USU Software : Nachhaltigkeitsbericht

USU Software AG

Inhalt

Vorwort

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Allgemeine Informationen

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Strategie	5
Strategische Analyse und Maßnahmen	5
Wesentlichkeit	8
Ziele und Umsetzungsstatus	12
Prozessmanagement	13
Umwelt	20
Gesellschaft	25

Vorwort

In einer Zeit, in der Vertrauen und Zuverlässigkeit Schlüsselwerte in der digitalen Wirtschaft darstellen, wurde die USU-Gruppe Ende 2023 zum dritten Mal in Folge mit dem Siegel "Höchs- tes Vertrauen" ausgezeichnet. Grundlage der Focus-Studie in Zusammenarbeit mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsfor- schung GmbH bildeten die Daten eines Social Listening rund um die Themen Seriosität, Weiter- empfehlung, Qualität und Vertrauen. Wir sind stolz auf diese Auszeichnung, denn sie spiegelt unser Selbstverständnis wider, ehrliche und authentische Beziehungen zu allen unseren Stakeholdern aufzubauen und zu erhalten - von unseren Mitarbeitenden, über unsere Kunden bis hin zu unseren Partnern und der Gesellschaft als Ganzes.

Als Softwarehaus stehen wir an der Schnittstelle zwischen technologischer Innovation und menschlicher Kreativität. Wir wissen, dass die Entwicklung erstklassiger Software mehr ist als nur Programmierung - es bedarf vieler Ideen, Talente und Visionen, um die Mehrwerte im praktischen Einsatz zu realisieren. Das funktio- niert nur in einem gut funktionierenden, vertrauensvoll zusammenarbeitenden Team.

Wir haben erkannt, dass unser Handeln heute die Welt von morgen prägt. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Bericht zeigen, wie wir Nachhal- tigkeit in viele Aspekte unseres Geschäfts

Bernhard Oberschmidt Vorstandsvorsitzender USU Software AG

integrieren, wie wir Diversität und Inklusion in unserer Belegschaft Schritt für Schritt fördern, wie wir durch innovative Praktiken unsere Umweltauswirkungen minimieren und wie unser Engagement für soziale Verantwortung von den USU-Kolleginnen und -Kollegen wahrgenommen wird.

Mit dem vorliegenden Bericht möchten wir unsere Nachhaltigkeits-Aktivitäten und unsere Fortschritte transparent dokumentieren. Unsere Vision ist eine nachhaltige IT-Welt, in der Innovation Hand in Hand mit ethischem Handeln geht. Daher ist es uns wichtig, Softwarelösungen entwickeln, die nicht nur technologisch führend, sondern auch sozial und ökologisch verantwor- tungsvoll sind.

Unser Nachhaltigkeitsbericht orientiert sich an international anerkannten Standards, um die Vergleichbarkeit mit anderen Reports über wirtschaftliche, soziale und ökologische Leis- tungsindikatoren zu ermöglichen.

1Gender Hinweis: Wir leben Diversität. Aus diesem Selbstverständnis heraus sind in unserer gesamten Kommunikation mit Personenbezeichnungen immer alle Menschen (m/w/d) gemeint. Eine geschlechtersensible Ansprache ist uns wichtig. Das generische Maskulinum verwenden wir nur im Ausnahmefall, ohne jegliche Diskriminierungsabsicht und ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit.

Nachhaltigkeitsbericht 2023

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Allgemeine Informationen

Für das Berichtsjahr 2023 soll mit dieser Entsprechenserklärung für eine nachhaltige­ Entwicklung dargestellt werden, welche Überlegungen und Anstrengungen die USU-Gruppe in den Bereichen Ökonomie, Ökologie und Soziales unternommen hat und in Zukunft unternehmen wird.

Im Folgenden werden die 20 Kriterien des Deutschen Nachhaltigkeitskodex inklusive dem dazugehörigem GRI-Leistungsindikatorenset erläutert. Mit diesem Bericht wird die EU-Berichtspflicht der USU-Gruppe nach dem CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz erfüllt. Die Prüfung der nichtfinanziellen (Konzern-)Erklärung erfolgt ausschließlich durch den Aufsichtsrat.

Die USU Software AG im Überblick

Als führender Anbieter von Software und Services für das IT- und Customer Service Management ermöglicht USU Unternehmen, die Anforderungen der heutigen

digitalen Welt zu meistern. Globale Organisationen setzen USU-Lösungen ein, um Kosten zu senken, agiler zu werden und Risiken zu reduzieren - mit smarteren Services, einfacheren Workflows und besserer Zusam- menarbeit. Mit inzwischen über 45 Jahren Erfahrung und Standorten weltweit bringt das USU-Team Kunden in die Zukunft.

