OTRS : Half Year Report OTRS AG 2023

B A L A N C E

Halbjahresbericht 2023

Die OTRS Group

• ihre Service Management-Lösungen

Die Unternehmensgruppe besteht aus der OTRS AG und ihren fünf Töchtern OTRS Inc. (USA), OTRS S.A. de C.V. (Mexiko), OTRS ASIA Pte. Ltd. (Singapur), OTRS Do Brasil Soluções Ltda. (Brasilien) und OTRS Magyarország Kft. (Ungarn).

Die OTRS AG ist Hersteller und weltweit größter Dienstleister für die Help Desk und IT Service Management Software OTRS und OTRS On-Premise.

OTRS und OTRS On-Premise sind unsere Antworten auf die Nachfrage des Marktes nach exklusiven Angebotspaketen für den professionellen Einsatz, bestehend aus individuellen Features gepaart mit speziell angepassten Serviceleistungen. Zum Dienstleistungsportfolio gehören Prozessdesign, Implementierungen, Anpassungen, Application Support, Corporate Security und Managed OTRS Services.

OTRS ist eine komplett gemanagte Help Desk Software und bietet Lösungen für die Einsatzbereiche Customer Service, IT Service Management und Corporate Security. Das Unternehmen versteht darunter sowohl das hardwareseitige Plattformmanagement mit der Durchführung von Updates & Upgrades als auch das komplette Applikationsmanagement, also die Anwendung, inklusive Administration, Implementierung erforderlicher Patches, Upgrades und ganz besonders hervorzuheben: sicherheitskritischer Updates.

Wir stehen für etablierte, individuell konfigurierte Lösungen - unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder der Entscheidung zwischen einer Cloud-Version und einer im eigenen Rechenzentrum betriebenen Variante.

Deshalb beinhaltet unser Angebot sowohl eine komplett gemanagte als auch eine On-Premise Solution. Basierend auf dem Kernprodukt OTRS ermöglichen die Sicherheitslösung STORM und bereits vorkonfigurierte, sofort einsatzbereite Solution Szenarien für die Bereiche HR Management, Office Management und ITSM die Abdeckung weiterer zusätzlicher Anwendungsfälle. Dieses Angebot soll sukzessive und sich an Markttrends und -bedürfnissen orientierend ausgebaut werden.

Die OTRS AG notiert seit 2009 im Freiverkehr an der Frankfurter Wertpapierbörse und gehört seit dem 1. März 2017 dem Segment Basic Board an (ISIN: DE000A0S9R37, WKN: A0S9R3).

Die Software wird von Unternehmen weltweit genutzt, um mit einer integrierten Lösung ihren Service zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Kosten zu senken. Unternehmen und Organisationen, wie zum Beispiel das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Helios Kliniken, Haribo, TUI Cruises, Lufthansa, Ameropa und Porsche zählen zu unseren Kunden.

Weitere Informationen zu den OTRS Produkten und Services finden Sie unter www.otrs.com.

2

INHALT

LAGEBERICHT 5

GRUNDLAGEN

GESCHÄFTS- & RAHMENBEDINGUNGEN ERTRAGS-, FINANZ- & VERMÖGENSLAGE NACHTRAGSBERICHT

PROGNOSE-, RISIKO- & CHANCENBERICHT

HALBJAHRESTABELLEN 19

VERKÜRZTER ANHANG 25

3

4

LAGEBERICHT

GRUNDLAGEN

GESCHÄFTS- & RAHMENBEDINGUNGEN ERTRAGS-, FINANZ- & VERMÖGENSLAGE NACHTRAGSBERICHT

PROGNOSE-, RISIKO- & CHANCENBERICHT

5

INHALT

GRUNDLAGEN	7
GESCHÄFTS- & RAHMENBEDINGUNGEN	7
GESCHÄFTSVERLAUF IM ERSTEN HALBJAHR	7
MITARBEITER	9
ERTRAGS-, FINANZ- & VERMÖGENSLAGE	9
ERTRAGSLAGE	9
FINANZ- & VERMÖGENSLAGE	10
NACHTRAGSBERICHT	11
PROGNOSE-, RISIKO- & CHANCENBERICHT	11
PROGNOSEBERICHT	11
RISIKO- UND CHANCENBERICHT	13

6

GRUNDLAGEN

Die im Geschäftsbericht 2022 getroffenen Aussagen zum Geschäftsmodell, zur Mission, den Zielen und der Strategie der OTRS AG sind zum Zeitpunkt der Aufstellung dieses Halbjahresberichts nach wie vor zutreffend.

