Fresenius Medical Care : Datenschutzinformationen für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten

Datenschutzinformationen

für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten

zur ordentlichen Hauptversammlung am 16. Mai 2024

der

Fresenius Medical Care AG

Hof (Saale)

ISIN: DE0005785802 // WKN: 578580

ISIN: US3580291066 // CUSIP: 358029106

Die Fresenius Medical Care AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten.

Im Folgenden erhalten Sie Informationen zum datenschutzrechtlichen Verantwortlichen und dem Datenschutzbeauftragten (1.). Außerdem erhalten Sie im Folgenden Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten (2.) sowie die Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung (3.).

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

1. Verantwortlicher
   Fresenius Medical Care AG
   Else-Kröner-Straße 1, 61352 Bad Homburg v. d. Höhe, Deutschland Telefon: [phone]
   E-Mail: [e-mail]
   Die Gesellschaft wird vertreten durch ihren Vorstand.
2. Datenschutzbeauftragter
   Giovanni Brugugnone
   c/o Fresenius Medical Care AG
   Else-Kröner-Straße 1, 61352 Bad Homburg v. d. Höhe, Deutschland

Datenschutzbeauftragter

E-Mail: [e-mail]

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1. Personenbezogene Daten und deren Quellen

Die Fresenius Medical Care AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptver- sammlung folgende personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmäch- tigten, um diesen die Ausübung ihrer Aktionärsrechte in Bezug auf die Hauptver- sammlung zu ermöglichen:

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• Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse,
• Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien,
• dem Aktionär vom Letztintermediär verliehene eindeutige Kennung, Nummer des Depotkontos des Aktionärs,
• Nummer der Eintrittskarte,
• die dem Aktionär zugeteilten Zugangsdaten zum passwortgeschützten Voll- machts- und Weisungssystem der Gesellschaft,
• die IP-Adresse, von der aus der Aktionär oder sein Bevollmächtigter das passwortgeschützte Vollmachts- und Weisungssystem der Gesellschaft nutzt, weitere Protokolldaten, die bei Nutzung des passwortgeschützten Voll- machts- und Weisungssystems technisch bedingt anfallen (Typ und Version des Webbrowsers, verwendetes Betriebssystem, übertragene Datenmenge, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Internetseite, Seite, Datum und Uhr- zeit des Abrufs)
• die Stimmabgabe in der Hauptversammlung,
• der Inhalt der vom Aktionär gestellten Fragen und der Inhalt ihrer Beantwor- tung sowie Redebeiträge und ein gegebenenfalls erhobener Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, sowie der Inhalt etwaiger Ergän- zungsverlangen, Anträge und Wahlvorschläge,
• gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär Bevollmächtigten, die Vollmachtserteilung einschließlich eventueller Wei- sungen an ihn und dessen vom Letztintermediär verliehene eindeutige Ken- nung.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären oder ihren Bevoll- mächtigten im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden oder bei der Durchführung der Hauptversammlung (einschließlich der Nutzung des passwortgeschützten Vollmachts- und Weisungssystems des Gesellschaft) anfallen, übermittelt die das jeweilige Depot führende Bank oder der jeweilige Letztintermediär im Sinne von § 67c Abs. 3 Aktiengesetz ("AktG") deren personenbezogenen Daten an die Fresenius Medical Care AG. Die dem Aktionär zugeteilten Zugangsdaten zum passwortgeschützten Vollmachts- und Weisungssystem der Gesellschaft sowie die IP-Adresse, von der aus der Aktionär oder sein Bevollmächtigter das passwortge- schützte Vollmachts- und Weisungssystem der Gesellschaft nutzt, werden der Ge- sellschaft von dem von ihr mit der Durchführung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister mitgeteilt.

2.2. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Fresenius Medical Care AG verarbeitet die personenbezogenen Daten der Akti- onäre und ihrer Bevollmächtigten, soweit dies zur Abwicklung der Ausübung der Ak- tionärsrechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erforderlich ist.

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Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG.

