Scherzer : Datenschutzhinweise Hauptversammlung 2024

Datenschutzhinweise für die Aktionärinnen und Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung der Scherzer & Co. Aktiengesellschaft

Seit dem 25. Mai 2018 gelten mit der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz- Grundverordnung - DSGVO) und dem neugefassten Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geänderte datenschutzrechtliche Regelungen.

Die Scherzer & Co. Aktiengesellschaft schützt die personenbezogenen Daten ihrer Aktionärinnen und Aktionäre umfassend.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung kommen wir unseren Pflichten gemäß der DSGVO nach und informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Gesellschaft und die Ihnen zustehenden Rechte.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Scherzer & Co. Aktiengesellschaft

Friesenstr. 50

50670 Köln

Tel.: [phone]

Fax: 0221 [e-mail]

Den Datenschutzbeauftragten können Sie unter der o.g. Adresse oder per E-Mail an [e-mail] erreichen.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Aktiengesetz (AktG) und weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften verarbeitet.

Die Aktien der Gesellschaft lauten gemäß § 6 Abs. 1 der Satzung auf den Inhaber. Es wird daher kein Aktienregister geführt. Deshalb ist der Gesellschaft grundsätzlich nicht bekannt,

wer, und wenn ja mit welcher Stückzahl an Aktien, Aktionärin oder Aktionär der Gesellschaft ist, sofern nicht der Aktionär ihr gegenüber besonderen gesetzlichen Mitteilungspflichten unterliegt. Wir erhalten personenbezogene Daten der Aktionärinnen und Aktionäre regelmäßig im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung. Es handelt sich dabei um personenbezogene Daten, die der Gesellschaft von den Aktionärinnen und Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionärinnen und Aktionäre aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.

Voraussetzung für den Zugang zu der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts ist gemäß § 19 der Satzung eine vorherige Anmeldung zur Hauptversammlung. Mit der Anmeldung sind Name, Vorname, Straße, Wohnort des Aktionärs bzw. ggf. auch des Bevollmächtigten und Anzahl der Aktien anzugeben. Darüber hinaus haben die Aktionäre gemäß § 19 der Satzung ihre Berechtigung zum Zugang zu der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Dazu ist der Gesellschaft ein in Textform (§126b BGB) und in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut erstellter Nachweis über den Anteilsbesitz vorzulegen. Sofern Sie sich per Telefax oder E-Mail zur Hauptversammlung anmelden, erheben wir ggf. auch Anschlusskennungen, E-Mail-Adresse und den Betreff sowie den Inhalt Ihrer Nachricht an uns. Für die Nutzung des Aktionärsportals werden zusätzliche personenbezogene Daten verarbeitet. Dies betrifft z. B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs.

Ihre personenbezogenen Daten, welche wir im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung oder aufgrund besonderer gesetzlicher Mitteilungspflichten erheben, verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dazu gehören die Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation. Dies umfasst gemäß § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG insbesondere auch die Aufbewahrung von Stimmrechtsvollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken, die mit den vorstehend genannten Zwecken vereinbar sind. Dies umfasst insbesondere die Erstellung statistischer Auswertungen in Zusammenhang mit der Aktionärsstruktur.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind das Aktiengesetz und weitere einschlägige Rechtsvorschriften in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) und Abs. 4

DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten werden daneben auch zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten verarbeitet. Dies sind insbesondere Aufbewahrungspflichten, welche sich z.B. regelmäßig aus dem Aktienrecht, dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht ergeben.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind das Aktiengesetz und weitere einschlägige Rechtsvorschriften in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft. Dazu gehören beispielsweise Rechtsstreitigkeiten in Zusammenhang mit der Hauptversammlung und deren Beschlüssen.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind das Aktiengesetz und weitere einschlägige Rechtsvorschriften in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Sofern die Gesellschaft Ihre personenbezogenen Daten für andere als die zuvor erläuterten Zwecke verarbeiten möchte, wird sie Sie unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen vorab darüber informieren. Wir weisen darauf hin, dass wir dazu in bestimmten Fällen nicht in der Lage sind und deshalb eine Information ggf. gemäß Art. 11 DSGVO auch unterbleiben kann.

