IBU tec advanced materials : Bericht des Aufsichtsrats

Bericht des Aufsichtsrats der IBU-tec advanced materials AG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2023 bis 31. Dezember 2023

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

es ist die Aufgabe des Aufsichtsrats, die Arbeit des Vorstands der IBU-tec advanced materials AG, Weimar, gemäß Gesetz und Satzung zu überwachen und ihn beratend bei der Leitung des Unternehmens und der Gruppe zu begleiten. Wir haben uns im Geschäftsjahr 2023 regelmäßig, zeitnah und umfassend über die wirtschaftliche und finanzielle Lage, wichtige Geschäftsereignisse sowie über die strategische Planung und Entwicklung der IBU-tec Gruppe informiert.

Überwachung und Beratung des Vorstands

Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsrat sowohl mündlich als auch schriftlich im Rahmen von Präsenz- und virtuellen Sitzungen über alle Sachverhalte und legte alle erforderlichen Unterlagen für Entscheidungen des Aufsichtsrats vor. Die Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Vorstand war sehr konstruktiv und der Vorstand war für Anregungen und Vorschläge des Aufsichtsrats stets offen.

Der Aufsichtsrat war in alle Entscheidungen, die für das Unternehmen bzw. die Gruppe von besonderer Bedeutung waren, eingebunden. Dies betraf vor allem die Fortführung des Strategieprozesses der Gruppe - insbesondere in Bezug auf die Wachstumsbereiche Batteriematerialien und Glascoating, aber auch die zum Jahresende notwendig gewordene Prognoseanpassung. Im Fokus der Beratungen des Aufsichtsrats standen darüber hinaus insbesondere die Auswirkungen der schwierigen gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen auf die Geschäftsentwicklung. Weitere Schwerpunktthemen waren die, die BNT GmbH betreffende Anordnung des Landesverwaltungsamtes und erneut die Umsetzung der Großinvestitionen im Kontext der Mittelverwendung aus der im Geschäftsjahr 2021 durchgeführten Kapitalerhöhung, strategische Kooperationen im Batteriebereich sowie die weitere Detaillierung des Risikomanagementsystems.

Geschäfte, zu denen die Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich war, wurden dem Aufsichtsrat rechtzeitig vorgestellt und in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat getätigt. Der bis zur letzten Hauptversammlung bestellte Vorstandsvorsitzende Herr Weitz und danach im weiteren Jahresverlauf der Alleinvorstand, Herr Leinenbach haben die Aufsichtsratsvorsitzende mindestens einmal im Monat telefonisch über laufende Maßnahmen, die Entwicklung der Liquidität und das Risikomanagement informiert. Der Aufsichtsrat wurde zudem jeden Monat über die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und das Aufsichtsrat-Reporting informiert. Die Fragen des Aufsichtsrats wurden ausführlich und zeitnah beantwortet.

Zusammensetzung

Der Aufsichtsrat der IBU-tec advanced materials AG besteht aus vier Personen. Im Berichtsjahr hat die Hauptversammlung Frau Isabelle Weitz als viertes Mitglied in den Aufsichtsrat gewählt. Bis zum Abschluss der Hauptversammlung am 26. April 2023 gehörten folgende Personen dem Aufsichtsrat der IBU-tec advanced materials AG an:

- Frau Sandrine Cailleteau

Vorsitzende

-	Herr Dr. Jens Thau	Stellv. Vorsitzender
-	Herr Prof. Dr. Achim Kampker	Mitglied des Aufsichtsrats

Arbeitsweise und Tätigkeiten

Der Aufsichtsrat tritt mehrmals im Jahr zusammen, um sich ein Bild von der Lage der IBU-tec advanced materials AG zu machen, wichtige Themen alleine sowie zusammen mit dem Vorstand zu besprechen und Entscheidungen zu treffen. Der Aufsichtsrat bildete keine Ausschüsse.

Insgesamt fanden im Geschäftsjahr vier planmäßige Aufsichtsratssitzungen statt:

-	13. März 2023	virtuell
-	7.	Juli 2023	virtuell
-	8.	September 2023	virtuell
-	8. Dezember 2023	Berlin

Darüber hinaus fand am 28. April 2023 die konstituierende Sitzung des neugewählten Aufsichtsrats statt. Der Aufsichtsrat war bei allen Sitzungen vollständig vertreten. Soweit Maßnahmen des Vorstands der Zustimmung des Aufsichtsrats bedurften, wurde diese jeweils erteilt.

Jahres- und Konzernabschluss 2023

Der Aufsichtsrat hat sich eingehend mit den Jahresabschlüssen der IBU-tec advanced materials AG, der BNT Chemicals GmbH sowie dem Konzernabschluss jeweils zum 31. Dezember 2023 sowie mit dem Lagebericht der Gesellschaft befasst. Die Jahresabschlussunterlagen wurden den Mitgliedern des Aufsichtsrats rechtzeitig vorgelegt. Der in der Hauptversammlung gewählte Abschlussprüfer, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hatte die Abschlüsse zuvor geprüft und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen.

Allen Mitgliedern des Aufsichtsrats lagen die Jahresabschlüsse mit dem Lagebericht für die Gesellschaften sowie die Gruppe, der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers vor. Die Vertreter des Abschlussprüfers KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nahmen an der Beratung der Jahresabschlüsse teil und erläuterten ihre wesentlichen Ergebnisse.

Nach eingehender Prüfung der Jahresabschlüsse und der dazu gehörigen Lageberichte, die keine Einwände ergaben, stimmte der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zu und billigte die Jahresabschlüsse. Die Jahresabschlüsse der IBU-tec advanced materials AG, der BNT Chemicals GmbH sowie des Konzerns sind damit festgestellt.

Dem Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns schloss sich der Aufsichtsrat an.

Weimar, den 14. März 2024

Für den Aufsichtsrat

Sandrine Cailleteau - Vorsitzende