Volkswagen : Informationsblatt zur Videokommunikation

Empfehlungen und Hinweise für die elektronische Zuschaltung zur

Hauptversammlung per Video

Hilfestellung für eine optimale Funktionsfähigkeit der Videokommunikation

1. Internetzugang und andere Systemvoraussetzungen

Für die elektronische Zuschaltung per Video ist eine stabile Internetverbidnung notwendig. Mindestanforderung für die Videokommunikation ist eine Upload/Download- Bandbreite von 6 Mbit/Sekunde. Empfehlenswert ist eine Bandbreite von mindestens 10 Mbit/Sekunde. Bitte nutzen Sie dabei eine stabile WLAN-Verbindung oder verbinden Sie Ihr Endgerät mit Hilfe eines LAN-Kabels mit Ihrem Internetzugang. Das Aktionärsportal/Videokommunikations-Tool unterstützt die gängigen Browser (Google Chrome, Firefox, Safari, Edge). Bitte nutzen Sie den jeweiligen Browser in der aktuellsten Softwareversion. Schließen Sie nach Möglichkeit alle weiteren Anwendungen, welche Datenintensiv sind oder auf Ihre Kamera und bzw. Ihr Mikrofon zugreifen.

2. VPN-Verbindungen

Bitte beachten Sie bei der Nutzung der Videokommunikation, dass eine Zuschaltung über eine aktive VPN-Verbindung (virtuelles privates Netzwerk), zu einer verminderten Übertragungsqualität führen kann.

3. Endgerät

Für eine optimale elektronische Zuschaltung nutzen Sie bitte Ihre Hardware im Querformat. Das eingesetzte Endgerät sollte über eine integrierte oder kabelgebundene Kamera verfügen. Gleiches gilt für ein Mikrofon, wobei die Nutzung eines Headsets empfehlenswert ist. Sofern Sie sich mit batteriebetriebenen Endgeräten einwählen, stellen Sie bitte die ausreichende Akkuleistung sicher.

4. Funktionstest vor Hauptversammlung

Im Vorfeld der Hauptversammlung haben Sie über unsere Homepage unter https://www.volkswagen-group.de/hv die Möglichkeit zu prüfen, ob Ihr Endgerät, unter Berücksichtigung der zu dem Zeitpunkt genutzten Internetverbindung, die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Zuschaltung per Video erfüllt.

Hilfestellung für die Nutzung der Videokommunikation im Aktionärsportal

1. Zugang

Für die Nutzung der Videokommunikation, müssen Sie zuvor im Aktionärsportal angemeldet sein. Die Zugangsdaten erhalten Sie nach fristgerechter Anmeldung mit der Anmeldebestätigung per Post. Sofern Sie sich für eine Wortmeldung über die dementsprechende Schaltfläche innerhalb des Portals angemeldet haben, werden Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Vorbereitung Ihrer Wortmeldung in den virtuellen Warteraum gebeten. Im Aktionärsportal öffnet sich ein Pop-Up-Fenster zum virtuellen Warteraum, den Sie nach Bestätigung des Zugriffs auf Kamera und Mikrofon betreten können.

2. Technischer Funktionstest

Nach Abgabe Ihrer Wortmeldung und dem Betreten des virtuellen Warteraums erfolgt der technische Funktionstest der Videokommunikation. Ein technischer Operator nimmt hierfür Kontakt zu Ihnen auf, um Ihre Bild- und Tonqualität zu prüfen. Während des Aufenthalts im virtuellen Warteraum kann der Livestream weiterverfolgt werden. Bitte verweilen Sie im virtuellen Warteraum, bis der Operator Kontakt zu Ihnen aufnimmt.

3. Elektronische Zuschaltung zur Hauptversammlung

Nach dem erfolgreichen technischen Funktionstest werden Sie, sobald Ihnen der Versammlungsleiter das Wort erteilt, live in die Hauptversammlung zugeschaltet. Sie können daraufhin mit ihrer Wortmeldung beginnen. Sollten Sie nach der Beendigung Ihres Beitrags eine weitere Wortmeldung abgeben wollen, melden Sie diese bitte erneut über die dementsprechende Schaltfläche innerhalb des Portals an.

4. Verhalten während der Live-Zuschaltung in die Hauptversammlung

Wortbeiträge sind in deutscher Sprache abzugeben und müssen sich erkennbar auf die Tagesordnung beziehen.

Aktionäre müssen während ihres Wortbeitrages dauerhaft zu hören und im Bild zu sehen sein.

Für einen reibungslosen Ablauf der Versammlung, weisen wir zudem darauf hin, Folgendes zu beachten:

• Wortbeiträge mit beleidigenden, diskriminierenden, strafrechtlich relevanten, offensichtlich falschen oder irreführenden Inhalten sind zu unterlassen. Dies gilt auch für Wortbeiträge mit werbenden, politischen oder anstößigen Inhalten.

Hinweise für Ihre elektronische Live-Zuschaltung

1. Kameraposition

Bitte platzieren Sie Ihr Endgerät mit der Kamera im Querformat und achten darauf, dass Sie in der Mitte des Bildes zu sehen sind und frontal in die Kamera schauen.

2. Umgebung und Hintergrund

Achten Sie für eine reibungslose Zuschaltung auf eine ruhige Umgebung, die möglichst wenig Störgeräusche aufweist. Ein fester Untergrund für Ihr Endgerät vermeidet zudem verwackelte Bildaufnahmen. Wir weisen zudem darauf hin, dass Ihr Hintergrund frei von werbenden oder anstößigen Inhalten sein sollte (z.B. Anpreisung kommerzieller Leistungen / sexuelle, diskriminierende, oder gewaltverherrlichende Darstellungen).

3. Beleuchtung

Für eine gute Ausleuchtung platzieren Sie sich bitte so, dass Sie Lichtquellen in Ihrem Hintergrund oder von der Seite vermeiden (z. B. ein helles Fenster).

4. Kleidung

Kleinkarierte Oberteile können im Kamerabild einen Moiré-Effekt (Störende Wellenmuster im Bild) erzeugen. Vermeiden Sie bitte aus diesem Grund das Tragen solcher Oberteile.

5. Sonstiges

Für eine störungsfreie Wortmeldung bitten wir Sie, Ihr Mobiltelefon stumm zu schalten und sich nicht auf das Endgerät zu stützen, da dies zu Problemen führen kann. Schließen Sie bitte Ihre E-Mail-Programme und Messengerdienste, damit Sie von Benachrichtigungen nicht abgelenkt werden und keine akustischen Signale in der Versammlung hörbar sind.