OSTERREICHISCHE POST AG Abs. 3 AktG
EQS-News: Österreichische Post AG / Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung
Österreichische Post AG: Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3
AktG
24.03.2022 / 12:07
Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung, übermittelt durch EQS
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
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Österreichische Post Aktiengesellschaft
Wien, FN 180219 d
ISIN AT0000APOST4
(\"Gesellschaft\")
Einberufung der
am Donnerstag, den 21. April 2022, um 10:00 Uhr (MESZ)
in 1030 Wien
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG
1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und
Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Der Vorstand hat zum Schutz der Aktionär*innen und der sonstigen
Teilnehmer*innen beschlossen, von der gesetzlichen Regelung einer virtuellen
Hauptversammlung Gebrauch zu machen.
Die Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21. April
2022 wird auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr. 16/2020 idF
BGBl. I Nr. 246/2021) und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020 idF BGBl. II
Nr. 609/2021) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der Gesellschaft als
auch der Teilnehmer*innen als \"virtuelle Hauptversammlung\" durchgeführt.
Dies bedeutet, dass nach dem Beschluss des Vorstands bei der Hauptversammlung
der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21. April 2022 Aktionär*innen
und ihre Vertreter*innen (mit Ausnahme der besonderen
Stimmrechtsvertreter*innen gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV) nicht physisch
anwesend sein können.
Die virtuelle Hauptversammlung findet ausschließlich unter physischer
Anwesenheit der Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des Vorstands
sowie der weiteren Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden öffentlichen
Notars und der vier von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen
Stimmrechtsvertreter*innen in 1030 Wien statt.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle
Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im
Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der
Aktionär*innen.
Die Stimmrechtsausübung, das Recht Beschlussanträge zu stellen und das Recht
Widerspruch zu erheben erfolgen ausschließlich durch eine*n der von der
Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter*in gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV.
Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung von den
Aktionär*innen selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden,
und zwar durch Übermittlung von Fragen in Textform ausschließlich per E-Mail
direkt an die E-Mail-Adresse fragen.post@hauptversammlung.at der Gesellschaft,
sofern die Aktionär*innen rechtzeitig eine Depotbestätigung im Sinne von § 10a
AktG gemäß Punkt IV. übermittelt und einen besonderen Stimmrechtsvertreter
gemäß Punkt VI. bevollmächtigt haben.
2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs
4 AktG vollständig akustisch und optisch in Echtzeit im Internet übertragen.
Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche
Grundlage von § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV.
Alle Aktionär*innen der Gesellschaft können an der Hauptversammlung am 21.
April 2022 ab 10:00 Uhr, MESZ,unter Verwendung von geeigneten technischen
Hilfsmitteln (z.B. einen Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone sowie einen
Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite für das Streaming von Videos)
unter post.at/ir als virtuelle Hauptversammlung teilnehmen. Eine Anmeldung oder
ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.
Durch die Übertragung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft im
Internet haben alle Aktionär*innen die Möglichkeit, durch diese akustische und
optische Einwegverbindung in Echtzeit den Verlauf der Hauptversammlung und
insbesondere die Präsentation des Vorstands, die Beantwortung der Fragen der
Aktionär*innen und das Abstimmungsverfahren zu verfolgen.
Es wird darauf hingewiesen, dass diese Live-Übertragung als virtuelle
Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine
Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die
Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist. Der*die einzelne
Aktionär*in kann daher nur dem Verlauf der Hauptversammlung folgen.
Aktionär*innen können daher über diese Verbindung keine Wortmeldung abgeben.
Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von
technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese
ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs 6 COVID-19-GesV).
Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen
Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV
(\"Teilnahmeinformation\") hingewiesen.
