GxP German Properties : Bericht des Aufsichtsrats

Bericht des Aufsichtsrats

GxP German Properties AG

Berlin

1. Veränderungen im Vorstand und Besetzung des Aufsichtsrats

Der Vorstand und Aufsichtsrat der GxP German Properties AG haben infolge des Eigentümerwechsels im Berichtszeitraum des Geschäftsjahres 2021 einen vollständigen personellen Wechsel erfahren. Mit Schreiben vom 28. Juni 2021 hat der bis dahin im Berichtszeitraum des Geschäftsjahres 2021 als alleiniger Vorstand amtierende Herr Itay Barlec sein Amt als Mitglied des Vorstands der GxP German Properties AG infolge des Wechsels in der Eigentümerstruktur der GxP German Properties AG mit Wirkung zum Ablauf des 28. Juni 2021 niedergelegt.

Durch Beschluss des Aufsichtsrats vom 28. Juni 2021 wurde Herr Dr. Constantin Plenge zum neuen Vorstandsmitglied mit Wirkung auf den 29. Juni 2021 als alleiniger Vorstand der GxP German Properties AG bestellt.

Infolge des Wechsels in der Eigentümerstruktur der GxP German Properties AG kam es auch zu Neubesetzungen innerhalb des Aufsichtsrats. Die bisherigen Aufsichtsratsmitglieder der GxP German Properties AG, Herr Dr. Markus Beermann, Herr Amir Sagy und Frau Sharon Marckado-Erez legten jeweils ihr Amt als Mitglied des Aufsichtsrats der GxP German Properties AG mit Wirkung zum 15. bzw. 31. Juli 2021 nieder. Die daraus entstandenen Vakanzen im Aufsichtsrat wurden durch die gerichtliche Bestellung von Herrn Ali Otmar, Frau Barbara Wojszycki und Frau Anne-Julie Bellaize zu Mitgliedern des Aufsichtsrats mit Wirkung zum 16. Juli bzw. 1. August 2021 behoben.

Folglich bestand der Aufsichtsrat der GxP German Properties AG ab diesem Zeitpunkt aus den Mitgliedern wie folgt:

• • Herr Ali Otmar, Senior Partner und Head of Investments bei

  Tristan Capital,

• • Frau Barbara Wojszycki, Legal Manager und Managing

  Director bei Tristan Capital Partners in Luxemburg, und

• • Frau Anne-Julie Bellaize, Managing Director - Head of Tax and

  Fund Administration - bei Tristan Capital Partners.

In seiner Sitzung vom 2. August 2021 hat der Aufsichtsrat Herrn Ali Otmar zum Aufsichtsratsvorsitzenden und Frau Barbara Wojszycki zur Stellvertreterin gewählt.

Die ordentliche Hauptversammlung der GxP German Properties AG hat am 14. Dezember 2021 die bereits gerichtlich bestellten Mitglieder des Aufsichtsrats ihrerseits erneut bestellt.

Zur Vermeidung von Doppelberatungen der Aufsichtsratsmitglieder und aufgrund der nur dreiköpfigen Besetzung des Aufsichtsrats wurden keine Ausschüsse des Aufsichtsrats gebildet.

2. Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand

Im abgelaufenen Geschäftsjahr 2021 hat sich der Aufsichtsrat wie in den Vorjahren gewissenhaft und ausführlich mit der Lage und den Aussichten der GxP German Properties AG und ihrer Tochtergesellschaften befasst.

Der Aufsichtsrat nahm dabei seine ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben wahr. Er überwachte und begleitete den Vorstand regelmäßig beratend in der Leitung des Unternehmens. Der Aufsichtsrat konnte sich dabei stets von der Recht-, Zweck- und Ordnungsmäßigkeit der Vorstandsarbeit überzeugen.

Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsrat regelmäßig sowohl schriftlich als auch mündlich, zeitnah und umfassend über alle für die Gesellschaft relevanten Fragen der Strategie, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, der Risikoentwicklung und der Compliance und ist seinen Informationspflichten nachgekommen.

