Volkswagen : Informationen zum Datenschutz

Information zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärs- vertreter

1. Verantwortlicher

Wir freuen uns, dass Sie an der Hauptversammlung der Volkswagen Aktiengesellschaft, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 ("Volkswagen AG"), teilnehmen. Die Hauptversammlung findet als virtuelle Veranstaltung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten statt und ermöglicht Ihnen die Teilnahme und die Ausübung Ihrer Rechte als Aktionär oder Aktionärsvertreter online über das Aktionärsportal.

Das Aktionärsportal, welches wir Ihnen über unseren Dienstleister Computershare Deutschland GmbH & Co. KG ("Computershare") zur Verfügung stellen, bietet Aktionären (oder deren Vertretern) die Möglichkeit, die Hauptversammlung live in Bild und Ton zu verfolgen, Fragen und/oder Anträge im Wege der Videokommunikation zu stellen, ihre Stimmrechte auszuüben, Vollmacht zu erteilen, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung protokollieren zu lassen oder im Vorfeld eine Stellungnahme in Textform einzureichen, unbeantwortete Fragen zu rügen sowie einen Nachweis über die Ausübung der Stimmrechte im Nachgang der Hauptversammlung abzurufen. Nähere Informationen über Ihre Aktionärsrechte finden Sie in der Einladung zur Hauptversammlung sowie in den Erläuterungen zu Ihren Rechten unter www.volkswagen-group.com/hv.Darüber hinaus sind alle zugeschalteten Aktionäre (bzw. deren Vertreter) in einem Teilnehmerverzeichnis gelistet und im Aktionärsportal einsehbar.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen AG im Zusammenhang mit dem Besuch unseres Aktionärsportals und der Durchführung sowie Nachbereitung der Hauptversammlung.

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG Berliner Ring 2

38440 Wolfsburg Telefon [phone]

E-Mail: [e-mail]

1. Verarbeitung personenbezogener Daten I. Betrieb unseres Aktionärsportals

Wenn Sie unser Aktionärsportal besuchen, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen:

• eine anonyme Cookie-ID, die keinen Rückschluss auf Ihre IP-Adresse ermöglicht;
• das von Ihnen genutzte Betriebssystem, den von Ihnen genutzten Web-Browser und die von Ihnen eingestellte Bildschirmauflösung;
• das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs;
• die Webseite, die Sie bei uns besucht haben;
• die Webseite, von der Sie uns besuchen sowie
• die IP-Adresse Ihres Endgerätes, mit der Sie auf unser Aktionärsportal zugreifen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen das Aktionärsportal ordnungsgemäß anzeigen zu können. Die Daten werden nach 90 Tagen gelöscht.

Wenn Sie über das Aktionärsportal einen Wortbeitrag über eine Zwei-Wege-Videokommunikation abgeben, verarbeiten wir zusätzlich die folgenden Daten von Ihnen:

• die abgehenden technischen Ton- und Videosignale (Zugriff auf Mikrofon und Webcam);
• Ihre Telefonnummer für den Rückruf bei technischen Störungen sowie
• ggf. auf Anfrage Ihre E-Mail-Adresse für die Kontaktaufnahme bei technischen Störungen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen das Aktionärsportal bereitzustellen, den reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung sicherzustellen, Missbrauch zu verhindern und Störungen zu beseitigen.

1. Durchführung der Hauptversammlung

Die Abwicklung vor- und während der Zuschaltung wird protokolliert. Das Aktionärsportal berücksichtigt den neuesten Sicherheitsstandard (256bit Verschlüsselung). Ihre Daten werden direkt bei der Übertragung verschlüsselt und alle datenschutzrelevanten Informationen werden in verschlüsselter Form in einer geschützten Datenbank abgelegt. Die Daten werden automatisch über Ihren Browser an uns übermittelt bzw. aktiv von Ihnen angegeben.

Die

Volkswagen

AG

verarbeitet

im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung

• Anrede, Name, Vorname;
• Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• aktienbezogene Daten (z.B. Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Stimmrechte);
• hauptversammlungsbezogene Daten (z.B. Nummer der Anmeldebestätigung (Login-Daten bzw. Zugangsdaten), Ausübung von Stimmrechten und sonstigen Rechten),

um den Aktionären und ihren Vertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte nach dem Aktiengesetz und der Satzung der Volkswagen AG zu ermöglichen. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Zusammenhang insbesondere

• zur Überprüfung der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung;
• zum Versand von Anmeldebestätigungen (inklusive der Zugangsdaten für das Aktionärsportal);
• zur Abstimmung gemäß Tagesordnung;
• zur Einreichung von Stellungnahmen in Textform;
• zur Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses;
• zur Erfassung von Vollmachten und Weisungen und deren Widerruf.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (insbesondere gem. §§ 67c Abs. 3, 118, 118a, 123 Abs. 2, 129 Abs. 1 Satz 2, 130 Abs. 6, 130a, 135 Aktiengesetz) erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist dementsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Bitte beachten Sie: Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung ist die ordnungsgemäße Anmeldung gemäß Aktiengesetz. Eine ordnungsgemäße Anmeldung erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wir speichern diese Daten gemäß den gesetzlichen Verpflichtungen, z.B. aufgrund aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir gesetzlich verpflichtet, nach Beendigung der Hauptversammlung

• Vollmachtserklärungen für Stimmrechtsvertreter nachprüfbar zu dokumentieren und für drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 Satz 5 Aktiengesetz);
• eine Abstimmbestätigung für jeden Abstimmenden für vier Wochen aufzubewahren (§ 129 Abs. 5 Aktiengesetz);
• ein Teilnehmerverzeichnis für zwei Jahre aufzubewahren (§ 129 Abs. 4 Aktiengesetz).