Neben der 1977 gegründeten USU GmbH, gehören auch die Tochtergesellschaften USU GmbH, USU Solutions Inc. OMEGA Software GmbH sowie USU SAS und USU GK zu der im Prime Standard der Deutschen Börse notierten USU Software AG

Aktuelle Unternehmensstruktur

USU Software AG

(Möglingen, Deutschland)

USU GmbH

Omega

USU

USU SAS

USU GK

Software

Solutions Inc.

(Paris, Frank-

(Tokio, Japan)

GmbH

(Boston, USA)

reich)

USU Software

USU Austria

s.r.o.(Brno,

GmbH (Wien,

Tschechien)

Österreich)

Nachhaltigkeitsbericht 2023

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Strategie

Strategische Analyse und Maßnahmen

Die Prinzipien für nachhaltigkeitsorientiertes Handeln sind eine wichtige Grundlage der USU-Geschäftstätig- keit. Unter nachhaltigkeitsorientiertem Handeln versteht die USU-Gruppe, eine Balance zwischen den drei Nachhaltigkeitsdimensionen Ökonomie, Ökologie und Soziales zu finden und die Belange der Stakeholder in Entscheidungsprozessen zu berücksichtigen. Die USU ist sich bewusst, dass dies ein komplexer Abwä- gungsprozess ist und Interdependenzen nicht immer vollumfänglich im Voraus eingeschätzt werden können. Die USU ist aber bestrebt, sich hier kontinuierlich zu hinterfragen und weiterzuentwickeln, um mit ihrem Handeln einen positiven Beitrag für die Stakeholder und die Gesellschaft zu leisten. Wertschöpfungs- und Austauschprozesse gestaltet die USU daher markt-, umwelt- und gesellschaftsorientiert. Vorstand, Management und die Mitarbeitenden stellen sich ihrer Verantwortung. Nachhaltigkeit und soziales, ethisches Handeln wird bei der USU-Gruppe seit der Gründung des Unternehmens implizit praktiziert und ist daher fest in der Unternehmenskultur verankert. Dies ist für die USU ein kontinuierlicher Verbesserungs-prozess, der nur im ständigen Dialog mit den Stakeholdern gelingen kann.

Gesellschaftliche Verantwortung bei der USU Software AG hat viele Facetten und ist in der Unternehmensfüh-

rung und Geschäftsstrategie fest verankert. Die USU verfügt momentan über keine dezidierte Nachhaltigkeits- strategie, sondern über eine übergreifende Gesamtge- schäftsstrategie, aus welcher sich alle weiteren Teilbe- reiche ableiten. Einer dieser Teilbereiche ist das Themengebiet Nachhaltigkeit. Die Gesamtstrategie umfasst die drei Geschäftsprinzipien "Company, Customers & Products", auf welchen das Werteverständnis, die Verpflichtung zum nachhaltigen Handeln und die dazugehörige operative Planung des Unternehmens basieren. Dabei steht das Prinzip "Company" dafür, dass die USU ein attraktives Unternehmen für Mitarbeitende und Investoren sowie für das gesamte Unternehmens­ umfeld ist. Das bedeutet, einen fairen und respektvollen Umgang mit den Stakeholdern zu pflegen und ebenso das Bewusstsein und die Wahrnehmung der ökologi- schen und gesellschaftlichen Verantwortung im Fokus zu behalten. Denn nur durch ein solches Verhalten kann das Unternehmen einen langfristigen Erfolg sicherstellen und die Attraktivität für die Belegschaft und Investoren steigern. Die beiden Prinzipien "Customers" und "Pro- ducts" tragen zusätzlich dazu bei, dass die USU-Gruppe nachhaltig erfolgreich ist. Der Fokus des Handelns der USU ist auf ihre Kundinnen und Kunden gerichtet, denen individuelle Softwarelösungen angeboten werden. Diese Individualität und Nähe helfen beim Aufbau dauerhafter Kundenbeziehungen und Partnerschaften.

Nachhaltigkeitsbericht 2023

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Daneben steht die USU mit ihren Produkten für exzel- lente softwarebasierte Lösungen sowie eine hohe Innovationskraft. Die Qualität der Produkte und die Entwicklung neuer Innovationen trägt maßgeblich zu einem langfristigen Unternehmenserfolg bei.