GESCHÄFTS- & RAHMENBEDINGUNGEN

Die im Geschäftsbericht 2022 getroffenen Aussagen zum Tätigkeitsschwerpunkt und den Absatzmärkten der OTRS AG sowie zur Forschung und Entwicklung in der OTRS AG sind zum Zeitpunkt der Aufstellung dieses Halbjahresberichts nach wie vor zutreffend.

Geschäftsverlauf im ersten Halbjahr 2023

Das Jahr 2023 hat mit der Hoffnung begonnen, dass sich die wirtschaftliche Situation in Deutschland, Europa und unseren anderen Zielmärkten stabilisiert und evtl. sogar verbessert. Zu konstatieren ist jedoch, dass Deutschland sich in einer deutlichen Rezession befindet und an einen Aufschwung nicht zu denken ist. Im Gegenteil strauchelt Deutschland auch international, wenn es um Marktanteile oder generell um eine Wettbewerbsposition in relevanten Wirtschaftsfeldern geht. Vorteile, die bisher aus der "Made in Germany"- Bezeichnung resultierten, schrumpfen mit Blick auf die zunehmende Geschwindigkeit von Modernisierung, Digitalisierung und Innovation massiv, während alternative oder neue Assets im Wettbewerb nur mit hohem Aufwand zu realisieren sind.

Diese Schwerfälligkeit und Langsamkeit verspüren wir bei der Entscheidungsfindung potenzieller Kunden weiterhin vermehrt, was zu einer weiteren Verlängerung unseres Sales-Zyklus führt.

Parallel ist eine sich stetig verringernde Halbwertzeit von Informationen und die zunehmende Flüchtigkeit von Marketing-Aktivitäten zu verzeichnen, was zu einem kontinuierlich steigenden finanziellen und personellen Aufwand führt, wenn es um nachhaltige Sichtbarkeit, Verbreitung und Vermarktung unserer Produkte und Services geht. Insbesondere im Bereich der IT treffen wir auf Marktgegebenheiten, die mehr denn je einer agilen Vorgehensweise, nicht nur im Hinblick auf Produktion, sondern auch bei der Vermarktung bedürfen.

Auch wenn wir bereits die Folgen des Fachkräftemangels spüren, haben wir einen soliden Mitarbeiterstamm und als Arbeitgeber eine sehr gute Reputation, die sich auch mit den Ansprüchen junger Mitarbeiter - hier insbesondere der Gen Z - vereinbaren lässt. Unsere solide Verankerung als Arbeitgebermarke ermöglicht es uns, auch mittelfristig unseren Personalbedarf zufriedenstellend abzudecken und qualifiziertes Personal - wo benötigt - innerhalb kurzer Zeit zu gewinnen.

Die große Zahl neuer Mitarbeiter, um die wir im Jahr 2022 unsere Teams erweitert haben, sind mittlerweile gut eingearbeitet und generieren den erwarteten Mehrwert. Gestiegene Lohnkosten sowie eine ausgeprägte Erwartungshaltung im Hinblick auf Gehaltsanpassungen sind jedoch absehbar auch in der nächsten Zeit ein für uns relevantes Thema, mit dem es sich auseinanderzusetzen gilt, um einerseits ausgewogen mit der Personalkostenstruktur umgehen zu können und andererseits unsere Vormarktstellung als attraktiver Arbeitgeber nicht zu verlieren.

7

Unsere Bemühungen, ein verstärktes Augenmerk auf die psychischen und physischen Belange der Mitarbeiter zu legen, die offensichtlich nachhaltig von den mannigfaltigen Langzeitfolgen der Corona Pandemie betroffen sind, bewähren sich. Dies zeigt sich vor allem in den erfolgreichen Präventivmaßnahmen, mit denen wir betroffene Mitarbeiter unterstützen können, was sowohl die Unternehmenskultur als auch die Stabilität der Personaldecke positiv beeinflusst.