3. Zugriff auf und Weitergabe von personenbezogenen Daten

Bei der Gesellschaft erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, welche diese zu den vorgenannten Zwecken benötigen. Dies umfasst auch von der Gesellschaft beauftragte Berater und sonstige Dienstleister bzw. Erfüllungsgehilfen. Sofern in diesem Rahmen Dritte ausschließlich auf unsere Weisung hin Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, werden diese gemäß Art. 28 DSGVO durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet, wobei Ihnen gegenüber weiterhin die Gesellschaft für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich bleibt. Im Rahmen der Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation beauftragen wir folgende Kategorien von Beratern und sonstigen Dienstleistern bzw. Erfüllungsgehilfen: (Rechts-)berater und Dienstleister für IT und Vorbereitung und Durchführung sowie Dokumentation der Hauptversammlung.

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Gesellschaft gemäß § 129 AktG verpflichtet ist, ein Verzeichnis über die Teilnehmer der Hauptversammlung zu führen. Die dort aufgeführten personenbezogenen Daten können von den Teilnehmern der Hauptversammlung während der Versammlung und von Aktionärinnen und Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden.

Die Gesellschaft wird Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionärinnen und Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften (§ 126 Abs. 1, § 127 AktG) unter Angabe des Namens der Aktionärin oder des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen.

Darüber hinaus sind wir ggf. gesetzlich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger zu übermitteln, welche diese als selbst Verantwortliche verarbeiten. Dies sind beispielsweise Behörden, welche bei gesetzlichen Meldepflichten entsprechende Mitteilungen entgegennehmen.

4. Datenübermittlung in Drittländer

Die Gesellschaft übermittelt derzeit keine personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.

Sollte die Gesellschaft personenbezogene Daten an Berater und sonstige Dienstleister bzw. Erfüllungsgehilfen außerhalb der EU und des EWR übermitteln, erfolgt dies nur als dies gemäß den Art. 44-50 DSGVO zulässig ist.

5. Dauer der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten

Die Gesellschaft löscht Ihre personenbezogenen Daten oder entfernt den Personenbezug durch Anonymisierung, sobald die Daten bzw. der Personenbezug für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich ist und nicht gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, insbesondere solche, welche sich aus dem Aktienrecht, dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht ergeben, sie zu einer weiteren Speicherung bzw. dem Erhalt des Personenbezugs verpflichten. Die Speicherung von personenbezogenen Daten, welche für die Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation verarbeitet werden, erfolgt, vorbehaltlich spezieller rechtlicher Anforderungen, regelmäßig für die Dauer von drei Jahren. Soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten anwendbar sind, müssen die Daten regelmäßig zehn Jahre lang aufbewahrt werden (vgl. § 257 Abs. 4 und 5 HGB bzw. § 147 Abs. 3 und 4 AO). Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit Ansprüchen von Ihnen gegen uns bzw. der Gesellschaft gegen Sie verarbeiten, entspricht die Dauer der Speicherung dem Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren.

6. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Sofern Sie als Aktionärin oder Aktionär - persönlich oder durch Bevollmächtigte - Zugang zu der Hauptversammlung der Gesellschaft erhalten und Ihr Stimmrecht ausüben wollen, setzt dies voraus, dass Sie sich - persönlich oder durch den Bevollmächtigten - fristgerecht unter Nachweis Ihres Aktienbesitzes anmelden (vgl. § 19 der Satzung). In diesem Rahmen werden die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben. Gemäß § 135 AktG können Sie einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG oder eine nach § 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution, bevollmächtigen, Sie in der Hauptversammlung zu vertreten und Ihr Stimmrecht im Namen dessen, den es angeht, ausüben lassen. In diesem Fall kann auch die Anmeldung durch den Bevollmächtigten im Namen dessen, den es angeht, erfolgen.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Die Gesellschaft nimmt keine automatisierten Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling vor.

8. Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen

Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine ggf. einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für die Gesellschaft zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf Telefon: [phone] Fax: [phone]

E-Mail:[e-mail]

In der Regel können Sie sich hierfür auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir werden diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dann beenden, sofern wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und

Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an [e-mail].