Die Fresenius Medical Care AG verarbeitet die IP-Adresse, von der aus der Aktionär oder sein Bevollmächtigter den passwortgeschützten Vollmachts- und Weisungssys- tem der Gesellschaft nutzt, sowie weitere Protokolldaten, die bei Nutzung des pass- wortgeschützten Vollmachts- und Weisungssystems der Gesellschaft technisch be- dingt anfallen, außerdem, soweit dies zur Bereitstellung des passwortgeschützten Vollmachts- und Weisungssystems der Gesellschaft und der Gewährleistung der Si- cherheit der hierfür eingesetzten IT-Infrastruktur erforderlich ist. Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung rechtlicher Verpflich- tungen) in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Inte- ressenabwägung). Das berechtigte Interesse der Fresenius Medical Care AG ist die Bereitstellung des passwortgeschützten Vollmachts- und Weisungssystems der Ge- sellschaft sowie die Gewährleistung der Sicherheit der hierfür eingesetzten IT- Infrastruktur.

Außerdem speichert die Fresenius Medical Care AG personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbe- wahrungspflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Darüber speichert die Fresenius Medical Care AG personenbezogene Daten der Ak- tionäre und ihrer Bevollmächtigten ggf. weiter, soweit dies zur Geltendmachung, Aus- übung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Interessenabwägung). Das be- rechtigte Interesse der Fresenius Medical Care AG ist die Geltendmachung, Aus- übung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2.3. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Fresenius Medical Care AG speichert diese personenbezogenen Daten für die vorgenannten Zwecke nur so lange, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist.

Für die vorgenannten Zwecke beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Ist ein Aktionär nicht mehr Aktionär der Gesellschaft, speichert die Fresenius Medical Care AG dessen personenbezogene Daten auf der Grundlage von § 67e Abs. 2 Satz 1 AktG vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für höchstens zwölf Monate.

Eine längere Speicherung erfolgt gemäß § 67e Abs. 2 Satz 2 AktG vorbehaltlich an- derer gesetzlicher Regelungen nur, solange dies für etwaige Rechtsverfahren zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In diesem Fall speichert die Fresenius Medical Care AG die Daten bis zur Been- digung des jeweiligen Rechtsverfahrens.

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Protokolldaten, die bei Nutzung des Vollmachts- und Weisungssystems der Gesell- schaft technisch bedingt anfallen, werden maximal für einen Zeitraum von 7 Tagen in sog. Log-Dateien gespeichert, es sei denn, dass ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt (z.B. ein DDoS-Angriff). Im Fall eines sicherheitsrelevanten Ereignisses wer- den Log-Dateien bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des sicherheitsre- levanten Ereignisses gespeichert.

2.4. Empfänger personenbezogener Daten

Für die oben genannten Zwecke verarbeitet folgender Dienstleister die oben genann- ten Daten im Auftrag (als sog. Auftragsverarbeiter) für die Fresenius Medical Care AG:

Computershare Deutschland GmbH & Co. KG Elsenheimerstr. 61, 80687 München, Deutschland

Der Dienstleister erhält von der Fresenius Medical Care AG nur solche personenbe- zogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Fresenius Medical Care AG.

Im Übrigen stellt die Fresenius Medical Care AG die personenbezogenen Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionären und ihren Bevollmächtigten so- wie Dritten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung. Insbeson- dere trägt die Fresenius Medical Care AG Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, wenn sie in der Hauptversammlung durch einen von der Gesellschaft benannten Stimm- rechtsvertreter unter Offenlegung ihres Namens vertreten werden sollten, unter An- gabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der Hauptversamm- lung ein. Diese Daten können Aktionäre und ihre Bevollmächtigten während der Hauptversammlung und Aktionäre auch bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG einsehen. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die Erläuterungen in Abschnitt III Ziffer 6 lit. a) und Ziffer 6 lit. b) der Einladung zur Hauptversammlung der Gesellschaft verwiesen.

