Plenum : Nachhaltigkeitsbericht 2023

Nachhaltigkeitsbericht 2023

plenum AG Management Consulting k26

Neue Mainzer Str. 28 60311 Frankfurt am Main Deutschland

Berichtsstandard: DNK

Leistungsindikatoren-Set:GRI SRS

Kontakt: Berenike Wiener

Managing Partnerin, Risk & Compliance Advisory [phone] [e-mail]

Fakten zur Nachhaltigkeit bei plenum

Nachhaltigkeits -strategie &

Umsetzung erster Maßnahmen

Als plenum leben wir seit 35 Jahren eine nachhaltige Unternehmensentwicklung und sind uns als wachsende Managementberatung unserer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst. Im Jahr 2023 wurde die plenum Nachhaltigkeitsstrategie verabschiedet und hierzu erste Maßnahmen wie die Einführung unseres Firmenfitnessprogramms umgesetzt. Ebenfalls wurde im Berichtsjahr das Tantieme-Modell weiterentwickelt, wodurch im Folgejahr erstmals Nachhaltigkeitskriterien (z.B. CO2-Fußabdruck) in der Vergütung aller Mitarbeitenden mitberücksichtigt werden.

Vor dem Hintergrund der Klimakrise ist für plenum die größte Priorität den eigenen CO2-Fußabdruck durch umfassende Maßnahmen langfristig zu reduzieren. Der Fußabdruck pro Mitarbeiter betrug 1,74 Tonnen CO2e.

circa

285t CO2

Kompensation

4.449

Schulungs- stunden aller Mitarbeitenden

Der zentrale Erfolgsfaktor für plenum sind leistungsorientierte und ambitionierte Mitarbeitende. Neben einer guten Unternehmenskultur gilt es, um die Weiterentwicklung jedes Einzelnen zu fördern. Dazu wurden im Durchschnitt 31 Schulungsstunden je Mitarbeiter im Jahr 2023 erfolgreich absolviert. Zudem wurde im Berichtsjahr erstmals Berater: innen durch die Universität Witten/Herdecke zu Nachhaltigkeitsmanagern ausgebildet.

Diversität ist Teil der plenum DNA und zudem ein wichtiger Erfolgsfaktor. Im Beratungsgeschäft zählen Kreativität, unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungshintergründe und Herangehensweisen, denn diese helfen dabei passende Lösungen für unsere Kunden zu finden und diese mit ihnen erfolgreich umzusetzen.

25,5 %

Frauenquote

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Inhalt
Fakten zur Nachhaltigkeit bei plenum	2
Allgemeine Informationen	4
Kriterium 1: Strategische Analyse und Maßnahmen	4
Kriterium 2: Wesentlichkeit	5
Kriterium 3: Ziele	7
Kriterium 4: Tiefe der Wertschöpfungskette	9
Kriterium 5: Verantwortung	10
Kriterium 6: Regeln und Prozesse	11
Kriterium 7: Kontrolle	11
Kriterium 8: Anreizsysteme	12
Kriterium 9: Beteiligung von Anspruchsgruppen	13
Kriterium 10: Innovations- und Produktmanagement	15
Kriterium 11: Inanspruchnahme von natürlichen Ressourcen	16
Kriterium 12: Ressourcenmanagement	16
Kriterium 13: Klimarelevante Emissionen	19
Kriterium 14: Arbeitnehmerrechte	21
Kriterium 15: Chancengerechtigkeit	21
Kriterium 16: Qualifizierung	22
Kriterium 17: Menschenrechte	26
Kriterium 18: Gemeinwesen	27
Kriterium 19: Politische Einflussnahme	27
Kriterium 20: Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten	27

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Allgemeine Informationen

Die plenum AG ist eine Managementberatung auf der Schnittstelle zwischen Business und IT. Seit über 35 Jahren begleitet die plenum AG ihre Kunden in der Transformation und arbeitet gemeinsam ihnen an aktuellen Herausforderungen. Dabei unterstützt die plenum AG ihre Kunden bei der Weiterentwicklung und Absicherung ihrer Geschäftsmodelle im Hinblick auf die Potentiale der Digitalisierung sowie der konsistenten Umsetzung regulatorischer Vorgaben.

