Splendid Medien : Datenschutzhinweise

Hauptversammlung der Splendid Medien AG am 6. Juni 2024

Hinweise zum Datenschutz

betreffend die Hauptversammlung 2024 der Splendid Medien AG

Der Schutz der personenbezogenen Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern an der Hauptversammlung, wie etwa Journalisten und Gästen (Aktionäre und sonstige Teilnehmer insgesamt auch "Teilnehmer") hat für die Splendid Medien AG einen hohen Stellenwert. Die Splendid Medien AG beachtet dabei die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO"). Die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Teilnehmerdaten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind nachstehend zusammengestellt.

• Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern ist die Splendid Medien AG, Lichtstr. 25, 50825 Köln. Die Gesellschaft wird vertreten durch den Vorstand, Herrn Andreas R. Klein. Auch der Datenschutzbeauftragte der Splendid Medien AG ist über diese Kontaktdaten sowie über [e-mail] erreichbar.
• Die Splendid Medien AG verarbeitet im Falle von Aktionären Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Informationen zu den Aktien (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), die wir von Intermediären erhalten (z.B. Banken). Des Weiteren verarbeitet die Splendid Medien AG die ggf. vom Aktionär selbst gegenüber der Splendid Medien AG mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten (wie etwa Anträge, Ergänzungsverlangen) sowie ggf. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung ("Aktionärsdaten").
• Die Verarbeitung der Aktionärsdaten erfolgt, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen; Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. §§ 67e, 118 ff. AktG. Die Verarbeitung der Aktionärsdaten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung der Daten können die Aktionärsrechte in der Hauptversammlung nicht ausgeübt werden.
• Die Splendid Medien AG verarbeitet im Falle von sonstigen Teilnehmern die aus dem jeweiligen Anmeldeformular ersichtlichen Teilnehmerdaten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse sowie Angaben zum Grund der Teilnahme an der Hauptversammlung) sowie die ggf. vom Teilnehmer gegenüber der Splendid Medien AG mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung.
• Die Verarbeitung der sonstigen Teilnehmerdaten erfolgt zur Wahrung des berechtigten Interesses der Splendid Medien AG und ihrer Aktionäre an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Die Verarbeitung der von der Splendid Medien AG im Anmeldeformular als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann dem jeweiligen Teilnehmer die Teilnahme an der Hauptversammlung nicht ermöglicht werden.
• Die Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern können von der Splendid Medien AG gegenüber den im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung tätigen Dienstleistern im erforderlichen Umfang mitgeteilt werden, damit diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe bzw. auf Weisung der Splendid Medien AG verarbeiten.

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• Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Aktionärsdaten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären verweisen wir auf die Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 Aktiengesetz, die in der Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2024 der Splendid Medien AG genannt sind.
• Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahren. Darüber hinaus bewahrt die Splendid Medien AG personenbezogene Daten von Aktionären auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind und nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
• Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer hat ein Recht auf Auskunft über seine personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO, auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO, auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO, auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, soweit die Datenverarbeitung auf berechtigte Interessen gestützt wird, Artikel 21 DSGVO. Zudem kann eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung dieser Rechte kann sich ein Aktionär und sonstiger Teilnehmer jederzeit (z.B. per Post an Splendid Medien AG, Lichtstr. 25, 50825 Köln oder per E-Mail an [e-mail]) an die Splendid Medien AG wenden. Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer ist zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz seiner Wahl einzulegen, Artikel 77 DSGVO.

Köln, im April 2024

Splendid Medien AG

Der Vorstand

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