Jenoptik : Informationen zum Datenschutz

Informationen zum Datenschutz

für Aktionäre und Aktionärsvertreter der JENOPTIK

Aktiengesellschaft

anlässlich der ordentlichen Hauptversammlung 2024

Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die JENOPTIK AG (nachfolgend auch "Gesellschaft" genannt) und die Ihnen nach der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (nachfolgend "Datenschutz-Grundverordnung" oder "DSGVO") und dem Bundesdatenschutzgesetz ("BDSG") zustehenden Rechte anlässlich der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 18. Juni 2024 informieren.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Die Kontaktdaten der Gesellschaft als verantwortliche Stelle lauten: JENOPTIK Aktiengesellschaft

Carl-Zeiß-Straße 1

07743 Jena, Deutschland

Telefax: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Die Gesellschaft wird gesetzlich vertreten durch die Mitglieder ihres Vorstands, Herrn Dr. Stefan Traeger, Frau Dr. Prisca Havranek-Kosicek und Herrn Dr. Ralf Kuschnereit.

2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte der JENOPTIK AG Frau Nicole Meerstedt

JENOPTIK AG Carl-Zeiss-Straße 1 07745 Jena

Tel: [phone]

E-Mail:[e-mail]

1 Die Inhalte dieser Einberufung sprechen alle Geschlechter (m/w/d) gleichermaßen an. Zur besseren Lesbarkeit wird in der Regel die männliche Sprache (z.B. Aktionäre) verwendet.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Die Gesellschaft verfügt über Namensaktien. Um den Aktionären und Aktionärsvertretern* die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen, verarbeitet die Gesellschaft auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen im Aktienregister als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der DSGVO folgende personenbezogene Daten:

• vollständiger Name
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• komplette Anschrift (ggfls. von bevollmächtigten Vertretern)
• Informationen über die Aktien (z.B. Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. Aktionärsnummer).

Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Ihre personenbezogenen Daten werden also grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben. Die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer Aktien mitwirkenden Intermediäre leiten ferner für die Führung des Aktienregisters oder die Kommunikation mit Ihnen relevante Angaben (z.B. Staatsangehörigkeit, Anrede oder Geschlecht) über die Clearstream Banking AG, die die technische Abwicklung der Wertpapiergeschäfte vornimmt, an die Gesellschaft weiter. Verkaufen Sie Ihre Aktien, meldet dies der Intermediär bzw. das Kreditinstitut des neuen Erwerbers der Gesellschaft. In diesen Fällen erhält die Gesellschaft Ihre personenbezogenen Daten von den genannten Kreditinstituten und verarbeitet diese ausschließlich zur Führung des Aktienregisters.

Wenn Sie oder Ihr Bevollmächtigter im Zusammenhang mit der Hauptversammlung von dem gesetzlich vorgesehenen Rede- und Auskunftsrecht Gebrauch machen oder einen Gegenantrag, einen Antrag zur Wahl von Abschlussprüfern bzw. einen Antrag zur Ergänzung der Tagesordnung stellen möchten, verarbeitet die Gesellschaft Ihren Namen (oder den Namen Ihres Bevollmächtigten), ggf. den Firmennamen sowie (mit Ausnahme von Ergänzungsanträgen), Ihre Aktionärsnummer, das Geburtsdatum, die Adresse, die Aktienanzahl und Ihre E-Mail-Adresse. Im Falle eines Antrags auf Ergänzung der Tagesordnung oder bei Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen müssen wir einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlichen. Im Rahmen der Generaldebatte werden Sie vom Vorstand unter Namensnennung auf die Bühne gerufen, um anschließend Ihr Rede- bzw. Auskunftsrecht ausüben zu können. Im Rahmen der Fragenbeantwortung wird der Vorstand ggf. Ihren Namen im Sinne einer persönlicheren Ansprache erneut verwenden.

Die Gesellschaft ist gesetzlich verpflichtet, die ordentliche Hauptversammlung durchzuführen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist für die Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung Ihres Stimmrechts sowie Ihrer sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c) und f) DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen

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Bestimmungen des Aktiengesetzes. Falls Sie uns Ihre E-Mail-Adresse zum elektronischen Versand der Einberufung der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt haben oder Ihren Namen am Wortmeldetisch für die Ausübung des Rede- und Auskunftsrechts angegeben haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO.