II. TAGESORDNUNG
1.Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate
Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des
Vorschlags für die Gewinnverwendung, des nichtfinanziellen Berichts und des vom
Aufsichtsrat erstatteten Berichts über das Geschäftsjahr 2021
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das
Geschäftsjahr 2021
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für
das Geschäftsjahr 2021
5. Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats
6. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr
2022
7. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht
8. Wahlen in den Aufsichtsrat
9. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands
a) zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 65 Abs 1 Z 4 und Z 8 sowie Abs 1a und Abs
1b AktG sowohl über die Börse als auch außerbörslich im Ausmaß von bis zu 10 %
des Grundkapitals, auch unter Ausschluss des quotenmäßigen Veräußerungsrechts,
das mit einem solchen Erwerb einhergehen kann (umgekehrter
Bezugsrechtsausschluss),
b) gemäß § 65 Abs 1b AktG für die Veräußerung bzw Verwendung eigener Aktien
eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein öffentliches
Angebot unter sinngemäßer Anwendung der Regelungen über den
Bezugsrechtsausschluss der Aktionäre zu beschließen,
c) das Grundkapital durch Einziehung dieser eigenen Aktien ohne weiteren
Hauptversammlungsbeschluss herabzusetzen.
10. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 2 \"Unternehmensziele,
Gegenstand des Unternehmens\" sowie die Änderung der Satzung in § 18
\"Hauptversammlung - Teilnahme\" durch Ergänzung um einen neuen Absatz 4
(Fernteilnahme) und Änderung der Satzung in § 20 \"Hauptversammlung -
Stimmrecht, Beschlüsse\" um die neuen Absätze 5 bis 8
III. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER
INTERNETSEITE
Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG
spätestens ab 31. März 2022 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite
der Gesellschaft unter post.at/ir zugänglich:
- Einberufung
- Teilnahmeinformation virtuelle Hauptversammlung:Information über die
organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3
Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV
- Beschlussvorschläge
- Formulare
- Vollmacht und Weisung besondere Stimmrechtsvertreter*innen
- Widerruf Vollmacht
- Frageformular
- Vorlage (Konzern-) Jahresabschluss
- Konzernabschluss mit -Lagebericht 2021
- Jahresabschluss mit -Lagebericht 2021
- Geschäftsbericht 2021
- Jahresfinanzbericht 2021
- Corporate Governance-Bericht 2021
- Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021
- Nichtfinanzieller Bericht 2021
- Unterlagen zu Beschlusspunkten der Tagesordnung
- TOP 2 Gewinnverwendung
- TOP 7 Vergütungsbericht 2021
- TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Kölliker
- TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Stagl
- TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Wahl
- TOP 9 Erwerb eigener Aktien - Bericht des Vorstands
- TOP 10 Satzungsgegenüberstellung
- Briefwahl
- Stimmzettel
- Widerruf der abgegebenen Stimme
- Hinweise zur Briefwahl
- Fragen und Antworten zur Briefwahl
IV. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER
HAUPTVERSAMMLUNG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär*innenrechte, die im Rahmen
dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der
COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am
Ende des 11. April 2022
(24:00 Uhr, MESZ) (Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an und zur Ausübung ihrer Aktionär*innenrechte in dieser
virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der
COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag Aktionär*in
ist und dies der Gesellschaft nachweist.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens
am 15. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden
Kommunikationswege und an folgende Adressen zugehen muss:
(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung
gemäß § 18 Abs 2 genügen lässt
Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 - 75
Per E-Mail anmeldung.post@hauptversammlung.at
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)
(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per Post oder Boten Österreichische Post Aktiengesellschaft
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen/Wechsel, Köppel 60
Per SWIFT GIBAATWGGMS
(Message Type MT598 oder MT599,
unbedingt ISIN AT0000APOST4
im Text angeben)
Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die
Bestellung eines*r besonderen Stimmrechtsvertreter*in und die Ausübung des
Auskunftsrechts der Aktionär*innen nicht wirksam erfolgen.
Die Aktionär*innen werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu
wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu
veranlassen.
Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien
und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem
Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat
der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):
- Angaben über den*die Aussteller*in: Name/Firma und Anschrift oder eines im
Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),
- Angaben über den*die Aktionär*in: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei
natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei
juristischen Personen,
- Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
- Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, ISIN
AT0000APOST4 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer),
- Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.
Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der
Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 11. April
2022 (24:00 Uhr, MESZ) beziehen.
Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder englischer Sprache
entgegengenommen.
V. ABSTIMMUNG PER BRIEF
Jede*r Aktionär*in ist berechtigt an der kommenden Hauptversammlung im Wege der
Abstimmung per Brief gemäß § 19 der Satzung und § 127 AktG teilzunehmen.
Die Stimmabgabe hat schriftlich unter Verwendung des von der Gesellschaft zur
Verfügung gestellten Formulars (Stimmzettel) zu erfolgen. Die Unterlagen zur
Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf, Hinweisblatt, Rückkuvert)
werden auf Verlangen zugesandt. Bitte fordern Sie diese bei der Abteilung
Investor Relations +43 (0) 57767 - 30400 zu folgenden Zeiten an: Montag -
Donnerstag 9 Uhr - 16 Uhr und Freitag 9 Uhr - 13 Uhr. Die Texte der Formulare
und das Hinweisblatt sind spätestens am 31. März 2022 auf der Internetseite
unter post.at/ir unter dem Menüpunkt \"Hauptversammlung\" abrufbar.
Der*Die Aktionär*in hat auf dem Formular (Stimmzettel) in jedem Fall folgende
Angaben zu machen: Angabe des Namens (Firma) und des Wohnorts (Sitz) des*der
Aktionär*in, Anzahl der Aktien. Die Stimmabgabe bedarf zu ihrer Gültigkeit der
Unterfertigung durch den*die Aktionär*in.
Das ausgefüllte und mit Originalunterschrift versehene Formular (Stimmzettel)
muss spätestens am 15. April 2022 bei Notar Dr. Rupert Brix an dessen Postfach
29, 8230 Hartberg, als Zustellbevollmächtigten der Österreichische Post
Aktiengesellschaft für Zwecke der Briefwahl zugehen.
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass Voraussetzung für die Abstimmung per
Brief der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag (11. April 2022) ist
und, dass der Gesellschaft eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG spätestens am
15. April 2022 unter einer der oben genannten Adressen zugeht. Aktionär*innen,
die im Wege der Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen wollen,
müssen daher für die rechtzeitige Ausstellung und Übermittlung einer
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG im Sinne der obigen Ausführungen Sorge
tragen.
Die Aktionär*innen werden darauf hingewiesen, dass abgegebene Stimmen per
Briefwahl nichtig sind, wenn der Beschluss in der Hauptversammlung mit einem
anderen Inhalt gefasst wird als im Formular (Stimmzettel) vorgesehen.
Die Gesellschaft wird erforderlichenfalls auf der Internetseite der
Gesellschaft unter post.at/ir unter dem Menüpunkt \"Hauptversammlung\" ein
neues Formular (Stimmzettel) zur Verfügung stellen, sollten bis spätestens 31.
März 2022 zulässige Anträge von Aktionär*innen zur Ergänzung der Tagesordnung
im Sinne von § 109 AktG und/oder bis spätestens 11. April 2022 zulässige
Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zu den Tagesordnungspunkten im Sinne von
§ 110 AktG einlangen.
Im Falle einer bereits erfolgten Stimmabgabe per Brief kann unter Verwendung
des von der Gesellschaft zu diesem Zweck auf ihrer Internetseite zur Verfügung
gestellten Formulars (Widerruf) diese Stimmabgabe widerrufen werden. Für die
Rechtswirksamkeit des Widerrufs genügt es, wenn der Widerruf Notar Dr. Rupert
Brix per Telefax unter +43 (0) 1 512 46 11 - 28 spätestens am 20. April 2022,
vor Tagesablauf, zugeht.
Ein*e Aktionär*in, der*die an der Abstimmung per Brief teilgenommen hat, kann
auf dem Stimmzettel gleichzeitig vorsorglich Widerspruch gegen einen in der
Hauptversammlung zu fassenden Beschluss erklären.