Die plenum AG fungiert als zentrale Organisationseinheit der plenum Gruppe sowohl als Konzernmutter und als Serviceprovider für die Tochtergesellschaften. Das operative Geschäft der plenum Gruppe verteilt sich auf sechs Gesellschaften: plenum AG, BLUBERRIES GmbH, plenum AG (Schweiz), RFC Professionals GmbH, RFC Professionals GmbH (Austria) sowie die RFC Excellence GmbH. Das Geschäftsmodell der plenum Gesellschaften ist im Kern auf den Aufbau, die Erhaltung und Vermarktung von aktuellem und lösungsrelevantem Know-how in definierten Themenfeldern (CIO Advisory, Plattform Advisory und Risk & Compliance Advisory) und Branchen (Finanzinstitute, Versicherungen und Energie & Mobilität) ausgerichtet. Neben der Durchführung und Begleitung von Veränderungsprojekten der Kunden, die nach zeitlichem Einsatz oder im Festpreis verrechnet werden, beinhaltet das Modell auch die Möglichkeit nicht personengebundene Professional Services und Dienstleistungen oder Software anzubieten. Im Mittelpunkt steht immer die Befähigung des Kunden selbst.

Der Vorstand der plenum AG führt die Geschäfte mit Hilfe eines operativen Management Boards. Neben Vertriebsaufgaben verantworten diese jeweils definierte Funktionsbereiche der Gesellschaft. So werden primäre Aktivitäten und Unterstützungsprozesse über sog. Support Units organisiert: Recruiting, Personalentwicklung, IT, Prozess- und Qualitätsmanagement, Marketing und Compliance.

Kriterium 1: Strategische Analyse und Maßnahmen

Als wachsendes Unternehmen ist sich plenum ihrer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst, diese spiegelt sich in den Unternehmenswerten wider und ist damit in der Organisation fest verankert. Für das Geschäftsjahr 2021 hat plenum erstmals einen Nachhaltigkeitsbericht im Einklang mit dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) veröffentlicht. Seither werden fortlaufend alle nachhaltigkeitsbezogenen Aktivitäten transparent kommuniziert und Entwicklungen in Bezug auf die Nachhaltigkeit nachvollziehbar dargestellt. Im Jahr 2023 hat plenum eine Nachhaltigkeitsstrategie entwickelt und verabschiedet, die im Einklang mit der Gesamtstrategie steht und Aspekte

der im Jahr 2022 durchgeführten Wesentlichkeitsanalyse berücksichtigt. Die Nachhaltigkeitsstrategie ist eine Teilstrategie der Gesamtstrategie von plenum. Im Rahmen der Gesamtstrategie 2025 war das Ziel eine Nachhaltigkeitsstrategie zu entwickeln. Die Nachhaltigkeitsstrategie ist im Berichtsjahr 2023 entwickelt,

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verabschiedet und erste Maßnahmen umgesetzt worden. Im Jahr 2024 wird die Gesamtstrategie 2030 inklusive Nachhaltigkeitsstrategie überarbeitet und konkretisiert.

Die Nachhaltigkeitsstrategie umfasst 10 zentrale Handlungsfelder, die den Dimensionen Umwelt, Soziales und Governance thematisch zugeordnet wurden:

Umwelt

• Energiemanagement und Mobilität
• Umwelt- und Ressourcenmanagement
• Lieferantenmanagement

Soziales

• Personalentwicklung
• Entgelt und Anreizsysteme
• Diversität unter der Mitarbeiterschaft
• Werte, Kultur und Kommunikation

Governance

• Nachhaltige Wertsteigerung des Unternehmens
• Nachhaltige Produkte
• Compliance

Für jedes Handlungsfeld sind Ziele definiert worden, die bis 2025 weiter konkretisiert und mit Maßnahmen hinterlegt werden. Alle Ziele werden ebenfalls auf die 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung ("Sustainable Development Goals / SDGs") der Vereinten Nationen zugeordnet und stehen somit im Einklang mit dem internationalen Rahmenwerk.