Sofern Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten von ihrem Auskunftsrecht nach

• 131 Abs. 1 AktG Gebrauch machen oder sich in sonstiger Weise zu Wort melden, kann dies unter Nennung des Namens und ggf. Wohnort bzw. Sitz des fragenden Aktionärs und/oder seines Bevollmächtigten erfolgen. Während der Hauptversamm- lung behandelte Fragen können nur von den anderen in der Hauptversammlung an- wesenden Aktionären und ihren Bevollmächtigten zur Kenntnis genommen werden. Im Fall von Ergänzungsverlangen nach § 122 Abs. 2 AktG und im Fall von Gegenan- trägen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG werden diese unter Ab- schnitt III Ziffer 6 lit. a) und Ziffer 6 lit. b) der Einladung zur Hauptversammlung näher erläutert, öffentlich zugänglich gemacht und in der Hauptversammlung gegebenen- falls zur Abstimmung gestellt.

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1. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
   Aktionäre und deren Bevollmächtigte sind im Zusammenhang mit der Hauptver- sammlung nicht dazu verpflichtet, der Fresenius Medical Care AG die oben genann- ten Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vor- geschrieben. Die Daten sind auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Für die Ausübung von Aktionärsrechten in Bezug auf die Hauptversammlung ist die An- gabe der personenbezogenen Daten jedoch zwingend erforderlich.
   Wenn Aktionäre und deren Bevollmächtigte die Daten nicht bereitstellen, kann die Fresenius Medical Care AG die Ausübung von Aktionärsrechten in Bezug auf die Hauptversammlung nicht ermöglichen.
2. Keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
   Die Fresenius Medical Care AG nimmt auf Grundlage der personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und Abs. 4 DS-GVO vor.
3. Verwendung von technisch erforderlichen Cookies bzw. WebStorage-Objekten in passwortgeschütztem Vollmachts- und Weisungssystem der Gesellschaft
   Um den Betrieb des passwortgeschützten Vollmachts- und Weisungssystems sicher zu gewährleisten und die Nutzung bestimmter Funktionen des Systems zu ermögli- chen, werden technisch unbedingt erforderliche Cookies bzw. WebStorage-Objekte verwendet. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Endgerät der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten bei Nutzung des Vollmachts- und Weisungs- systems abgelegt werden. Bei einem erneuten Aufruf des Vollmachts- und Weisungs- systems mit demselben Endgerät kann das Cookie bzw. WebStorage-Objekt und die darin gespeicherten Informationen abgerufen werden. Aktionäre und ihre Bevoll- mächtigte können den Einsatz von Cookies bzw. WebStorage-Objekten über die Browsereinstellung generell unterbinden. Das vollständige Blockieren aller Cookies bzw. WebStorage-Objekte kann jedoch unter Umständen dazu führen, dass das passwortgeschützte Vollmachts- und Weisungssystem nicht genutzt werden kann.

3. Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung

In Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten als betroffene Personen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

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• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
• Recht auf Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Auf folgendes Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO sei besonders hinge- wiesen:

Recht auf Widerspruch aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben (Art. 21 Abs. 1 DS-GVO)

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben als betroffene Personen gemäß Art. 21Abs. 1 DS-GVOdas Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenenDaten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVOerfolgt (siehe Ziff.2.2.), Wider- spruch einzulegen.

Im Fall eines Widerspruchs verarbeitet die Fresenius Medical Care AG die personen- bezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, die Fresenius Medical Care AG kann zwin- gende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten als betroffene Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Ver- teidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung ihrer Rechte können sich betroffene Personen unter den oben genann- ten Kontaktinformationen an die Fresenius Medical Care AG oder deren Datenschutz- beauftragten wenden. Zudem haben Aktionäre und ihre Bevollmächtigten als be- troffene Personen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO). Dieses Beschwerderecht können betroffene Personen insbeson- dere bei der Aufsichtsbehörde des (Bundes-) Landes einlegen, in dem sie ihren Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort haben, oder bei der Datenschutzbehörde des Bundeslandes Hessen (Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informati- onsfreiheit, HBDI), in dem die Fresenius Medical Care AG ihren Geschäftssitz hat.

Nähere Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung und den Rechten betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung ihrer per- sonenbezogenen Daten finden Sie in der online erhältlichen Informa- tionsbroschüre des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und dieInformationsfreiheit (BfDI).

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