Erteilt ein*e Aktionär*in einem*r besonderen Stimmrechtsvertreter*in gemäß § 3
Abs 4 COVID-19-GesV gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt VI.
Vollmacht und hat diese*r Aktionär*in seine*ihre Stimme bereits im Wege der
Abstimmung per Brief abgegeben, kann der*die besondere Stimmrechtsvertreter*in
das Stimmrecht und das Recht Widerspruch zu erheben nur dann in der
Hauptversammlung ausüben, wenn der*die Aktionär*in rechtzeitig, d.h. spätestens
am 20. April 2022, wie oben näher beschrieben, seine Stimmabgabe widerrufen
hat. Andernfalls kann der*die besondere Stimmrechtsvertreter*in gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV in der virtuellen Hauptversammlung ausschließlich
Beschlussanträge stellen.
Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß §
118 AktG während der Hauptversammlung von den Aktionär*innen auch dann selbst
durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausüben
kann, wenn der*die Aktionär*in ihre*seine Stimme bereits im Wege der Abstimmung
per Brief abgegeben hat.
VI. BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES*R BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETER*IN UND DAS DABEI
EINZUHALTENDE VERFAHREN
Jede*r Aktionär*in, der*die zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies
der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt IV.
nachgewiesen hat, hat das Recht eine*n besondere*n Stimmrechtsvertreter*in zu
bevollmächtigen.
Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines
Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der Österreichische Post
Aktiengesellschaft am 21. April 2022 können gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur
durch eine*n der besonderen Stimmrechtsvertreter*innen erfolgen.
Als besondere Stimmrechtsvertreter*innen werden die folgenden Personen, die
geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:
(i) Rechtsanwältin Dr. Marie-Agnes Arlt, LL.M.
c/o a2o.legal - Kooperation selbständiger Rechtsanwälte
1010 Wien, Ebendorferstraße 6/10
arlt.post@hauptversammlung.at
(ii) Dr. Michael Knap,
c/o IVA Interessenverband für Anleger
1130 Wien, Feldmühlgasse 22
knap.post@hauptversammlung.at
(iii) Rechtsanwalt Mag. Ewald Oberhammer, LL.M.
c/o Oberhammer Rechtsanwälte GmbH
1010 Wien, Karlsplatz 3/1
oberhammer.post@hauptversammlung.at
(iv) Rechtsanwalt Dr. Wolfgang Renner, LL.M.
c/o Renner Wildner Bauer Rechtsanwälte
1010 Wien, Gonzagagasse 11
renner.post@hauptversammlung.at
Jede*r Aktionär*in kann eine der vier oben genannten Personen als besondere*n
Stimmrechtsvertreter*in auswählen und dieser Person eine Vollmacht erteilen.
Die Erteilung einer Vollmacht an eine andere Person ist gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV nicht zulässig.
Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter*innen ist
spätestens am 31. März 2022auf der Internetseite der Gesellschaft unter
post.at/ir ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten
ausdrücklich dieses Vollmachtsformular zu verwenden.
Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten
und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu
beachten.
Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich
ausgeschlossen.
VII. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR*INNEN GEM §§ 109, 110, 118 UND 119
AKTG
1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionär*innen nach § 109 AktG
Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die
seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen dieser Aktien
sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die
Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn
dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten*Botin spätestens am 31.
März 2022 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse
Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien,
Rochusplatz 1, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer
Signatur an die E-Mail-Adresse investor@post.at oder per SWIFT an die Adresse
GIBAATWGGMS zugeht. \"Schriftlich\" bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder
firmenmäßige Zeichnung durch jede*n Antragsteller*in oder, wenn per E-Mail, mit
qualifizierter elektronischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit
Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000APOST4 im Text
anzugeben ist.
Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt
Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht
aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst
sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung
gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden
Aktionär*innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen
der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht
älter als sieben Tage sein darf. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen
den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5 % des Grundkapitals erreichen,
müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben
Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an
die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt
IV.) verwiesen.
2. Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG
Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können
zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung
samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit
den Namen der betreffenden Aktionär*innen, der anzuschließenden Begründung und
einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im
Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht
werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 11. April 2022 (24:00
Uhr, MESZ) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0) 1 400220906 oder
Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien,
Rochusplatz 1, oder per E-Mail an investor@post.at, wobei das Verlangen in
Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail
anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des §
13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf
eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise
abgegeben, die Person des*der Erklärende*n genannt und der Abschluss der
Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar
gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss
jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.
Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle
der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG.
Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß §
10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als
sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur
zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1 % des Grundkapitals
erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf
denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.
Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die
Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV.) verwiesen.
3. Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG
Zum Tagesordnungspunkt 8 \"Wahlen in den Aufsichtsrat\" und der allfälligen
Erstattung eines entsprechenden Wahlvorschlags durch Aktionär*innen gemäß § 110
AktG macht die Gesellschaft folgende Angaben:
Auf die Österreichische Post Aktiengesellschaft ist § 86 Abs 7 AktG anwendbar.
Der Aufsichtsrat der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht nach der
letzten Wahl durch die Hauptversammlung aus acht von der Hauptversammlung
gewählten Mitgliedern (Kapitalvertretern*innen) und vier vom Betriebsrat gemäß
§ 110 ArbVG entsandten Mitgliedern. Von den acht Kapitalvertretern*innen sind
vier Männer und vier Frauen. Von den vier Arbeitnehmervertretern*innen sind
drei Männer und eine Frau.
Mitgeteilt wird, dass von der Mehrheit der Kapitalvertreter*innen im
Aufsichtsrat mehr als sechs Wochen vor der Hauptversammlung ein Widerspruch
gemäß § 86 Abs 9 AktG erhoben wurde und es daher zur Getrennterfüllung des
Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG kommt.
Gemäß § 9 Abs 1 der Satzung der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht
der Aufsichtsrat aus mindestens vier und höchstens zehn von der
Hauptversammlung gewählten Mitgliedern und den von der betrieblichen
Arbeitnehmervertretung gemäß § 110 Abs 1 ArbVG entsendeten Mitgliedern.
Sollte es zum Tagesordnungspunkt 8 \"Wahlen in den Aufsichtsrat\" zur
Erstattung eines Wahlvorschlags durch Aktionär*innen kommen, haben diese darauf
Bedacht zu nehmen, dass nach Durchführung der Wahlen in den Aufsichtsrat am 21.
April 2022 mindestens zwei Frauen dem Aufsichtsrat auf der Seite der
Kapitalvertreter*innen angehören müssen.
4. Auskunftsrecht der Aktionär*innen nach § 118 AktG
Jedem*Jeder Aktionär*in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über
Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen
Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht
erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem
verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den
Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger
unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem
verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre
Erteilung strafbar wäre.
Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär*innen ist der
Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme (Punkt IV. der Einberufung) und die
Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den*die besondere*n
Stimmrechtsvertreter*in (Punkt VI. der Einberufung).
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht und das Rederecht
während dieser virtuellen Hauptversammlung von den Aktionär*innen selbst im
Wege der elektronischen Post ausschließlich durch Übermittlung von Fragen bzw
des Redebeitrags per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausschließlich an die
E-Mail-Adresse fragen.post@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.
Die Aktionär*innen werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform
per E-Mail an die Adresse fragen.post@hauptversammlung.at zu übermitteln, und
zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag vor der
Hauptversammlung, das ist der 15. April 2022, bei der Gesellschaft einlangen.
Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller Teilnehmer*innen
an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die einer längeren
Vorbereitungszeit bedürfen.
Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und
rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen.
Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens am 31. März 2022
auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir abrufbar ist. Wenn
dieses Frageformular nicht verwendet wird, muss die Person (Name/Firma,
Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des*der Aktionär*in) im entsprechenden E-Mail
genannt werden. Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und
Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in
diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E-Mail anzugeben.