Die Sicherstellung der Einhaltung von branchenüblichen und nationalen Standards (insbesondere von Gesetzen) erfolgt über die eigens eingerichtete interne Support Unit Compliance und wird fortlaufend durch die Anpassung der schriftlich fixierten Ordnung weiterentwickelt. So ist beispielsweise für das Jahr 2024 die Weiterentwicklung eines Code of Conduct geplant.

Kriterium 2: Wesentlichkeit

Mit der ersten Wesentlichkeitsanalyse im Jahr 2022 hat plenum den Prozess zur Identifizierung und Bewertung der verschiedenen Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen gestartet. Bei der Durchführung wurde sowohl die Outside-in Perspektive (Beurteilung der Relevanz von Chancen und Risiken für den Geschäftsverlauf) als auch die Inside-out Perspektive (Beurteilung der Relevanz von positiven und negativen Auswirkungen der Geschäftstätigkeit auf Nachhaltigkeitsthemen) mit einbezogen. Dazu

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wurden Expertenbefragungen durchgeführt, interne und externe Stakeholder identifiziert und schließlich eine Bewertung der Relevanz je Nachhaltigkeitsthema aus Sicht des Unternehmens und der Stakeholder vorgenommen. Dabei wurden die Besonderheiten des ökologischen, sozioökonomischen und politischen Umfelds mitberücksichtigt.

In der folgenden Darstellung sind die beiden Perspektiven dargestellt:

Im Ergebnis wurden drei Themen als besonders relevant identifiziert: Kundenmanagement, Unternehmensführung / Governance und Datenschutz / Informationssicherheit.

Kundenmanagement ist aus der Inside-out und der Outside-in Perspektive relevant. Die Kundenbedarfe beeinflussen maßgeblich die angebotenen Beratungsprodukte (Inside- out) und damit die Entwicklung von zukunftsfähigen Kompetenzen der Berater von plenum (Outside-in). Hierbei können sich Chancen ergeben, wenn sich ein Kunde nachhaltigen Innovationen zuwenden möchte, aber auch Risiken, wenn ein Kunde noch an überholten Prozessen und Technologien festhängt. Die aufgeführten Chancen und Risiken aus dem Kundenmanagement respektive der angebotenen Beratungsprodukte und Beraterkompetenzen werden durch ein Führungskräftegremium, dem Business Development Board, überprüft und gesteuert.

Die Themen Unternehmensführung und Governance sind aus der Inside-out und der Outside-in Perspektive relevant. Die Unternehmensführung von plenum entscheidet über die angebotenen Beratungsschwerpunkte. Hierbei besteht die Chance, dass nachhaltige Beratungsprodukte eine hohe Bedeutung beigemessen wird und somit die Beratung von plenum verstärkt positive Einflüsse auf Nachhaltigkeitsthemen entfalten könnte. Im

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Umkehrschluss besteht das Risiko, dass nachhaltige Beratungsprodukte nicht fokussiert werden und die Beratung von plenum verstärkt negative Einflüsse auf Nachhaltigkeitsthemen entfalten könnte (Inside-Out). Die Gewährleistung der eigenen Compliance ist für den Geschäftsverlauf von plenum als Anbieter von Beratungsprodukten im Bereich Compliance und Nachhaltigkeit von höchster Bedeutung (Outside-in). Das Thema Compliance wurde organisatorisch in der Support Unit Compliance verankert und Nachhaltigkeitsthemen als ein Beratungsschwerpunkt von der Unternehmensführung klassifiziert.

Datenschutz und Informationssicherheit sind aus der Outside-in Perspektive relevant. Aufgrund des direkten Zugangs zu Daten und Systeme von Kundenunternehmen, welche als kritische Infrastruktur gelten (KRITIS) ist der Schutz von Daten sowie von Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) für plenum von höchster Bedeutung. Die Einhaltung des Datenschutzes und die Gewährleistung der Informationssicherheit wird durch die Support Unit Compliance sichergestellt.

Im Jahr 2024 plant plenum erneut eine Wesentlichkeitsanalyse durchzuführen.