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten werden ausschließlich zum Zwecke der Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Verfolgung der Hauptversammlung in Ton- und Bild über das Aktionärsportal, zur Nutzung der Vollmachtsformulare, zur Ermöglichung der Stimmrechtsausübung, zur Ermöglichung der Ausübung Ihrer sonstigen Aktionärsrechte bei der Hauptversammlung (einschließlich des Rechts, Ergänzungsanträge zu stellen, des Rede- und Auskunftsrechts, des Rechts Gegenanträge zu stellen und Wahlvorschläge zu unterbreiten,) sowie des Rechts, Widerspruch gegen einen Hauptversammlungsbeschluss einzulegen, zur Erstellung der Niederschrift über den Verlauf der Hauptversammlung sowie zur Erfüllung aktiengesetzlicher Pflichten der Gesellschaft während und nach Durchführung der Hauptversammlung (z.B. zur Zusendung einer nach § 118 Abs.1 Satz 2 oder nach § 129 Abs. 5 angeforderten Bestätigung) verarbeitet.

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden durch die Gesellschaft grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Dritte, welche zum Zweck der Vorbereitung und Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Sie sind als Auftragsverarbeiter in Übereinstimmung mit Artikel 28 Abs. 3 DSGVO vertraglich gebunden und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Bei solchen Dritten handelt es sich z.B. um Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Hauptversammlungsagenturen, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Druck- und Versandanbieter. Hierzu gehört die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstraße 61, D- 80687 München, die von der Gesellschaft als Hauptversammlungsdienstleister beauftragt wurde.

Die Gesellschaft kann zudem zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Über- oder Unterschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen) verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an Behörden (wie z.B. die BaFin) zu übermitteln.

Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die Erläuterungen in der Einberufung zur Hauptversammlung am 18. Juni 2024 im Abschnitt "Rechte der Aktionäre" verwiesen.

5. Verarbeitung der Daten in Staaten außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes

Die Gesellschaft hat nicht die Absicht, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Sollte die Gesellschaft personenbezogene Daten im

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Zusammenhang mit der Vorbereitung und der Durchführung der Hauptversammlung an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.

Sollte eine Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten in einem Land außerhalb des EWR stattfinden, so werden Sie darüber informiert.

6. Dauer der Speicherung

Die Gesellschaft speichert - vorbehaltlich nach der Hauptversammlung in Kraft tretender gesetzlicher Vorschriften - die personenbezogenen Daten aufgrund gegenwärtiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für einen Zeitraum von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand. Im Einzelfall kann es zu einer längeren Speicherung der personenbezogenen Daten kommen, wenn die weitere Verarbeitung der Daten noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung notwendig ist.

7. Ihre Rechte als Betroffener

7.1 Auskunftsrecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten und darüber, wie wir diese Daten erheben, verarbeiten und speichern, Art. 15 DSGVO.

7.2 Recht auf Berichtigung/ Ergänzung

Sie können die Berichtigung bzw. Ergänzung unrichtiger bzw. unvollständiger Sie betreffender Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

7.3 Widerruf einer erteilten Einwilligung

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit ohne Begründung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

7.4 Recht auf Löschung

Sie haben nach Art. 17 DSGVO in bestimmten Situationen das Recht, die Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Zum Beispiel können Sie die Löschung verlangen, wenn die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich sind bzw. unrechtmäßig verarbeitet werden, oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen oder einen Widerspruch gegen die Verarbeitung erklärt haben; Ihre personenbezogenen Daten können wir jedoch nur dann löschen, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zu deren Aufbewahrung besteht bzw. kein vorrangiges Recht zu deren Aufbewahrung vorliegt.

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7.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO auch die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.

7.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben in bestimmten Fällen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Zugleich haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln bzw. sofern technisch machbar, von uns übermitteln zu lassen, Art. 20 DSGVO.

7.7 Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen

7.8 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO oder sonstiges Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsicht ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI); Postfach 90 04 55; 99107 Erfurt; E-Mail: [e-mail].

Sie können Ihre Beschwerde aber auch an jede andere Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes eines mutmaßlichen Verstoßes einlegen.

8. Ihr Zugriff im Aktionärsportal

Sie haben im Aktionärsportal unter www.jenoptik.de/investoren/hauptversammlungjederzeit Zugriff auf die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben. Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte an Ihre Depotbank, die etwaig erforderliche Änderungen im Aktienregister veranlassen wird.

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