Die USU-Gruppe verfügt über ein Identitäts-stiftendes Unternehmensleitbild, das von USU-Kolleg:innen an- hand vieler Einzelgespräche, Fragebogen und Workshops mit allen Stakeholdern im Rahmen eines internen Projektes "More-U" erarbeitet wurde. In einem intensi- ven Kommunikationsprozess wurden neben den Werten auch die Mission und Vision des Konzerns gemeinsam gestaltet, definiert, verprobt und verabschiedet.

Dabei legt das Mission Statement fest, wofür die USU steht und was die Antriebsfaktoren sind: We master digital challenges in IT and Customer Service with efficiency, passion, innovation and knowledge.

Die USU-Vision unterstreicht die Richtung und das Ziel, wohin USU unterwegs ist und betont den Anspruch, dass durch USU unterstützte Services weltweit genutzt werden: The whole world is touched by USU (em) powered services.

Mission und Vision der USU-Gruppe

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Der wirtschaftliche Erfolg von USU als Softwarehaus beruht in besonderem Maße auf der Leistung und dem Wissen der Fach- und Führungskräfte. Das Unterneh- men ist auf hochqualifiziertes Personal angewiesen, um auch zukünftig den sich stellenden Marktanforde- rungen und individuellen Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Auch unter Berücksichtigung des Fach- und Führungskräftemangels in der Branche ist es wichtig, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Der Verlust von Führungskräften oder Mitarbeitenden in Schlüssel­ positionen kann der Gesellschaft ebenso schaden wie das Ausbleiben neuer Wissensträger:innen. Um diesem Personalrisiko entgegenzuwirken, steht neben der Gewinnung von Fach- und Führungskräften zugleich die Bindung und Motivierung des bestehenden Personals im Fokus der Personalmaßnahmen. In diesem Kontext ist auch die teilweise Variabilität der Gehälter einer Vielzahl der Mitarbeiter:innen zu sehen, welcher als zusätzlicher Leistungsanreiz die Zielerreichung honoriert. Daneben wird ein umfangreiches und flexibles Firmenwagen-Programm zur Verfügung gestellt. Zudem investiert die USU-Gruppe im Rahmen ihres Karriere- und Laufbahnmodells kontinuierlich in die Entwicklung und Weiterbildung der Belegschaft. Neben fachspezifischen Qualifizierungsmaßnahmen und der Weiterentwicklung von Soft Skills werden auch Auf­ frischungs- und Vertiefungsangebote zur Personal­ entwicklung angeboten. Darüber hinaus startete 2023 ein USU Loyalitätsprogramm über 36 Monate mit

der Ausschüttung­ eines Treuebonus im Frühjahr 2026. Ebenso wurde ein Aktienprogramm umgesetzt, bei dem Mitarbeitende USU-Anteilscheine vergünstigt erwerben konnten.

Ein gemeinsames Wertesystem, kurze Informationswe- ge, eine familiäre Arbeitsatmosphäre sowie zahlreiche Mitarbeiterveranstaltungen runden die vielfältigen Maßnahmen ab. Zwar sieht die USU-Gruppe im Bereich Personal ein großes Risiko durch den Fach- und Führungskräftemangel, jedoch besteht in der Gewin- nung von zusätzlichen qualifizierten Mitarbeitenden und der damit verbundenen Erweiterung der Konzern- belegschaft eine wesentliche Chance, um die beste- henden Wachstumsoptionen im Produkt- und Service- geschäft vollumfänglich zu nutzen.

Daneben ist die USU-Gruppe in zahlreichen Aktivitäten, die unter dem Postulat nachhaltigkeitsorientiertes Handeln subsumiert werden können, involviert.

Dazu gehören u.a.

• die Erweiterung der dualen Ausbildung und
  Talentförderung zur langfristigen Sicherung von Fach- und Führungskräften
• ein ausgeprägtes soziales und kulturelles Engagement, wobei insbesondere auf
  Regionalität­und auf einen Bezug zum
  Unternehmensumfeld­geachtet wird
• ergonomische Büroeinrichtungen für alle Mitarbeitenden
• flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
• Leistungen durch einen Betriebsarzt
• flexible Möglichkeiten, im Homeoffice zu arbeiten
• standortabhängig täglich frisch gekochte
  Speisen und kostenloses Obst, sowie die kostenlose Bereitstellung von Wasserspen- dern, um den Ressourcenverbrauch durch eine geringere Nutzung von Einwegflaschen zu reduzieren
• die Möglichkeit der Mitarbeiter:innen zur Nutzung von über die Firma geleasten Fahrrädern und Pedelecs
• die besondere Förderung von Dienst-Pkws mit einer guten CO₂-Effizienzklasse, insbeson- dere Elektro-Fahrzeuge
• die Optimierung des Stromverbrauchs, beispielsweise durch konsequentes Umstellen auf LED-Technik oder durch die Virtualisierung von Servern
• eine ausgeglichene CO2-Bilanz für den Strom- und Kraftstoffverbrauch in Europa durch Energiesparmaßnahmen und den Kauf von Klimaschutzzertifikaten

Nachhaltigkeitsbericht 2023

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Vorstand und Management versprechen sich damit eine transparente Sichtweise auf das Unternehmen, sowohl durch die Mitarbeitenden als auch durch die Kunden, Partner und Aktionäre der USU Software AG.

