NORMA : Datenschutzinformationen

Datenschutzinformationen für Aktionäre und ihre Vertreter

Für die NORMA Group SE hat der Schutz personenbezogener Daten einen hohen Stellenwert. Hier informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die NORMA Group SE, wenn Sie

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Aktionär der NORMA Group SE sind oder

von einem Aktionär der NORMA Group SE als Vertreter für die Hauptversammlung be- nannt worden sind.

Außerdem erhalten Sie Informationen über Ihre Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten.

Die NORMA Group SE verarbeitet Ihre Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes ("BDSG"), des Aktiengesetzes ("AktG") und der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - "DSGVO").

Sofern Sie nach der Lektüre dieser Datenschutzinformation noch Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten, den Sie wie folgt erreichen können:

• unter der Anschrift
  NORMA Group SE Data Protection Office Edisonstr. 4
  63477 Maintal,
• unter der E-Mail-Adresse [e-mail], oder
• unter der Telefon-Nummer [phone].

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten?
   Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinn des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die NORMA Group SE, Edisonstr. 4, 63477 Maintal.

1. Welche Daten werden verarbeitet?
   Die NORMA Group SE verarbeitet insbesondere folgende personenbezogene Daten:

1. 1. Name, Geburtsdatum, Postanschrift und elektronische Adresse des Aktionärs,
   2. Stückzahl der vom Aktionär gehaltenen Aktien,
   3. Aktionärsnummer sowie Datum des Erwerbs der Aktien,
   4. Staatsangehörigkeit des Aktionärs,
   5. Verwahrart der Aktien und verwahrende Bank,
   6. Name und Wohnort des Aktionärsvertreters (ggf. einschließlich Anschrift, E-Mail- Adresse sowie Telefon- und/oder Telefaxnummer),
   7. Informationen zu Vollmachten und Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesell- schaft,
   8. Informationen aus Stimmrechtsmitteilungen.
2. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden die personenbezo- genen Daten verarbeitet?

1. Die NORMA Group SE verarbeitet die unter II.1 bis II.5 genannten Daten von Aktionären für die Führung des gesetzlich vorgeschriebenen Aktienregisters. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind insoweit §§ 67, 67e Abs. 1 AktG. § 67 AktG verpflichtet grundsätzlich jeden Aktionär, der Gesellschaft die Daten nach II.1 und II.2 mitzuteilen. Regelmäßig übermitteln aber die Intermediäre (also z.B. Kreditinstitute), die am Erwerb oder der Aufbewahrung der Aktien mitwirken, die erforderlichen Informationen gemäß § 67 Abs. 4 AktG. Dies geschieht über die Clearstream Banking Aktiengesellschaft, Frankfurt am Main, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapier- geschäften und die Verwahrung der Aktien für die Intermediäre wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird dies ebenfalls über die Clearstream Banking Aktiengesellschaft an die NORMA Group SE gemeldet.
2. Die NORMA Group SE verarbeitet die unter II.1 bis II.3 sowie II.5 bis II.8 genannten Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten ferner für die Organisation von Haupt- versammlungen. Rechtsgrundlagen dafür sind § 67e Abs. 1 AktG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen Vorschriften des AktG und Art. 9 Abs. 1 lit c) der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE) (SE-Verordnung) sowie weitergehend Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO zur Wah- rung berechtigter eigener Interessen der NORMA Group SE an der effektiven und rechts- konformen Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung. Die Daten werden, soweit sie nicht von der Clearstream Banking Aktiengesellschaft mitgeteilt wurden, der Gesellschaft von den Betroffenen selbst oder von ihren Depotbanken mitgeteilt.

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1. Soweit es zur Erfüllung weiterer gesetzlicher oder aufsichtsbehördlicher Pflichten erfor- derlich ist, verarbeitet die NORMA Group SE die unter II. genannten Daten auch zu die- sen Zwecken. Dazu gehören etwa die Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen ge- mäß § 40 Abs. 1 WpHG sowie die Umsetzung weiterer aktien-,handels-, und steuerrecht- licher oder sonstiger anwendbarer Transparenz-,Melde-, Publikations- und Aufbewah- rungspflichten. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO in Verbin- dung mit den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften.
2. Darüber hinaus verarbeitet die NORMA Group SE die unter II.1 bis II.3 und II.5 genann- ten Daten zur Wahrung berechtigter eigener Interessen für die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär, sowie für Analysen und statistische Auswertungen zur Ermittlung der Ak- tionärsstruktur der NORMA Group SE. Rechtsgrundlagen sind insoweit § 67e Abs. 1 AktG und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