Entscheidungen des Vorstands von grundlegender Bedeutung wurden frühzeitig mit dem Aufsichtsrat abgestimmt. Zu einzelnen Geschäftsvorgängen hat der Aufsichtsrat seine Zustimmung erteilt, soweit dies nach Gesetz, Satzung oder Geschäftsordnung für den Vorstand erforderlich war. Die Mitglieder des Aufsichtsrats hatten stets ausreichend Gelegenheit, sich mit den vorgelegten Berichten und Beschlussvorschlägen des Vorstands kritisch auseinanderzusetzen und eigene Anregungen einzubringen.

Die Überprüfung und Überwachung des Vorstands hat zu keinen Beanstandungen seitens des Aufsichtsrats geführt.

• 3. Sitzungen des Aufsichtsrats

  Im Geschäftsjahr 2021 ist der Aufsichtsrat zu mehreren (einschließlich außerordentlichen) Sitzungen zusammengetreten, die durch entsprechende Protokolle dokumentiert sind. Aufgrund der Kontaktbeschränkungen während der Covid 19-Pandemie fanden diese Sitzungen als Telefonkonferenzen statt. An allen diesen Sitzungen hat der Vorstand teilgenommen. Kein Aufsichtsratsmitglied hat an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats mitgewirkt.

• 4. Tätigkeitsschwerpunkte

  Im Geschäftsjahr 2021 hat sich der Aufsichtsrat in seinen ordentlichen Sitzungen regelmäßig mit dem Verlauf des operativen Geschäftes, der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft und ihrer Tochter- und Beteiligungsgesellschaften sowie dem Abgleich der Geschäftsentwicklung mit der Unternehmensplanung aufgrund der Berichterstattung des Vorstands befasst. Bei den Beratungen des Aufsichtsrats ging es im Berichtsjahr vor allem um die sich stellenden operativen Fragestellungen. Darüber hinaus hat sich der Aufsichtsrat

der Gesellschaft am 8. Dezember 2021 mit dem der Gesellschaft übersandten Schreiben vom gleichen Tag beschäftigt, in dem die Paccard eight AG (damals noch Paccard eight GmbH) mitgeteilt hat, dass sie eine Verschmelzung der Gesellschaft als übertragender Rechtsträger auf die Paccard eight AG als übernehmender Rechtsträger beabsichtigt und dass sie im Zusammenhang mit dieser Verschmelzung die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre der Gesellschaft gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung nach § 62 Abs. 1 und Abs. 5 Satz 1 UmwG i.V.m. §§ 327a ff. AktG (sog. verschmelzungsrechtlicher Squeeze-out) beabsichtigt. Der Aufsichtsrat hat dabei dem Beschluss des Vorstands der Gesellschaft vom gleichen Tag, den verschmelzungsrechtlichen Squeeze-out zu befürworten und alle zur Vorbereitung und Durchführung des verschmelzungsrechtlichen Squeeze-outs erforderlichen Maßnahmen vorzunehmen, zugestimmt.

5. Jahresabschlussprüfung

Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss der GxP German Properties AG zum 31. Dezember 2021 und der Konzernabschluss sowie der Bericht über die Beziehungen zu verbundenen Unternehmen unterliegen keiner Prüfungspflicht durch einen Abschlussprüfer. Sie wurden allen Aufsichtsratsmitgliedern unverzüglich nach deren Aufstellung durch den Vorstand zur Prüfung zur Verfügung gestellt.

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss und den Konzernabschluss eingehend geprüft. Dem Jahresabschluss der Gesellschaft sowie dem Konzernabschluss hat der Aufsichtsrat in der Sitzung am 27. April 2022 nach eigener vorausgehender Prüfung zugestimmt. Er stellte den Jahresabschluss der GxP German Properties AG für das Geschäftsjahr 2021 fest und billigte den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2021.