Die bei der Erstellung dieses Berichts identifizierten Handlungsfelder sollen helfen, das Bewusstsein für die wichtigen Themen zu schärfen, deren Status zu erfassen und Verbesserungen zu dokumentieren.

Ohne die Bemühungen für nachhaltiges Handeln konkret an einem einzelnen internationalen Standard für nachhaltiges Wirtschaften zu orientieren, agiert die USU-Gruppe neben gesetzlichen Vorgaben unter ande- rem im Einklang mit den zehn Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen (UN Global Compact) sowie den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO).

Wesentlichkeit

Ziel und Voraussetzung aller Aktivitäten ist ein nachhal- tiger wirtschaftlicher Erfolg der USU-Gruppe. Neben hochinnovativen Produkten und Lösungen sichern eine Fülle "intangible assets" den wirtschaftlichen Erfolg. Dazu zählen nicht nur langjährige gute Kundenbezie- hungen, strategische Partnerschaften und Kooperatio- nen mit Hochschulen und Instituten, sondern vor allem auch motivierte Mitarbeitende, die das Denken in Kontexten und Netzwerken Tag für Tag praktizieren - getreu dem Motto "Wissen ist Markt".

Erfolg ist ohne vertrauensvolle Zusammenarbeit nicht möglich. Und Vertrauen muss man sich täglich neu erarbeiten. Grundprinzip hierfür ist ein offener, fairer und respektvoller Umgang miteinander - nicht nur intern, sondern auch mit Kunden, Aktionären und Geschäftspartnern. Die Belegschaften der USU-­ Gruppe haben dazu Grundwerte und Ziele formuliert, in Teamgesprächen mit Kolleg:innen und über alle Bereiche und Standorte. Was wichtig ist, wurde in Kernaussagen zusammengefasst. Diese Leitlinien gelten als Standortbestimmung und als Ziele, an dem alle Mitarbeitende sich immer wieder neu ausrichten.

Nachhaltigkeitsbericht 2023

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Neugierde

• Bestehendes kontinuierlich überdenken und hinter- fragen
• bereit sein, zu lernen, um den nächsten Schritt zu machen
• offen sein für neue Ideen, Themen, Perspektiven
• sich für die Menschen interessieren
• Feedback als Chance zur persönlichen Weiterbildung begreifen

Gemeinschaft

• den besonderen USU-Spirit beleben und bewahren
• als Team handeln und auftreten (auch bereichsüber- greifend)
• sich füreinander einsetzen statt gegeneinander zu agieren
• die Vielfalt unterschiedlicher Persönlichkeiten fördern
• kritisch, aber immer konstruktiv diskutieren

Eigenverantwortung

• eigene Aufgaben selbstständig und verlässlich ausführen
• Verantwortung proaktiv übernehmen, neue Themen initiativ vorantreiben
• Verantwortung angemessen übergeben (Empower- ment): mit klaren Zielvorgaben, Hilfestellungsange- boten, Feedback.
• Entscheidungsfindung situativ möglichst im Team treffen

Konsequenz

• als Vorbild auftreten und handeln
• Entscheidungen treffen und diese nachhaltig und nachvollziehbar umsetzen
• gruppenweite Standards einhalten,
• Ausnahmen zu gesetzten Standards vermeiden, ggf. Auswirkungen aufzeigen
• das eigene Handeln zielgerichtet an der langfristigen Unternehmensstrategie ausrichten

Nachhaltigkeit

• Strategie und Portfolio aus einer ganzheitlichen, langfristigen Perspektive entwickeln
• eine Balance zwischen ökonomischen Erfolg,
  ökologischer Verantwortung und sozialem Handeln anstreben
• langjährige gute Beziehungen zu allen Stakeholdern
  (Kunden, Lieferanten, Partnern, Aktionären und Belegschaft) pflegen
• den ökologischen Fußabdruck reduzieren
  (CO2-Ausstoss, Energie)