Die Kooperation mit Gartner haben wir weiter ausgebaut und die Kommunikation mit den Gartner Analysten zu nahezu allen unternehmerisch relevanten Themen als festen Bestandteil in unser Wochenprogramm integriert.

Dies reicht von der Analyse unserer Website und der damit erreichten Optimierung über die Identifizierung der für OTRS Produkte optimalen Kunden (ICP - Ideal Customer Persona und IBP - Ideal Buyer Persona) bis hin zur Abgrenzung der für uns relevanten Märkte, um hier zielgerechte Maßnahmen ergreifen zu können und der Schwerfälligkeit im deutschen Umfeld Dynamik und Leistungsfähigkeit entgegenzusetzen. Damit verfolgen wir weiterhin den Pfad, auf den immer dynamischeren Märkten erfolgreich zu agieren und unsere Produkte auch für die Zukunft (weiter-) zu entwickeln.

Die im vergangenen Jahr eingeleiteten Modernisierungs-Schritte setzen wir auch weiterhin wie geplant fort:

• Für eine zukunftsorientierte Produkt- und Preisgestaltung sowie entsprechende Maßnahmen der beteiligten Abteilungen setzen wir die Partnerschaft mit Gartner ein, um einen kontinuierlichen und professionellen Review der von uns geplanten Maßnahmen zu erhalten und sie damit gegebenenfalls anpassen und auch deren Effektivität besser einschätzen zu können.
• Die Einführung von SAP wird uns erlauben, unsere Ressourcenplanung zukünftig noch vorausschauender zu gestalten.
• Dem volatilen Arbeitsmarkt und dem auch zusätzlich durch den Generationenshift entstehenden
  Personalmangel begegnen wir durch einen weiteren intensiven Ausbau unseres Employer Branding und bereits jetzt die Orientierung auf Nachbarstaaten, in denen wir unsere Möglichkeiten, auf qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zuzugreifen, optimieren können.

Unsere Security-Lösung erfreut sich auch weiterhin einer wachsenden Bedeutung aufgrund der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation. Im nächsten Schritt geht es darum, diese Lösung zu einem auch für einen größeren Markt attraktiven Produkt zu gestalten und damit anderen Kundengruppen zugänglich zu machen.

Die agilen Ansätze, insbesondere im Solution Management und damit der OTRS Produktentwicklung, haben sich etabliert. Auch die sogenannten Solution Scenarios haben wir erfolgreich weiterentwickelt und ausgebaut. Weitere Einsatzszenarien befinden sich bereits in der Planung und bilden damit sehr einsatzorientiert die Antwort auf die Wünsche unserer Kunden nach kompakten und schnell einsetzbaren Nischenlösungen ab.

Dennoch müssen wir konstatieren, dass es deutlich größerer Anstrengungen und auch Investitionen in finanzieller und personeller Hinsicht bedarf, um der weiterhin zögerlichen Nachfrage zu begegnen.

Aufgrund des immer noch verlängerten, weiterhin verdreifachten Salescyles haben wir unsere Sales-Strategien weiter ausgebaut und monitoren diese engmaschig. Begleitet wird dies durch ein mittlerweile konzeptionell optimiertes Business Relationship Management, für welches wir das verantwortliche Team personell erweitert haben.

Als Unternehmen haben wir unseren geplanten Organisationsentwicklungsplan eingehalten.

Unsere CSR-Bemühungen als gesellschaftlich verantwortungsbewusstes Unternehmen richten wir weiterhin auf Umweltthemen aus und arbeiten aktiv daran, zukünftig notwendige Dokumentationspflichten vorzubereiten.

Gerade in der weltweit angestrengten Situation ist es uns wichtig, weiterhin Zeichen zu setzen, die untermauern, dass wir das Umweltgeschehen als Unternehmen positiv beeinflussen wollen und können.

8

Wir sind darauf vorbereitet, auch eine für längere Zeit schwache Konjunktur erfolgreich auszubalancieren und gleichermaßen einen anstehenden Aufschwung unter veränderten Bedingungen optimal für uns zu nutzen.