Bitte beachten Sie, dass dafür während der Hauptversammlung von der
Vorsitzenden des Aufsichtsrats angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt
werden können.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der
Aktionär*innen gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
5. Anträge von Aktionär*innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG
Jede*r Aktionär*in ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz -
berechtigt, in der Hauptversammlung durch den*die jeweilige*n besondere*n
Stimmrechtsvertreter*in zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen.
Der Zeitpunkt, bis zu den Weisungen zur Antragsstellung an den*die besondere*n
Stimmrechtsvertreter*in möglich sind, wird im Laufe der virtuellen
Hauptversammlung von der Vorsitzenden festgelegt.
Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne
dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den*die
besondere*n Stimmrechtsvertreter*in gemäß Punkt VI. dieser Einberufung.
Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch zwingend
die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gem § 110 AktG voraus:
Personen zu Wahlen in den Aufsichtsrat (Punkt 8 der Tagesordnung) können nur
von Aktionären*innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen,
vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 11. April 2022
in der oben angeführten Weise (Punkt VI. Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem
Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen
Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren
Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit
begründen könnten, anzuschließen.
Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds
bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der
Aktionär*innen gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
6. Information für Aktionär*innen zur Datenverarbeitung
Die Österreichische Post Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten
der Aktionär*innen (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name,
Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des*der
Aktionär*in, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie
gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des*der Bevollmächtigten) auf Grundlage
der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen
Datenschutzgesetzes, um den Aktionär*innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen
der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär*innen ist für die
Teilnahme von Aktionär*innen und deren Vertreter*innen an der Hauptversammlung
gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die
Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO.
Für die Verarbeitung ist die Österreichische Post Aktiengesellschaft die
verantwortliche Stelle. Die Österreichische Post Aktiengesellschaft bedient
sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer
Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notar*innen, Rechtsanwält*innen, Banken
und IT-Dienstleister*innen. Diese erhalten von Österreichische Post
Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung
der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten
ausschließlich nach Weisung der Österreichische Post Aktiengesellschaft. Soweit
rechtlich notwendig, hat die Österreichische Post Aktiengesellschaft mit diesen
Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung
abgeschlossen.
Nimmt ein*e Aktionär*in an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden
Aktionär*innen bzw. deren Vertreter*innen, die Vorstands- und
Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem
gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene
Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin
genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis)
einsehen. Österreichische Post Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich
verpflichtet, personenbezogene Aktionär*innendaten (insbesondere das
Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch
einzureichen (§ 120 AktG).
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der
Internetseite der Österreichische Post Aktiengesellschaft unter post.at zu
finden.
VIII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das
Grundkapital der Gesellschaft EUR 337.763.190,00 und ist zerlegt in 67.552.638
auf Inhaber*innen lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme in der
virtuellen Hauptversammlung.
Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung
der virtuellen Hauptversammlung 67.552.638 Stimmrechte.
Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der virtuellen Einberufung der
Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien.
Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen.
Keine physische Anwesenheit
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der kommenden
Hauptversammlung weder Aktionär*innen noch Gäste zum Veranstaltungsort der
Hauptversammlung kommen können.
Wien, im März 2022 Der Vorstand
Kontakt:
Österreichische Post AG
DI Harald Hagenauer
Leitung Investor Relations, Konzernrevision & Compliance
Tel.: +43 (0) 57767-30400
investor@post.at
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24.03.2022
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Sprache: Deutsch
Unternehmen: Österreichische Post AG
Rochusplatz 1
1030 Wien
Österreich
Telefon: +43 577 67 - 30400
E-Mail: investor@post.at
Internet: www.post.at
ISIN: AT0000APOST4
WKN: A0JML5
Börsen: Wiener Börse (Amtlicher Handel)
Ende der Mitteilung EQS News-Service
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1311119 24.03.2022
