web-Storage- und Local-Storage-Elemente (ge- meinsam Cookie-Funktionen). Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt werden. Daraus können wir z.B. erkennen, ob es zwischen Ihrem Gerät und unserem HV-Portal schon eine Verbin- dung gegeben hat, oder welche Sprache oder anderen Einstellungen Sie bevorzugen. Cookies können auch personenbezogene Daten enthalten. Sie können Ihren Browser so einstel- len, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschließen bzw. löschen. Wenn Sie sich gegen den Einsatz von Cookies entscheiden, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unseres HV-Portals oder einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

Die von uns eingesetzten Cookie-Funktionen werden nur zum Zweck der Bereitstellung des HV-Portals, für die Anmeldung und Identifizierung der Aktionäre und zur Missbrauchserken- nung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen technischen Ablaufs der Hauptversammlung verwendet.

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz der Cookie-Funktionen, den Zugriff auf die darin ge- speicherten Daten sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist

• 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), da dies zur Bereitstellung des von Ihnen angefragten HV-Portals erforderlich ist. Die weitere Verar- beitung der mittels der Cookie-Funktionen erhobenen personenbezogenen Daten ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, unseren Aktionären und deren Be- vollmächtigten die Nutzung unseres HV-Portals zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Soweit wir bei der Bereitstellung des HV-PortalCookie-Funktionen verwenden wollen, die für den Betrieb des HV-Portals nicht unbedingt erforderlich sind, wie z.B. Funktions- oder Leis- tungs-Cookies, tun wir dies nur, sofern Sie dafür Ihre Einwilligung erteilt haben.

5. Kategorien von Empfängern der Daten

Unsere Dienstleister, welche zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachberei- tung der Hauptversammlung einschließlich der Bereitstellung des HV-Portals und seiner Funktionen beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von Fraport. Alle unsere Mitarbeiter und

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alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Im Zu- sammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversamm- lung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung können Ihre personenbe- zogenen Daten unter bestimmten Umständen gegenüber anderen ordnungsgemäß ange- meldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigen und ggf. Mitgliedern der Öffentlichkeit, welche die Internetseite der Gesellschaft besuchen oder die öffentlich zugängliche Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen, offengelegt werden (z.B. durch Gewäh- rung der Einsichtnahme in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis, durch Veröffentlichung der von Ihnen gestellten veröffentlichungspflichtigen Anträge oder sonsti- gen Verlangen auf der Internetseite der Gesellschaft, oder indem Aktionäre, die die Haupt- versammlung über das HV-Portal verfolgen, Redebeiträge, die Sie während der Hauptver- sammlung leisten, wahrnehmen können).

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Euro- päischen Union (EU) und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) angehören. Soweit Ak- tionäre aus Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR stammen (Drittstaaten), werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z.B. Einladungen zu Hauptver- sammlungen). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zu Hauptversammlungen unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. In Drittstaaten finden die Rege- lungen der DSGVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, kann in diesen Drittstaaten ein geringeres Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bestehen. Eine Übermittlung ist dennoch erforderlich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da wir Aktionäre aus Drittstaaten nicht von un- serer Informationspflicht ausnehmen dürfen. Mit der Übermittlung erfüllen wir daher unsere vertraglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b)

DSGVO.

6. Datenquellen

Wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre entweder von den Aktionären selbst, aus öffentlich einsehbaren Datenquellen, oder über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbank) bzw. aus den Sitzungsproto- kollen und den dazugehörigen Dokumenten.

Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezoge- nen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der Hauptversammlung oder Ihre Nutzung des HV-Portals betroffen ist.

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7. Speicherdauer

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, sofern sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Nachweis- und Aufbe- wahrungsvorschriften (z.B. nach dem AktG, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) nicht entgegenstehen. Die regelmäßige Speicherfrist be- trägt drei Jahre. Soweit personenbezogene Daten zur Dokumentation der gefassten Haupt- versammlungsbeschlüsse erhoben und verarbeitet werden, erfolgt keine Löschung der ent- sprechenden Daten, da das Unternehmen jederzeit in der Lage sein muss, auch in der Ver- gangenheit gefasste Beschlüsse nachweisen zu können und auf ihre Ordnungsmäßigkeit hin zu überprüfen. Insoweit erfolgt die dauerhafte Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Ver- pflichtungen oder im berechtigten Interesse des Unternehmens. In jedem Fall speichern wir Daten nur dauerhaft, wenn dies zu den genannten Zwecken erforderlich ist.

Soweit gesetzlich geboten oder wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung personen- bezogener Daten haben - etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten anlässlich der Hauptversammlung - ist eine längere Speicherung der Daten möglich. An- schließend werden die personenbezogenen Daten jedoch gelöscht.

8. Betroffenenrechte

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Ihnen folgende Rechte zustehen:

• das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Da- ten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
• das Recht, die unverzügliche Löschung personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
• das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Ein- schränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),
• das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie einem Verantwortli- chen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren For- mat zu erhalten, und zudem diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behin- derung durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO), sowie
• das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen (Recht, Einwilli- gungen zu widerrufen, Art. 7 DSGVO).

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide oder eines Dritten verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Wider- spruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzule- gen (Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO). In diesem Fall werden wir Ihre personen- bezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte

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und Freiheiten überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Aus- übung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezo- genen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, dies im Rahmen einer Be- schwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde geltend zu machen. Zuständig ist neben den anderen in Art. 77 DSGVO genannten Aufsichtsbehörden insbesondere die Aufsichtsbe- hörde des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Im Bundesland Hessen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 31 63

65021 Wiesbaden Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden

Tel.: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide

Der Vorstand

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