Leidenschaft

• das lieben, was wir tun und für die Umsetzung unserer
  Vision kämpfen
• wenn nötig, die "zusätzliche Meile" gehen
• sämtliche Ressourcen zu Gunsten eines Projekterfolges und des Kundenvertrauens mobilisieren
• Eigeninitiative zeigen und eigene Ideen aktiv einbringen
• sich als Mit-Unternehmer:in, nicht als Mit-Arbeiter:in engagieren

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Mitarbeitende

Wer Software entwickelt und verkauft, arbeitet mit Menschen für Menschen. Daher spielen neben den klassischen monetären vor allem nicht-monetäre Zielgrößen eine zentrale Rolle im Handeln der USU. Entsprechend werden in regelmäßigen Abständen Umfragen zur Ermittlung von zusätzlichen Verbesse- rungspotenzialen durchgeführt. Zum Teil lässt sich die USU-Gruppe dabei von unabhängigen, externen Dienstleistern unterstützen. Auch die erfolgreiche Integration neuer Kolleginnen und Kollegen - beson- ders aus den akquirierten neuen USU-Tochterunter- nehmen - spiegelt die Nachhaltigkeit der USU-Unter- nehmenskultur wider. Ein weiterer Beleg ist das Ergebnis der Arbeitgeber-Bewertungsplattform kununu. Dort wird beispielsweise die USU GmbH mit den Gütesiegeln "Top Company 2023" und dem "Most Wanted Employer 2022" ausgezeichnet.

Zum wiederholten Mal ist USU Ende 2023 von Great Place to Work® als «Attraktiver Arbeitge- ber» zertifiziert worden. Mit diesem Gütesiegel honoriert das Great Place to Work®-Institut ein weiteres Mal das besondere Engagement der USU bei der Gestaltung einer vertrauensvollen und förderlichen Arbeitsplatzkultur.

Bestandteile der Studie sind ein unabhängiges, anonymes Feedback der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Analyse von Maßnahmen und Programmen der Personalarbeit­. Insgesamt lag die Teilnahmequote der USU-Belegschaft bei überdurchschnittlichen 71 Prozent. Davon bekräftigten 80 Prozent, dass USU unter Berück- sichtigung aller Aspekte ein "Great Place to Work" ist. Besonders positiv wurde die "Führungskultur" der jeweils direkten Führungskraft bewertet. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen honorierten Aspekte wie Vertrauen, Anerkennung, den Umgang mit Fehlern sowie die Erreichbarkeit mit Bestnoten zwischen 93-97 Prozent ("trifft fast völlig zu", "trifft überwiegend zu").

Ebenfalls zum wiederholten Mal konnte sich USU als attraktiver Arbeitgeber auszeichnen. Die aktuelle Studie von Focus Business vergab für USU das Siegel "Top Arbeitgeber Mittelstand 2024".

Damit zusammenhängend wird durch eine kontinuier- liche und qualitativ hochwertige Weiterbildung der ­Mitarbeitenden sichergestellt, dass das benötigte Know‐how auch zukünftig verfügbar ist. Daher liegt - bezogen auf Nachhaltigkeit - ein zentraler Fokus der USU-Gruppe im Bereich Personal.

Gesellschaftliches Engagement

Der USU-Gruppe als mittelständisches Softwarehaus sieht ihr gesellschaftliches Engagement, insbesondere im regionalen Bereich, als besonders wichtigen Nach- haltigkeitsaspekt an. Das Unternehmen ist sich seiner sozialen Verantwortung bewusst und will einen Beitrag zur Regionalentwicklung leisten. Nur in einem intakten Umfeld, in welchem angemessene Lebensbedingungen für die Beschäftigten und ihre Familien herrschen, kann das Unternehmen auch langfristig erfolgreich sein. Auch bei der Auswahl des Arbeitgebers legen Mitarbei- tende einen immer größer werdenden Wert auf weiche Faktoren wie soziales Engagement und Nachhaltigkeit. Aufgrund des Fachkräftemangels in der IT-Branche ist es besonders wichtig, die innere DNA des Unterneh- mens, bestehend aus einem hohen Werteverständnis und einer sehr guten Mitarbeiterorientierung, nach außen zu tragen. Neben dem unmittelbaren Kontakt mit dem direkten Umfeld, Spenden und Sponsoring, bringt die USU sich auch in Form von Sachmitteln und Know-How in die Gesellschaft ein. Dies stärkt das Image des Unternehmens in Öffentlichkeit und Gesellschaft und führt dazu, nicht nur ein guter Arbeitgeber zu sein, sondern auch als solcher wahrgenommen zu werden.

Nachhaltigkeitsbericht 2023

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