SFC Energy : Datenschutzinformationen im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke der Hauptversammlung

Ordentliche Hauptversammlung der SFC Energy AG am 16. Mai 2024

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der SFC Energy AG und deren Bevollmächtigte im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwe- cke der Hauptversammlung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. Aus diesem Grund möchten wir Sie mit den nachfolgenden Hinweisen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die SFC Energy AG im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bun- desdatenschutzgesetzes (BDSG) zustehenden Rechte informieren.

Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2024 als physische Hauptversammlung durch. Eine Teil- nahme unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln mit der Möglichkeit der elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung ist nicht vorgesehen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

SFC Energy AG Eugen-Sänger-Ring 7 85649 Brunnthal Tel: [phone]E-Mail: [e-mail]

Den Datenschutzbeauftragten der SFC Energy AG erreichen Sie bei Fragen zu diesen Datenschutz- informationen per Post oder per E-Mail unter folgender Adresse:

DataCo GmbH Nymphenburger Str. 86 80636 München

E-Mail: [e-mail]

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Im Zusammenhang mit unserer Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre und ggf. ihrer Bevollmächtigten:

• Vor- und Nachname, ggf. Titel;
• Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse);
• aktionärs- und aktienbezogene Daten (z.B. Aktionärskategorie - natürliche oder juristische Per- son, Aktiengattung, Depotbank, Besitzart der Aktie, Aktienanzahl); und
• sonstige Daten, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung anfallen (z.B. Nummer der Eintrittskarte, Nummer der Stimmkarte, Abstimmverhalten, Anträge, Wahlvorschläge, sonstige Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten).

Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforder- lich sind, wie z.B. die Telefonnummer.

3. Woher erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktio- näre entweder von den Aktionären selbst, oder über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotaktien).

Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Da- ten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der Hauptversammlung betroffen ist.

4. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften für die folgenden Zwecke.

a) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Hauptversammlung vorzubereiten, durch- zuführen und nachzubereiten und um unsere in diesem Zusammenhang bestehenden gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen, insbesondere um

• die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zu der Hauptversamm- lung abzuwickeln (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Versand von Eintrittskarten, Identi- tätsprüfung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses und Bereithalten zur Einsichtnahme) und
• den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Haupt- versammlung zu ermöglichen (insbesondere Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Wei- sungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie Ausübung des Stimm-,Antrags-, Rede- und Auskunftsrechts sowie des Rechts zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Haupt- versammlung).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ggf. ferner zur Bereitstellung von Unter- nehmensinformationen und zur Kontaktpflege zu unseren Aktionären (Investor Relations).

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Aus- übung einzelner Rechte nicht ermöglichen.

Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirt- schaftsprüfer, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu las- sen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

b) Verarbeitung im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen

Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Als Rechtsgrund- lage für die Verarbeitung dienen in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

1. Verarbeitung zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten, insbesondere Aufbewahrungs- pflichten

Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weite- rer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und

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steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklä- rung bei der Bevollmächtigung des von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsver- treters drei Jahre nachprüfbar festzuhalten. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen die maßgebliche Rechtsgrundlage.

d) Verarbeitung zur Anmeldung und Durchführung der Besichtigung des Werksgeländes

Sofern Sie sich für die Besichtigung des Werksgeländes im Anschluss an die Hauptversammlung angemeldet haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch, um die Besichtigung des Werksgeländes vorzubereiten und durchzuführen. Wir haben ein berechtigtes Interesse, interessier- ten Aktionären, die sich freiwillig dafür anmelden, eine Besichtigung unseres Werksgeländes anzu- bieten und dahingehend die Verbindung zu den Aktionären zu stärken. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

5. An welche Empfänger werden Ihre Daten von uns ggf. weitergegeben und wohin übermitteln wir Ihre Daten?

Zur Abwicklung der Hauptversammlung nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Hauptversammlungs-Einladungen und Aktionärsmitteilungen, sowie für die Durchführung der Hauptversammlung. Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns jedoch nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausfüh- rung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von ex- ternen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung können Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen gegenüber anderen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigen offengelegt werden (z.B. durch Gewährung der Einsichtnahme in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis, durch Veröffentlichung der von Ihnen gestellten veröffentlichungspflichtigen Anträge oder sonstigen Verlangen über die in der Einladung zur Haupt- versammlung beschriebenen Kommunikationswege).

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestim- mungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungs- pflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).

Ihre Daten werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union (EU) und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) angehören. Soweit Aktionäre aus Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR stammen (Drittstaaten), werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukom- men lassen (z.B. die Einladung zur Hauptversammlung). Sollten in diesen Mitteilungen auch perso- nenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zur Hauptversammlung unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. In Drittstaa- ten finden die Regelungen der DSGVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessen- heitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, kann in diesen Drittstaaten ein geringeres Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bestehen. Eine Übermittlung ist dennoch erforder- lich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da wir Aktionäre aus Drittstaaten nicht von unserer Informationspflicht ausnehmen dürfen. Mit der Übermittlung erfüllen wir daher unsere ver- traglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungs- pflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonsti- gen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten. Darüber hinaus

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bewahren wir Daten auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch unser Unternehmen geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist. Bitte wenden Sie sich bei spezifischen Fragen zur Speicherdauer an un- seren Datenschutzbeauftragten.

7. Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu?

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie als Betroffener das Recht,

• Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Aus- kunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
• unverzügliche Löschung personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO) sowie
• die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und zu- dem diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortli- chen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der SFC Energy AG oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widerspre- chen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. In diesem Fall werden wir Ihre perso- nenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Ver- teidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die oben genannten Rechte können Sie unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse unseres Daten- schutzbeauftragten geltend machen. An unseren Datenschutzbeauftragten können Sie sich auch wenden, wenn Sie eine Beschwerde im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Da- ten einreichen und den Sachverhalt unmittelbar mit uns klären möchten.

Unabhängig davon haben Sie als Betroffener das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzauf- sichtsbehörde.

Stand der Informationen in diesem Dokument: April 2024

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