KPS : Nilfisk implementiert SAP Concur auf globaler Ebene

Kopenhagen, 21. Januar 2021. Nilfisk implementiert SAP Concur auf globaler Ebene und erhält vollständige Transparenz bezüglich Ausgaben sowie die papierlose Abwicklung der Prozesse im gesamten Unternehmen in APAC und EMEA. Das Unternehmen nützt die Zeit während der Covid-Krise, um bei Wiedereröffnung des Reiseverekehrs mit vereinheitlichen globalen und effizienteren Prozessen starten zu können.

Das dänische Unternehmen Nilfisk wurde mit der Vision gegründet, Produkte von höchster Qualität zu produzieren und weltweit zu vertreiben, und das seit mehr als hundert Jahren. Heute bietet Nilfisk ein umfangreiches Sortiment an Premium-Reinigungsprodukten und ein zuverlässiges Aftermarket-Angebot für den professionellen Markt. Die Hauptproduktlinien sind Bodenpflegegeräte, Staubsauger und Hochdruckreiniger sowie ein breites Sortiment an Haushaltsstaubsaugern und Hochdruckreinigern weltweit. Nilfisk hat weltweit ca. 4.900 Mitarbeiter und einen Umsatz von 967 Mio. EUR im Jahr 2019.

Sich schnell verändernde Märkte, steigende geopolitische Spannungen und die Covid-19-Pandemie stellen globale Unternehmen vor noch nie dagewesene Herausforderungen:

'In diesem Jahr hat die Covid-19-Pandemie nicht nur Effizienz, sondern auch Resilienz für viele Unternehmen in den Vordergrund gerückt. Dies trifft auch für die Reisespesen gemessen an den Gesamtkosten zu. Deshalb benötigen wir belastbare, hoch automatisierte und zuverlässige Prozesse bei völliger Transparenz. Covid-19 hat die Dringlichkeit der Umgestaltung des Reisekostenprozesses nur noch sichtbarer gemacht', erläutert Andreas Pagh Andersen, Senior Project Manager/Architekt, KPS.

Nilfisk entschied sich im Rahmen von Covid-19 für die Implementierung von SAP Concur. Renny Ulka, Head of Back Office IT, erklärt den Grund:

'Wir müssen uns auf die sich verändernden Märkte und die Nachfrage unserer Mitarbeiter einstellen und brauchen mehr Einblick in unsere Ausgaben. Uns war ganz klar, dass wir dafür unsere Reise- und Spesenmanagementprozesse optimieren müssen. Selbst wenn wir temporär einen signifikanten Rückgang bei Reise- und Spesenausgaben sehen, haben wir nun eine großartige globale Lösung, sobald es wieder aufwärts geht. Wir schulden hier auch unseren Mitarbeitern den bestmöglichen Prozess.'

Geschäftsreisen werden mit der Zeit zurückkehren. Unternehmen können sich gerade zum jetzigen Zeitpunkt gut darauf vorbereiten. Transparenz bezüglich Veränderungen und gleichzeitig die Sicherheit der Reisenden im Blick zu haben, wird von Vorteil sein.

Die Optimierung des Reise- und Spesenprozesses bringt einige große Vorteile mit sich, wie Kirsten Koefoed Nilsson, Global Process Owner PtP, verrät:

'Eine welteite Prozess- und Berichtsstruktur für Reisen und Spesen bei Nilfisk führen zu Standardisierung und Transparenz unserer Reiseausgaben sowie zur Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands. Außerdem sehen wir eine viel schlankere Zusammenarbeit mit der Finanzabwicklung bei Wipro, die unser Finanzpartner ist.'

KPS implementierte die Lösung in einem virtuellen Team, das von Kopenhagen bis Singapur aus arbeitete. 'Es war erstaunlich zu sehen, wie reibungslos die digitale Zusammenarbeit funktionierte - mit allen Projektmitgliedern, von welchen viele von zu Hause aus in den verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeiteten', bekräftigt Mette Staunsager, Senior Consultant bei KPS.

'Die Kombination aus der Erfahrung der KPS-Berater und der Fähigkeit des Nilfisk-Teams, dieses Projekt komplett virtuell durchzuführen sowie der Unterstützung durch SAP Concur hat Nilfisk eine Lösung beschert, mit der wir unsere Endanwender und Back-Office-Mitarbeiter wirklich unterstützen können und einen viel besseren Einblick in unsere Ausgaben in diesem Bereich haben', sagt Anders Friis Liechti, SVP IT & Transformation bei Nilfisk.'