Rechtsgrundlage für die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden wir Ihre Daten löschen, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

1. Datenquellen

Die Volkswagen AG erhält personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung grundsätzlich unmittelbar über den Aktionär oder Aktionärsvertreter oder über die Anmeldestelle durch die Depotbank (Kreditinstitut, welches der Aktionär mit der Verwahrung seiner Aktien beauftragt hat).

1. Weitergabe Ihrer Daten

Die Volkswagen AG bedient sich zur Bereitstellung des Aktionärsportals und der Durchführung, sowie Vor- und Nachbereitung der Hauptversammlung des Dienstleisters Computershare. Dieser Dienstleister erhält von der Volkswagen AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Volkswagen AG als Auftragsverarbeiter.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften weitergegeben. Dies betrifft insbesondere

1. • das Teilnehmerverzeichnis, welches den Umstand Ihrer elektronischen Zuschaltung oder die Ihres Vertreters an der Hauptversammlung unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Anzahl der gehaltenen Aktien, der Besitzart sowie der Aktiengattung erfasst und welches von anderen zugeschalteten Aktionären (bzw. deren Vertretern) während der Hauptversammlung für zwei Jahre nach Durchführung der Hauptversammlung eingesehen werden kann (§ 129 Abs. 4 Aktiengesetz);
   • die Bekanntmachung von Tagesordnungspunkten und Wahlvorschlägen und Gegenvorschlägen auf der Internetseite des Unternehmens unter Nennung des einbringenden Aktionärs nach Maßgabe der aktienrechtlichen Bestimmungen (§ 126 Abs. 1 Aktiengesetz);
   • die Weitergabe Ihrer Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens. Dies betrifft zum Beispiel Veröffentlichungen von Stimmrechtsmitteilungen nach den Vorschriften des Wertpapierhandelsgesetzes oder die Übermittlung an öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z.B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).
2. Cookies
   Die Volkswagen AG setzt auf ihren Webseiten verschiedene Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien mit Konfigurationsinformationen, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen.

• Für die Funktionalität der Webseite sind sog. Funktionscookies unerlässlich. Die Verarbeitung der Funktionscookies ist notwendig, um Ihnen einen Besuch der Webseite zu ermöglichen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Den Komfort eines Webseitenbesuchs erhöhen sog. Komfortcookies, die z.B. Ihre Spracheinstellungen speichern. Die Rechtsgrundlage für die Komfortcookies ist ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bereitstellung eines gewissen Komforts bei Ihren Besuchen auf der Webseite. Sie können der Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.
• Um ein pseudonymisiertes Nutzungsprofil zu erstellen werden sog. Trackingcookies verwendet. Trackingcookies werden nur gesetzt, wenn eine Einwilligung durch den Webseitenbesucher dafür vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung wird über den sog. Cookie-Banner abgegeben, der aktiv angeklickt werden muss.

Innerhalb der beschriebenen Kategorien werden verschiedene Cookie-Arten eingesetzt. Nachfolgend sind die gebräuchlichsten Arten von Cookies zu Ihrem Verständnis erklärt:

• Während Sie auf einer Webseite aktiv sind, wird temporär ein Sitzungs-Cookie im Speicher Ihres Endgeräts abgelegt, in dem eine Sitzungskennung gespeichert wird, um z.B. bei jedem Seitenwechsel zu verhindern, dass Sie sich erneut anmelden müssen. Sitzungs-Cookies werden bei der Abmeldung gelöscht oder verlieren ihre Gültigkeit, sobald ihre Sitzung automatisch abgelaufen ist.
• Ein permanenter oder Protokoll-Cookie speichert eine Datei über den im Ablaufdatum vorgesehenen Zeitraum auf Ihrem Endgerät. Durch diese Cookies "erinnern" sich Webseiten bei Ihrem nächsten Besuch an Ihre Informationen und Einstellungen. Das führt zu einem schnelleren und bequemeren Zugriff, da Sie z.B. nicht erneut Ihre Spracheinstellung für unser Portal vornehmen müssen. Mit Verstreichen des Ablaufdatums wird der Cookie automatisch gelöscht, wenn Sie die Webseite besuchen, die diesen erzeugt hat.
• Drittanbieter-Cookies stammen von anderen Anbietern als dem Betreiber der Webseite. Sie können beispielsweise zum Sammeln von Informationen für Werbung, benutzerdefinierte Inhalte und Web- Statistiken verwendet werden.
• Flash-Cookies werden als Datenelemente von Webseiten auf Ihrem Endgerät gespeichert, wenn diese mit Adobe Flash betrieben werden. Flash-Cookies haben kein Zeitlimit.

Im Aktionärsportal werden die folgenden Cookies verwendet:

Name des Cookies	Verwendungszweck	Speicherdauer	Art des Cookies
X-XSRF-TOKEN	Zwei technisch	Dauer der Session	Funktionscookie
.AspNetCore.Antiforgery.	notwendige Cookies,
8-SwGiRsH58	welche eine sichere
	Verbindung zwischen
	Aktionärsportal und Q-
	Live gewährleisten

1. Rechte im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen.

Auskunftsrecht:

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO).

Berichtigungsrecht:

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Artikel 16 DSGVO).

Recht auf Löschung:

Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Artikel 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Artikel 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht:

Sofern die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen AG oder eines Dritten erfolgt oder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen (Artikel 21 DSGVO). Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Recht auf Datenübertragbarkeit:

Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln (Artikel 20 DSGVO).

Widerrufsrecht:

Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen (Artikel 7 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerderecht:

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z.B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

Die für die Gesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: [phone]

Telefax: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Volkswagen AG unter https://datenschutz.volkswagen.de zu finden.

Stand: April 2024