Mitarbeiter

Die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer (ohne Vorstandsmitglieder) erhöhte sich von 76 (Jahresdurchschnitt 2022) auf 84 im Halbjahresdurchschnitt 2023.

ERTRAGS-, FINANZ- &

VERMÖGENSLAGE

Ertragslage

Das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2023 verlief plangemäß. Die Umsatzerlöse stiegen von TEUR 5.629 in der Vorjahresperiode auf TEUR 6.278 im ersten Halbjahr 2023. Das entspricht einem Anstieg von rund 11,5%.

Auch die wiederkehrenden Erlöse (Recurring Revenues), welche Jahresverträge mit Zugang zu unserer Software in verschiedenen Ausprägungen sowie Security, Software-Updates und Support beinhalten, konnten auf TEUR 5.606 weiter gesteigert werden (im ersten Halbjahr 2022: TEUR 5.186). Aufgrund des gleichzeitigen Anstiegs der übrigen Umsatzerlöse (Non-Recurring Revenues) um 50,9% von TEUR 442 auf TEUR 672 reduzierte sich der Anteil der wiederkehrenden Erlöse am Gesamtumsatz auf 89,3% (im ersten Halbjahr 2022: 92,1%).

Das Volumen der stichtagsbezogen bestehenden aktiven Verträge mit wiederkehrenden Erlösen hat sich gegenüber dem 31.12.2022 von TEUR 10.586 um TEUR 150 auf TEUR 10.736 erhöht. Zum 30.06.2022 betrug das Volumen der aktiven Verträge TEUR 10.174 (Erhöhung TEUR 562). Das Vertragsvolumen stellt einen Indikator für die künftige Umsatzentwicklung dar. Die stetige Erhöhung des Vertragsvolumens indiziert auch weiterhin eine Steigerung der wiederkehrenden Erlöse.

Durch die wiederkehrenden Erlöse gewinnt die OTRS AG erheblich an Planungssicherheit. Zudem lassen sich hierdurch Ertragssteigerungen bei unterproportional steigendem Ressourceneinsatz erwirtschaften, wodurch sich Skaleneffekte nutzen lassen und die Margen und der Rohertrag gesteigert werden können.

Aufgrund der strategischen Ausrichtung der OTRS AG liegt der Fokus auf der Entwicklung und Steigerung der wiederkehrenden Erlöse (Recurring Revenues). Die Umsatzerlöse aus Custom Engineering und Consulting (TEUR 667; im ersten Halbjahr 2022: TEUR 420) sind hierbei als unterstützende Hilfsumsätze zu sehen. Umsätze aus Consultingleistungen fallen in der Regel im Zusammenhang mit dem Abschluss von Neuverträgen an und initiieren mittelbar auch die künftige Steigerung der wiederkehrenden Erlöse. Kundenspezifische Anpassungen und Entwicklungen (Custom Engineering) werden in der Regel nur in Ausnahmefällen geleistet. In der Berichtsperiode wurden keine Umsatzerlöse aus Custom Engineering erzielt (im ersten Halbjahr 2022: TEUR 9).

Voraussetzung für das stetige und nachhaltige Wachstum ist die ständige Aktualisierung und Verbesserung der Software-Funktionalitäten. Daher wurde auch im ersten Halbjahr 2023 die Softwareentwicklung und

9

-verbesserung vorangetrieben und TEUR 2.259 in ihre Weiterentwicklung investiert. Seit Oktober 2022 erfolgt die Weiterentwicklung der OTRS Software agil. Erweiterungen und Verbesserungen werden nicht mehr gebündelt in einer neuen Version released, sondern laufend und fortwährend in die Software eingepflegt. Eine Aktivierung dieser Weiterentwicklungen als selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände ist vor dem Hintergrund der ständigen und innerhalb kurzer Zeiträume erfolgenden Programmierungen nicht mehr sachgerecht. Im Vorjahresberichtszeitraum wurden selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände mit TEUR 515 aktiviert.