Widerspruchsrecht

Betroffene Personen können der unter III.2 und III.4 erläuterten Verarbeitung ihrer Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der NORMA Group SE widersprechen, wenn sich aus ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entge- genstehen. Die NORMA Group SE wird diese Verarbeitung beenden, sofern nicht ein zwingendes schutzwürdiges Interesse der NORMA Group SE an dieser Verarbeitung be- steht. Ein Widerspruch kann über die oben genannten Kontaktdaten geltend gemacht wer- den.

IV. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn sie für die beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Die Regelaufbewah- rungsfrist für im Aktienregister gespeicherte Daten beläuft sich auf zehn Jahre nach dem Verkauf der Aktien. Die Speicherfrist für personenbezogene Daten, die im Zusammen- hang mit der Hauptversammlung verarbeitet werden, beträgt regelmäßig drei Jahre. In Einzelfällen können Daten auch länger (bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfris- ten) aufbewahrt werden, wenn diese Daten für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen der NORMA Group SE oder die Abwehr von gegen die Gesellschaft gerichteten Ansprü- chen erforderlich sind. Erlangt die Gesellschaft Kenntnis davon, dass ein Aktionär nicht mehr Aktionär der Gesellschaft ist, werden dessen personenbezogene Daten gemäß § 67e Abs. 2 AktG und vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen noch höchstens für zwölf Monate gespeichert, sofern die Daten nicht mehr für etwaige rechtliche Auseinanderset- zungen benötigt werden.

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1. Werden meine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben?

1. Die NORMA Group SE bedient sich für bestimmte Prozesse (z.B. Führung des Aktien- registers, Organisation der Hauptversammlung) der Unterstützung externer Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister,HV-Dienstleister, Rechtsberater), die zur Erbringung dieser Dienstleistungen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Diese Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und erfüllen hohe Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Sie sind zu strikter Verschwiegenheit verpflichtet und verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach den Weisungen der NORMA Group SE.
2. Das Aktionärsportal der Gesellschaft im Internet unter https://nor- magroup.com/corp/de/investoren/hauptversammlung/aktionaersservice/ wird im Auftrag der NORMA Group SE von der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsen- heimerstr. 61, 80687 München ("Computershare") bereitgestellt und betrieben. Personen- bezogene Daten von Aktionären werden in der Anwendung ausschließlich im Rahmen einer zwischen der NORMA Group SE und Computershare vertraglich geregelten Auf- tragsverarbeitung erhoben, verarbeitet und genutzt. Eine Nutzung der personenbezogenen Daten durch Computershare zu eigenen Zwecken findet nicht statt.
3. Die im Teilnehmerverzeichnis nach § 129 AktG aufgeführten Daten sind für andere Ak- tionäre der NORMA Group SE einsehbar.
4. Stimmrechtsmitteilungen (z.B. gemäß § 40 Abs. 1 WpHG), Verlangen (z.B. gemäß § 122 Abs. 1, 2 AktG), Anträge (z.B. gemäß §§ 126, 127 AktG) oder ähnliches, die von der Gesellschaft zu veröffentlichen sind, sind mit den dabei anzugebenden Daten je nach dem von der Gesellschaft gewählten Medium der Öffentlichkeit bzw. zumindest den anderen Aktionären und Aktionärsvertretern zugänglich.
5. Außer in den in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Fällen gibt die NORMA Group SE Ihre Daten ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weiter, wenn die NORMA Group SE dazu durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche An- ordnung verpflichtet ist (z.B. an Behörden bei Überschreiten gesetzlicher Meldeschwel- len).

VI. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine personenbezogenen Daten?

1. Sie haben einen Anspruch auf Auskunft über die von der NORMA Group SE gespeicher- ten personenbezogenen Daten und bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Vorausset- zungen einen Anspruch auf Berichtigung, Löschung und auf Einschränkung der Verar- beitung. Sie haben zudem das Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Dies schließt das Recht ein, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. So- fern dies technisch möglich ist, können Sie auch verlangen, dass die NORMA Group SE die personenbezogenen Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermittelt.

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2. Sie können sich außerdem mit Beschwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden, den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Strese-mann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

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