Kriterium 3: Ziele

In der Nachhaltigkeitsstrategie sind 10 Handlungsfelder identifiziert worden, die mit qualitativen Zielen und Maßnahmen hinterlegt sind. Zusätzlich werden noch quantitative Ziele definiert, welche durch KPIs operationalisiert werden können. Für die Definition von quantitativen Zielen ist die Datenerhebung die Grundlage. plenum arbeitet an der Datenkonsolidierung fortlaufend. Dies hilft auch in der internen Kommunikation unter den Mitarbeitenden sowie in der Fokussierung und Verankerung von Nachhaltigkeitsthemen. Die Nachhaltigkeitsziele sollen von einem möglichst großen Teil der Stakeholder mitgetragen werden. Um dies zu erreichen, werden bis in das Jahr 2024 Dialoge mit den Mitarbeitenden und der Geschäftsführung sowie weiteren Stakeholdern zur Konkretisierung der Nachhaltigkeitsziele 2024 geführt. Folgende Übersicht ist beispielhaft dargestellt:

Handlungsfeld:	Zielsetzung:
Energiemanagement und Mobilität	Umfassende Reduktion der
	Treibhausgase
Umwelt- und Ressourcenmanagement	Einführung Konzepte zur
	Kreislaufwirtschaft und Abfallreduktion
	(Müll, Plastik, Papier)
Lieferantenmanagement	Transparenz über Lieferantenrichtlinien
Personalentwicklung	Entwicklung von Kompetenzen unserer
	Mitarbeitenden, um unseren Kunden
	einen Mehrwert zu liefern

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Handlungsfeld:	Zielsetzung:
Entgelt und Anreizsysteme	Aufnahme qualitativer messbarer Ziele ins
	Tantieme Modell, u.a. Nachhaltigkeitsziele
Diversität unter der Mitarbeiterschaft	Nachhaltige Förderung von
	Wertschätzung und Individualität
Werte, Kultur und Kommunikation	Etablierung einer kollektiven Identität, die
	unsere Unternehmenswerte und -ziele
	widerspiegelt
Nachhaltige Wertsteigerung des	Langfristiges Unternehmenswachstum
Unternehmens
Nachhaltige Produkte	Ausgestaltung der fünf Produktgruppen
	im Bereich Nachhaltigkeit integriert in das
	aktuelle plenum Angebot
Compliance	Etablierung eines plenum
	Verhaltenskodex

Die Nachhaltigkeitsziele von plenum zahlen auf 15 von 17 Sustainable Development Goals ein:

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Die Festlegung der Roadmap zur Umsetzung der strategischen Ziele bis 2025 erfolgte auf Basis der Priorisierung der Handlungsfelder anhand der Kriterien Relevanz und zeitliche Umsetzbarkeit:

Die Kontrolle der Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie ist Aufgabe der internen Support Unit Compliance. Dies erfolgt durch regelmäßige interne Kontrollen der Maßnahmen-implementierung auf Basis der zeitlichen Vorgaben der Roadmap, im Rahmen eines wöchentlichen Joure Fixes. Zudem wird die Zielerreichung im "Corporate Steering Board" überwacht.

Im Jahr 2023 konnten bereits erste Maßnahmen umgesetzt werden, so ist u.a. ein Firmenfitnessprogramm für alle Mitarbeitenden erarbeitet und verabschiedet worden. Ebenfalls konnte das Schulungsangebot bereits im Berichtsjahr erweitert werden. Zudem ist im Jahr 2023 das Tantieme Modell weiterentwickelt worden und wird für 2024 erstmals mit Nachhaltigkeitsthemen wie der Reduktion des CO2-Ausstoßes sowie der Verbesserung der Unternehmenskultur in Einklang gebracht.