Das Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBITDA) belief sich im ersten Halbjahr 2023 auf TEUR 83 gegenüber TEUR 681 in der Vorjahresperiode. Dabei reduzierte sich der operative Cashflow auf TEUR -1.489 (im ersten Halbjahr 2022: TEUR 842). Das Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT) betrug im ersten Halbjahr 2023 TEUR -536 gegenüber TEUR 369 in der Vorjahresperiode. Die Rückgänge von EBIT, EBITDA sowie Periodenergebnis sind maßgeblich durch hohe Aufwendungen für die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Einführung eines ERP-Systems und erhöhte Marktforschungsaktivitäten bedingt sowie dadurch, dass infolge der Umstellung auf agile Softwareentwicklung keine Entwicklungskosten mehr aktiviert werden.

Die größte Kostenposition bilden für ein Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf Dienstleistungen naturgemäß die Personalkosten. Diese betrugen in der Berichtsperiode TEUR 3.773 (im ersten Halbjahr 2022: TEUR 3.361). Die Steigerung um 12,3% ist insbesondere auf Neueinstellungen zur Ausweitung des Solution Management Teams zurückzuführen.

Finanz- & Vermögenslage

Die Bilanzsumme beträgt zum 30.06.2023 TEUR 11.594 (31.12.2022: TEUR 13.867) bei einem Eigenkapital von TEUR 4.692. Dies entspricht einer Eigenkapitalquote von 40,5%. Zum 31.12.2022 betrug das Eigenkapital TEUR 5.072 bei einer Eigenkapitalquote von 36,6%.

Der Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit entwickelte sich angesichts der erwartet erhöhten Aufwendungen, die mit der Einführung eines neuen ERP-Systems sowie der Ausweitung der Marktforschungsaktivitäten verbunden sind, planmäßig. Mit TEUR -1.489 im ersten Halbjahr 2023 blieb dieser damit deutlich hinter dem Vorjahresvergleichswert (TEUR 842) zurück. Ursächlich für den Rückgang ist zum einen, dass Aufwendungen für Softwareentwicklung und -verbesserung infolge der agilen Entwicklung nicht mehr aktivierungsfähig sind und damit vollständig zulasten des Ergebnisses sowie des operativen Cash Flows anstelle des Cash Flows aus der Investitionstätigkeit gehen. Der Cash Flow aus der Investitionstätigkeit verbesserte sich dementsprechend von TEUR -553 im ersten Halbjahr 2022 um TEUR 528 auf TEUR -25 im Berichtszeitraum. Zum anderen hat die Einführung des neuen ERP-Systems vorübergehend zu einer technisch bedingten zeitlichen Verschiebung der Rechnungsstellung für Neuverträge sowie Vertragsverlängerungen und damit verbundener Zahlungseingänge um ein bis zwei Monate geführt. Dementsprechend verminderte sich auch der Bestand an passiv abgegrenzten Umsatzerlösen (passive Rechnungsabgrenzungsposten) von TEUR 6.505 zum 31.12.2022 auf TEUR 5.194 zum 30.06.2023. Für das zweite Halbjahr ist mit einem Anstieg der passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu rechnen.

Die Liquidität 2. Grades (Quick Ratio) entwickelte sich annähernd konstant und beträgt 81,3% zum 30.06.2023 gegenüber 86,3% zum 31.12.2022. Die Liquidität 2. Grades gilt als ein Maß dafür, inwieweit die kurzfristigen Verbindlichkeiten durch liquide Mittel und kurzfristige Vermögenswerte gedeckt sind. Die in den kurzfristigen Verbindlichkeiten enthaltenen passiven Rechnungsabgrenzungsposten für vor dem Stichtag vereinnahmte Mittel, die erst nach dem Stichtag zu Ertrag führen, betrugen zum 30.06.2023 TEUR 5.194 und entwickelten sich rückläufig gegenüber dem 31.12.2022 (TEUR 6.505). Berücksichtigt man dabei, dass diese zu keinen künftigen Mittelabflüssen führen, sondern künftigen Umsatz repräsentieren, ergibt sich zum Ende des ersten Halbjahres 2023 eine bereinigte Liquidität 2. Grades von 517,8% gegenüber 505,0% zum 30.06.2022 und 494,5% zum 31.12.2022. Vor diesem Hintergrund bestehen derzeit keine Liquiditätsengpässe und die Gesellschaft kann ihren Zahlungsverpflichtungen unter Zugrundelegung eines normalen Geschäftsverlaufes nachkommen.

10