Kriterium 4: Tiefe der Wertschöpfungskette

Die Wertschöpfungskette einer Unternehmensberatung gleicht der einer Dienstleistungsorganisation und besteht im Lösen von Kundenproblemen mit Hilfe von Knowhow. Zentraler Erfolgsfaktor ist die Ressource Mensch, denn nur hochmotivierte und leistungsorientierte Mitarbeitende tragen ein erfolgreiches Geschäftsmodell. Zur Kernaktivität gehört die Themenentwicklung, um Kundenprobleme zu lösen und neue Beratungsthemen anbieten zu können. Bei diesem zentralen Baustein - der Unternehmensberatung - ist das Thema Nachhaltigkeit als Beratungsthema identifiziert worden und mit Ressourcen aufgestockt worden. Durch Marketingaktivitäten wie das Halten von Fachvorträgen, Webinaren, Blogbeiträgen und weiteren Publikationen wird auf das Beratungsangebot hingewiesen. Bei der Verwendung von Werbemitteln legt plenum einen verstärkten Fokus auf den langfristigen Nutzen und die Nachhaltigkeit.

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Papierintensive Lösungen wie Flyer werden zunehmend weniger verwendet und Visitenkarten in Papierform durch digitale Alternativen ersetzt. Im Vertrieb werden Bedarfsanalysen beim Kunden durchgeführt und Angebotslegungen getätigt und Projekte initiiert. Bei diesen Aktivitäten reisen Mitarbeitende zu Kunden (Dienstreisen) oder sind über virtuelle Formate sowie auf Veranstaltungen im Kundenkontakt. Hierbei liegt in Bezug auf Nachhaltigkeit ein besonderes Augenmerk und gleichzeitig ist es auch ein Spannungsfeld. Eine Unternehmensberatung lebt von Kundenkontakten und ist auf Reisetätigkeiten angewiesen und gleichzeitig besteht das Ziel Treibhausgasemissionen zu reduzieren. Hierzu setzt plenum u.a. auf die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, eine reiseoptimierte Terminplanung sowie auf die transparente Kommunikation des CO2- Fußabdruckes in der Belegschaft. Im letzten und auch bedeutsamsten Schritt, der Durchführung von Projekten beim Kunden, spielt das flexible Arbeiten in der Kombination aus Präsenz und virtuellem Arbeiten eine immer größere Rolle.

Die kostbarste Ressource in der Wertschöpfungskette sind die Mitarbeitenden. Diese werden für die Erbringung ihrer Dienstleistungen mit relevanten technischen Geräten wie z.B. Laptops und Smartphones ausgestattet. An den Bürostandorten sind Arbeitsplätze mit Bildschirmen, Druckern und sämtlichen technischen Vorrichtungen vorhanden. plenum arbeitet hierbei mit einem IT-Dienstleister zusammen, der die alte Hardware dem Kreislauf wieder zur Verfügung stellt. Büromaterialien werden von verschiedenen Anbietern erworben. Nachhaltigkeit wird hierbei immer stärker berücksichtigt. Die Hauptressource Mitarbeitende werden mit einem auf die verschiedenen Karrierelevels zugeschnittenen Schulungsplan fortlaufend weiterentwickelt. Dabei setzt plenum ebenfalls auf eine Kombination von Präsenzschulungen und virtuellem Angebot (Udemy). Das Thema Nachhaltigkeit soll im Rahmen der Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie fortlaufend weiter in die Wertschöpfungskette integriert werden. Aktuell werden Nachhaltigkeitskriterien noch individuell in Verträgen mit Partnern betrachtet, jedoch soll im Jahr 2025 eine Lieferantenrichtlinie entwickelt werden, um die Nachhaltigkeitsthemen strukturiert zu analysieren und mit Managementansätzen zu begegnen.

Kriterium 5: Verantwortung

Der Aufsichtsrat und der Vorstand tragen die zentrale Verantwortung. Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand und setzt sich intensiv mit den relevanten Themen auseinander. Hierzu gehört auch das Thema Nachhaltigkeit, das zunehmend von den Kunden sowie den Mitarbeitenden eingefordert wird. Der Vorstand legt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat fest, und setzt sie um. Der Vorstand führt die Geschäfte mit Hilfe eines operativen Management Boards. In Bezug auf Nachhaltigkeit erfolgt derzeit die Umsetzung durch die Cross Unit Risk & Compliance Advisory. Für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und übergreifender Regeln ist die Support Unit Compliance zuständig.

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